FAXの誤送で困ってます。

質問

当社宛てのFAXが誤送で他の家に行ってしまい困っています。
そもそも、当社のTELが○○○1-○○○○、FAXが●●●2-●●●●で、
業者はTELの局番でFAXを誤送してしまうような形です。
その都度、連絡をもらった際には、お詫び（お菓子・FAX用紙持参）に伺ったり、その業者へは徹底をはかったりしています。
相手のお宅（高齢のご夫妻）は、うちの努力が足りない、仕入先に徹底を図れ。といいます。
そして、業者の挨拶時には、お菓子など持ってきても食べきれないので金券を持参するようにと言ってきました。それに、この間伺ったときに、「今後誤送があった際は、業者へ連絡を入れてください」とお願いしたところ、「電話代をかけてうちが掛けるのか。会社としてどうするのか解答をもらいたい」と言われました。
その時は、私では解答しかねますので、上司と相談しますので、ということで帰ってきました。上司はうちも被害者なんだから、もうほっとけ。と言います。

相手の気持ちもわからないわけではない(誤送が無ければそれでいいとのこと)のですが、業者が誤送したときに金券等を持ってくるように指導しろ。みたいなことを当社がやるっていうのは納得がいきませんし、当社も被害者であるということを相手に言ってもわかってもらえません。どうしたらいいのでしょうか？

回答No.5

Kamogawa27 · ベストアンサー

なんども済みませんです　Ｎｏ３，４です。

＞当社のTELが○○○1-○○○○、FAXが●●●2-●●●●で

この１と２を大きく太文字にしてもらう　よりも
いっその事　
○○○-１○○○○、FAXが●●●-２●●●●
これで間違わないのでは？　市外局番ではないので区切りは関係無いですよね？
間違いが多い会社と今後間違う会社に
間違い電話で非常に迷惑されている方がおられるので
と文書でお願いしたら如何でしょう。

補足

そうですね、局番について強調するっていうのも手ですね。
送信票とかに、「ＦＡＸの誤送にお気をつけください」など、一文を入れようかなと思っていましたので、参考にしたいと思います。

回答No.9

hallis

FAXを誤送された経験があります。

あるそこそこ大きな会社でFAX回線を増設したタイミングでいきなり全国の取引先から間違いFAXの着信が時間を問わず発生し始めました。１回や２回ではないので急いでファクシミリを購入して宛先を調べました。

電話をかけて対処を求めたのですが、何度もお茶菓子持ってきて謝ってくれるのですが「周知を勤めてます」と謝罪するだけでなかなか減りません。

被害者からみたら謝って欲しいんじゃなくてなくなるように努力をしてほしいんです。
世の中に多い、私は言ったから私の責任は終わった　というような対処じゃ何もやっていないのと同じです。
対処したことが有効に機能しているかを客観的に評価して初めて対処したと言えるのではないでしょうか。

私のケースではある分野では世界的な大手企業でしたので親会社の総務部門の管理職のかたと１時間ほどお話しして対処を約束してくれ、その後２～３日で間違いFAXは皆無となりました。本気になればできるんじゃん その時思いました。
効果のない対応をした担当者は、後日本社にて半日も説教されたとこぼしていました。

で、今回の被害者は金品が欲しいのではなく、そのくらい真剣に対応して欲しいという趣旨なのではないでしょうか。お金目当てならば他の方法によって要求すると思います。
ここには具体的方法は書きませんが、以前の勤務先でたった数度の間違いFAXが原因でかなりの精神的・金銭的痛手を被った担当者がいました。

補足

なかなか難しい問題です。
通知も出し、ここ１週間は落ち着いた状態です。
一応、対応策は前書かせてもらったことを実践したいと思います。
ただ、FAXを送ったのは業者であって、それが当社宛のFAXだっただけで、こんなに苦労しなければならないのはどうも・・・・。
名刺でも文書でもFAX番号を間違えて掲載したことは無いので、それを責められること自体が頭にきてしまいます。
ただ、こちらで出来ることは少しでもやっていこうと思います。
みなさん貴重な意見をありがとうございました。

回答No.8

E-1077

番号の買取はいかがでしょうか？
　某○TTに相談とかして、誤送信が多く迷惑がかかることでお互いに不利益だからと先方の電話番号を買い取るのです。金券をむやみに配り続けるよりも兼摂的だと思います。
　間違い電話が多い場合などに対応してくれると聞きました。
　相談されては？

補足

それが、こちらの負担で番号を変えてもらえないか。という相談を問い掛けてみましたが、先方は変える意思はないとのこと。
また、それ相応のところに相談する。とも言ってました。そこは、弁護士なのか変な団体なのかはわかりません。
法的に訴えられたとしても、当社としては得意先に通知するなど手もうっているので、差し支えないと思うのですが、どうなのでしょうか？

回答No.7

nagasaki_oka

似たようなことがあるものだなあとびっくりしています。私の所は、その「他の家」に当たります。お菓子とか金券云々があるから我が家ではなさそうですね。
業務用のFAXが番号が似ているので入ります。「ああまた来た」って感じ。あて先の会社に連絡して「・・だから、転送します」ってFAXを転送してあげています。
送信側もそんなにひんぱんに送信する相手でしたら、短縮登録を再度確認したらよろしいですね。めくじら立てて言うことでもないようですが・・・。

補足

そうですね、誤送された側は、いらぬお世話をやかなくてはならないので、面倒ですよね。本来誤送が無ければ、何もしなくてよいのに。転送までしてもらうとは親切ですね。
私が調べたところによると、主要先は短縮登録してあるけど、例えばＰＣから直接ＦＡＸする際に、事務員の方にお願いしたら間違えてしまったとか、登録していないＦＡＸから手入力で送信した際に間違えたということが多いようです。
一応、誤送した業者へは全部署へ通達するよう指導もしています。

回答No.6

daidou

こんにちは

金品を要求するのは行き過ぎな気はしますが、
でもＦＡＸの誤送って、大変な問題じゃないんですか？

まず、基本中の基本として、御社へＦＡＸをかけて来る取引先さんの全てに、
(1)ＦＡＸの誤送が多く、一般の方に大変なご迷惑をかけていること。
(2)ＦＡＸ送信の際に充分注意して欲しい事。
(3)短縮等に登録されている場合には登録内容を確認して欲しい事。
(4)ＦＡＸの誤送によって何らかの損害が発生した場合、送信者に責任を取ってもらう事。
この４点を繰り返し繰り返し、何度でも通達することです。
それでも治らなければ、御社のＦＡＸ番号を変えることを考えてもいいでしょう。
（１０００社程度の取引先であれば、ものの３日もあれば処理できますし、費用といっても１０万円程度ではないでしょうか？）

それに、いくら間違えたのが取引先業者であったとしても、御社の業務上のＦＡＸですよね？
自分も被害者だ、という立場をとられるのはどうかと思いますが？

そもそも業務上の通信（仕入先からのＦＡＸだと、見積もりとかもあるんじゃないですか？）を第三者に漏洩させちゃマズイでしょう？
私がその一般の方なら、御社に競合する他社にFAXを転送するが、よろしいか？　位のことは言っちゃうかもしれません。

まず、間違いをなくさせる事です。
間違いがなくなれば、なんの問題もない訳ですからねぇ。

補足

そうですね、業者へ通達は出していますが、社員からも取引の際には気をつけるよう一言言ってもらうようにしたいと思うます。ただ、時間がたつと社員みんながＦＡＸについて誤送しないように言いつづけることは、難しいと思います。また、先方も担当者が代わったり新入社員が入ったりして、その通達がきちんと行き渡るのかも疑問です。また、たびたびＦＡＸについての通達を出すのもどうかと・・。
とりあえず、現状としては解決するとしても、のちのちの心配の種は変わらないです。
そもそも、当社への見積を業者が誤送してしまうこと自体が問題ですよね。受け手としては、業者への指導はしていきたいと思いますが、誤送のあった方への対応はどのようにしていったらよいのでしょうか？
お互いが被害者であるということを言い続け、すべては業者側の責任としてやってもらうというスタンスをとらないと、当社と先方との関係（クレームが当社へくるということ）が変わっていかないと思うのですが。

回答No.4

Kamogawa27

Ｎｏ３です
番号はそう言う事ですか、私が浅はかでした、
そうですね、高齢夫妻の番号変えるのも個人の方が変更案内が大変かな？とも思え
会社の方が担当が各社へ案内すれば済むし、し損ねてもＴＥＬ番号同じなら問い合わせ来るだろうと考えました。

ふと前回書いた後に考えたのですが
間違う相手はいつも同じ会社なんですかね？
その会社がＦＡＸ番号を登録し間違えている？　
これは問い合わせてるでしょうから　いちいち送信のたびに番号を入れているタイプですかね？

だけど従来会社のＴＥＬとＦＡＸ番号の関係って　末尾が違いますよね
御社はへんなところが違うので　ただただ間違いやすいんですよね。

やはりただただ間違う会社に対して　電話帳のＴＥＬとＦＡＸの番号の間違う部分を大きい太文字に変えてもらうとかでしょうか。

回答No.3

Kamogawa27

確かにお詫び＝金券というのは行き過ぎのように思いますが
ＦＡＸのあて先間違いは凄く嫌なのも確かですね
それが度々では　被害のご夫妻の気になれば　相当つらく面倒だと感じます。

だけど説明の
＞、当社のTELが○○○1-○○○○、FAXが●●●2-●●●●で、業者はTELの局番でFAXを誤送してしまうような形です
ＴＥＬの○○１にＦＡＸしたら　あなたの会社の電話にピーポーって言うだけでは？
高齢のご夫妻のＴＥＬ番はまた違う番号でしょ？
なのでお宅の会社のＦＡＸの番号を変える事が一番かな？

補足

例として数字を入れます。
当社TEL　1111-5555
当社FAX　1112-6666
相手FAX　1111-6666
という形です。
また、会社のFAXを変えるのは、登録先だけで１０００社を超えることと、それだけ費用も時間もかかることなので、難しいかなと思っています。

回答No.2

poponponpo

誤送したのは業者なのだから、業者が老夫婦に被害を与えていることになります。
業者のほうに老夫婦への対応をしてもらうようにしましょう。
誤送した業者は現在全く損失が無いわけですから、改善する気も無いと思います。
業者に今までの必要経費を請求するのも良いかも知れません。

補足

必要経費の負担は、既にしてもらっていますが、その度業者が違うので、何社もの積み重ねでこの様な事態になっていて・・・・。
FAXの内容は、見積書とかが多いので、業者側は間違えてはならないものなのですが、なくならないんです。

回答No.1

doctorelevens

ほおっておく。

間違えたのは送信元が悪いのだから。

「お詫びを言う」ことと「金券を提供する」ことはまったく違うことです。

そのような場合にＮＴＴだったら、その家の電話番号を変更して対応しますよ。

補足

相手側に番号の変更はしてもらえるかたずねたところ、変える気は無いと言っていました。また、実際の費用負担は業者にさせています。が、誤送の度に当社へ連絡が来て、すぐFAX用紙をもってこいとかすごい剣幕です。担当者名も覚えられているので、また誤送があったさいになんと答えていいのか・・・。