会社の「文書規程」に電子文書の定めを載せるべきですか？

質問

現在の企業では、Ｅメールで通達文を送ったり、グループウェアの掲示板に通達事項を掲示する方法が、一般的になっていると思います。わたしの会社の「文書規程」には、電子的な文書の扱いについての定めが全くないのですが、今後は定めを設ける方がいいでしょうか？
　もし、定めるとしたら、どうゆう項目が必要で、どうゆう文言にしたらよろしいでしょうか？
　ほかにも、電子文書の取り扱いの注意点等ありましたら、併せて教えていただきたくお願いいたします。

回答No.2

o24hi

>やっぱり電子文書の通達にも通達番号（○○第○号といった感じ）を付すべきなんでしょうね？

　文書にもよりますが、通常の文書と同じ扱いをするべきだと思います。無いと文書を特定する時に不便ですね。

回答No.1

o24hi

こんばんは。参考までにわが社の規定です。

　「文書とは，職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び

　電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)

であって，当該所属の職員が組織的に用いるものとして，当該所属が保有しているものをいう。」

と言う感じです。現在の規定の，文書の定義の中に入れられてはどうですか？　
　ちなみにわが社は，電子文書も通常の文書と同じ扱いです。

お礼

早速のアドバイス、ありがとうございます。参考にさせていただきます。
　やっぱり電子文書の通達にも通達番号（○○第○号といった感じ）を付すべきなんでしょうね？