個人情報保護法制定時のサークルの名簿の取扱について

質問

地域のサークル内でメンバーの自宅の電話番号が記載された緊急連絡網を作成しています。個人保護法が制定になるにあたり、作成上（メンバーへの配布上）遵守しなければならないことはありますでしょうか。また同種のサークルを取りまとめている協会や活動を行っている公民館などにも提出しますが、その場合もいかがでしょうか。サークルは40名程度の文化サークルです。

回答No.2

kame1417 · ベストアンサー

まず、個人情報保護法が適用される者を確認しておきますが、簡単に書くと「生存する5000人以上の個人に関する情報（個人情報データベース等）を事業の用に供している者」です。

つまり今回のご質問者さんの文化サークルでは個人情報は40名程度であり、かつ事業の用に供しているとは言えないため、個人情報取扱事業者には該当しないと思われます。従って個人情報保護法は適用されません（個人情報の取扱いに関する社会的な規律を課すという本法の趣旨に照らせば、一定の集団内で影響が完結されるような活動についてはその集団の自律に任せてよいものと考えられています）。

と、言うことで結論としては「個人情報保護法は気にしなくて構いません」という事になりますが、ただそうは言っても以下に述べる点に注意する事が必要です。

それは、昨今の世間情勢として個人情報保護法の制定に見られるように、今回の質問者さんと同様、個人1人1人が自分の個人情報の取扱いについて非常に敏感になってきているという事です。つまり今回のケースでは個人情報保護法が直接適用される事はないとは言え、各人の個人情報はその法の定めに準じて取扱いをする方がより好ましいと言うことです。

個人情報保護法の定めを個条書きで羅列すると以下の通りです。
１．利用目的の特定
２．目的外利用の制限
３．第三者提供の制限
４．適正な取得
５．取得に際しての利用目的の通知・公表
６．データ内容の正確性の確保
７．必要かつ適切な安全管理措置
８．従業者・委託先の監督
９．個人データの開示、訂正、利用停止等
１０．適切かつ迅速な苦情への対応

これらを今回全て掲げる必要まではないかと思いますが、特に重要と思われるところを具体例を付加して説明すると以下のとおりとなります（下記の番号は、上記の項番と対応します）。

１　個人情報を収集する際には、予め利用目的を明示し同意を得ておく
　（例：収集する個人情報はサークル内の緊急連絡のために利用します）

３　第三者に提供する場合は、その旨を明示し同意を得ておく
　（例：個人情報は○○のために、○○協会と○○公民館に提出します）

７　サークル内での個人情報管理者及び管理方法を明示する
　（例：サークル内の個人情報は○○が適正に管理します）

８　第三者への提供に際しては契約等で管理を義務付ける
　（例：○○協会や○○公民館が個人情報を適正に管理するよう契約に
　　より義務付けます）

上述しましたとおり、各人が自分の個人情報の取扱いについて敏感になってきています。今回のケースでは個人情報保護法が適用されないとはいえ、法の精神を理解しできる限り遵守する事が、結果として皆さんの不安も解消する事になりますし、不要なトラブルの発生も防げる可能性が高くなると思います。
以上、参考になれば幸いです。

お礼

法律の適用はされないが、各人が個人情報の取扱いに敏感になっていることを踏まえて適切に対応することが大切なのですね。非常に参考になりました。ありがとうございました。

回答No.1

norakuma

御質問の範囲であれば、現在の個人情報保護法で規程されているような法定項目は該当しませんよ。
5000件超えていないですし、企業でもないようですから。

一般論で回答しますと
・収集時は、利用目的（及び配布の範囲）を通知する。
・サークル内に名簿管理者を用意する。
・配布者を限定し、複製を禁止する。
・希望する人がいれば、希望の項目を非表示にする。
・データでの配布は行わない。
・退会の場合は、速やかに削除する。

といったことに注意すればいいでしょう。

どちらかというと、サークル所属の人が名簿の転売などをしないように、会則で義務付けたりすることが必要でしょうね。

お礼

5000人以上が属する企業が対象なのですね。そうしますと法的には対象外ではあるが、転売の可能性なども考え、取扱い注意の旨を会則にうたうことが適切ということですね。ありがとうございました。