コピー機でコピーしたデータは残る？

質問

私の会社は度々、受付登録の為、客の個人情報（住所・電話番号のみ）が載った紙類を、業務用コピー機でコピーします。
以前CMで、「貴方のデータが盗まれる」と、コピー機でコピーした内容は消えずに残る　と、放送されて以来、客がコピーを拒絶するようになりました。
　理由は、個人情報がコピー機にコピーされるからです。
　うちの会社としては、受付の為に控えとしてコピーを保管しなければならないのでコピーは必要です。
　書類をコピーしたら、本当にコピー機に情報が残るのでしょうか？紙に書かれていた内容全て、残っているのでしょうか？だとしたら、何かの方法を使えば、その残っているデータを取り出してまたコピー出来るのでしょうか？
　その作業は、私たち一般人では無理‥‥ですよね？
　じゃぁコピーの修理業者なら‥‥可能？

　客に「大丈夫」と言いたいのですが、「何故大丈夫といえる？」といわれた時、どう答えたら良いのかわかりません。

　悩むより、データ消去のコピー機を買えば済む話でしょうが、何分予算が有りません。
　お願いします。

回答No.1

old98best · ベストアンサー

コピー機の内部構造によります。
１．データは残らない、残せない。
２．次の原稿をコピーするまで、前の原稿のデータが残る。
３．何枚かのデータを記憶できる。
４．パソコンでデータを取り出して保管できる。
最近の高機能のコピー機は２か３です。両面印刷できる物や、複数ページ印刷できる物は３です。
複数ページ印刷とというのは、たとえば原稿を５ページ分読み込んでから、５ページずつ連続で印刷できるような物です。
４は、そういう設計ですから当然ですね。

ただし、どのコピー機も何も操作しないで数分間経過するか、リセットスイッチを押すか、電源を入れた時に、記憶していたデータを全て消去するのが標準の動作となっています。
特別な設定スイッチでデータが消えない設定にできる物もあるようですが、ほとんどのメーカではその設定は非公開です。

お客様には、「データは自動的に消える設計になっています」と説明するしか無いでしょう。
技術力がある者が悪意でコピー機内部を設定すると、データが消えない事もあるのですけど。

消える設定になっていたら、後からデータを取り出すのは不可能です。
事前にデータを消さない設定にした場合だけ、後からデータを取り出せます。

お礼

＞どのコピー機も何も操作しないで数分間経過するか、リセットスイッチを押すか、電源を入れた時に、記憶していたデータを全て消去するのが標準の動作となっています。
そうですよね。安心しました。
＞技術力がある者が悪意でコピー機内部を設定すると、データが消えない事もあるのですけど。
そこまでは‥‥しないでしょう（そんな事されたら怖いし）。

お客様には一定時間が経ったらデータは消滅しますよと説明しようと思います。

一定時間ってどのくらいの時間？聞かれたら‥‥まぁ、そこまでシツコイお客様はいないでしょう（汗）。
ありがとうございました。

回答No.3

JUN-2

お客様にアピールする一番良い方法としましては、
「コピー機の電源を切るとデータは完全に消えます」と言いながら電源を切り、（必要ならばお客さんに確認して貰ってから）再度電源を投入すると良いと思います。

個人情報保護法の観点から見ますと、コピー機を心配するよりも、コピーしたものを保管・管理することの方が重要だと思います。

お礼

＞「コピー機の電源を切るとデータは完全に消えます」と言いながら電源を切り、（必要ならばお客さんに確認して貰ってから）再度電源を投入すると良いと思います。
そうですね。それが一番手っ取り早いのでしょうね。
コピーしたものの保管は、勿論厳重にしております。
コピー機のデータの有無にばかり気をとられないよう気をつけます。
ありがとうございました

回答No.2

noname#21592

＃１さんの回答どおり、旧式のアナログコピー機以外は、
しばらくの間、データを保持していることは、間違いないです。Ｓ社のコピー機（データーが残らない）でも、一連の作業中は、データーを保持するのが、デジタルコピー機のよいところでもあり、危険なところでもあります。

ご自分のコピー機メーカーに、自動メモリーリセットの方式と手動メモリーリセットの方法を、お尋ねになって、お客様に、リセットして消去している説明をするかでしょうか？

ハードディスクを保持しているコピー機（コピー機というより、書類整理システム）の場合は、当然、データーは、残っています。これは、コピー機が端末になったパソコンシステムですので、いわゆるコンビニにあるような、コピー機タイプでしたら、メモリーリセット方法をメーカーに聞いておくのが良いと思います。

お礼

＞ご自分のコピー機メーカーに、自動メモリーリセットの方式と手動メモリーリセットの方法を、お尋ねになって、お客様に、リセットして消去している説明をするかでしょうか？
そうですね‥‥一度メーカーに聞いてみます。
でも、お客様にリセットを依頼されたら操作をするようにします。
ありがとうございました