ビジネスレターとしての文書やメール、あるいは電話をされています?
相手はビジネスで行っていますから、自分にメリットがない限り単なる学生のインタビュー調査への対応はしない可能性があります。相手が大学教員の場合には、そのポジションですぐ判断をしますが、学生の場合には言葉の節々で会社として対応するかどうかの判断をします。ビジネスマナーに則った依頼でなければ、内容の吟味以前の段階で結論を出されている可能性もあります。
たぶん、ターゲットになる方に直接連絡を取ることができるのは稀で、広報担当・情報公開部門・お客様相談室のようなところに窓口をお願いしていくことになると思いますが、「窓口が受付に足る文章」と「窓口から対象者に伝えてもらう際に伝えやすい文章」をそれぞれ用意しておく必要があると思います。ビジネスレターとして。
あと、受付/対応をするかどうかの判断材料として、どういう仮説を立ててどういう意識の元にどういう研究をしているのか、また、どのような担当教員に指導をしてもらっているのかなどの動機や研究背景についても参照できるようにしておくといいかもしれません。
電話やメールで第一のコンタクトをとったときに、「こんな調査をさせてもらいたいのですが、調査票と資料をお送りしますのでご判断ください」とか言って、それらを添えて送るようにしてはどうでしょう。メールでそれをやるのであれば、PDFでメールに添えるもよいし、自身のWebサイトに転がしておいてURLを書いておくもよいでしょう。大学の院生や教員が個人のWebサイトを開設しているのには、こういうときに備えて作っていることも多いですし。
お礼
早速のアドバイスありがとうございます。 「窓口が受付に足る文章」と 「窓口から対象者に伝えてもらう際に伝えやすい文章」をそれぞれ用意しておく ↑ 大変参考になりました。 調査票(インタビュー内容)と資料は 手紙に同封いたしております。 しかし、ここまで考えていませんでした。 教えていただきありがとうございます。 調査内容に関しては、教授から、ご指導いただき 企業にとって決して不利益ではないはずですが、 確かにメリットはありませんね。 そうですね。先方様はビジネスですものね。 でも、あきらめずアタックします。 もちろんマナー重視で。 ありがとうございました。