行政からのメールはPDFファイル？

質問

ある行政組織に質問と相談事があって、その組織のHPにある問い合わせフォーマットからメールを送りました。
　返事がくるのですが、内容はいつも添付のPDFファイルに書かれてあります。
　PDFファイルは重いし、文字が薄いし、あとでメールを読み直すのにも時間がかかります。
　なぜPDFファイルなのか理解に苦しみます。
　ほかの行政でもPDFファイルで返答がくるのでしょうか？

　それから困るのが、返事がかけないことです。
　返信しても、送信専用アドレスらしくて、受け付けてもらえません。
　そこでもういちどHPの問い合わせフォームで、返事をかかなければなりません。
　とても不便です。
　改善するように行ったのですが、いまだ返事はもらえません。
　このようなシステムは当たり前なのでしょうか？

回答No.9

Lt_Cmdr_Data · ベストアンサー

> 具体的に名称を教えてください。
兵庫県は、画像データをPDFにして送ってきました。ただ、本文はメールの本文欄にありましたが。
PDFで公文書（照会・回答を含む）のやりとりをするのは、某システム関係者と会ったときに聞いた話です。結局は、改ざん防止と文書の同一性担保が主な理由でした。

> メールは読めて当たり前です。資料のやりとりをして
> いるわけじゃないんです。
多くの人が使っているOutlook Expressなどでは、文字コードを自動検出したり、言語の自動判定をしています。
そうして、メールを読むことができるわけです。
しかし、たまに、なぜか文字化けしたメールが届くことがありますよね。そういった場合でも、確実に読むことが出きるようにしていると思います。また、受信側のコンピュータに、どのようなフォントがインストールされているかは分かりません。そういった理由から、PDFにしていると思います。（そこまでこだわる必要があるのかどうかは疑問ですが）

> 　内部文章で管理しやすいように、なにを使用しよう
> が勝手ですが、外部に対するメールにまでPDFを使用す
> るのは非常識です。
非常識かどうかは、私には判断できかねることことです。
また、「内部で管理しやすい」などの話は、私の推測であって、事実は確認を取れませんので、その点はお含み置きください。（その「役所」と私を同一視してません？）

> 　そんな消極的な理由で役所がメアドを公開しないと
> は思えません。
思うかどうかは別として、可能性を元に、私の推論を述べたまでです。

> 　公文書の話をしているわけではありません。行事が
> あるのとかの質問です。そもそもメールの内容が公文
> 書になるわけもありません。
メールによる回答であっても、公文書として管理されているはずです。

> 　それに改ざんするのは一般人より、役所の方が多い
> のではないでしょうか。
根拠は？仮にそれが事実であれば、何らかの方法で、改ざんを防止する方法が必要になるはずですが...（以下略）

> 　それが問題なわけです。つまり、回答いただきまし
> たが、わからないので、Weｂページを添付してくださ
> いと返信できないわけです。
メールやインターネットの使い方が分かっていないのではないでしょうか？職員のスキルに問題があるのかもしれません。

> 　本当にメールを管理しているのであればメールなど
> に受付番号などがあって、それを指定すればわかるよ
> うにするはずです。
通常はそうするだろうと思います。
やはり、職員にスキルが無いか、メールに関する理解が、異なるかでしょうね。メールを封筒と考えているのかも知れません。

> 　何にもないので、文末にPDFをコピペしているので
> すが、それでも通じないのです。こっちの最初のメー
> ルがわからないからです。
紙での照会・回答でも同じようなことが起こっているのでしょうか？通常、考えられないことですよね。それならば、PDFや、メールの問題ではないと考えられます。

回答No.8

Lt_Cmdr_Data

あくまでも質問・回答ということなので、個人的な思いや意見は割愛して、書いておきます。

> なぜPDFファイルなのか理解に苦しみます。
> ほかの行政でもPDFファイルで返答がくるのでしょうか？
PDFフォーマットを使う行政庁はたくさんあります。
PDFですと、読む人がどのようなOSを使っていても読めます。しかも、氏名などに使われる外字（特殊な文字もありますので...）にも、ある程度対応が可能ですからね。
また、改ざん防止にも役立ちます。他の方も回答されていますし、質問者の方自身もある程度ご存知だろうと思いますので、簡単に触れます。
「契印」ってご存知ですよね。証明書などを受け取った時、上のほうについている「大」の形をした印。あれは、「契」の下半分で、控えと重ねて押してあるんですよね。
電子文書では、基本的に、契印を押せない。つまり、後から、「どれが本物か」を確認する手段として、契印が使えないって事。そのため、改ざん防止・文書の一体性担保のため、PDFの電子書名等（機能的には、いろいろ可能性がある）を使うこともあるんですよね。
あと、いくつかの行政庁では、電子決裁システムをとり入れています。いくつかの方式があるんですけど、上に書いた事情（一体性と改ざん防止）から、内部的にも、PDF形式を主にしたシステムを入れていることがあります。
こういった事情で、PDF形式での回答をしているものと考えられます。（実際のところは聞いて見ないと分かりませんが）

> 改善するように行ったのですが、いまだ返事はもらえ
> ません。
先の事情を踏まえると、このシステムが（いまのところ）最善だと判断されていると考えられ、当面、改善されることは考えにくいと思われます。
文書の管理を考えた場合、なるべく他形式のものが混じらないようにした方が、管理しやすいなどの問題もあるのだろうと思います。市民の方に対する回答も、全て、文書という形で管理されているはずですからね。

> 返信しても、送信専用アドレスらしくて、受け付けて
> もらえません。
> 　そこでもういちどHPの問い合わせフォームで、返事
> をかかなければなりません
いろいろな理由があるのかも知れませんが、メーラー（電子メールを送受信するソフト。Microsoft Outlook Expressなど）で回答を受けると、フォームが使えないという理由があります。逆に、あなたがわずらわしく思っている部分です。フォームを使えないと、氏名や（まぁ、メーラーでも載りますが）、住所など、必須事項を指定できない可能性があります。
また、悪戯メールなどでメールサーバをダウンさせられたり、ウィルス付メールを送りつけられたりする可能性もあります。
そういった危機から守るために、（質問者から見て）送信用メールアドレスを開示しないのでしょう。

#1
> HP内の検索機能をつけてないので、調べることがで
> きず、仕方なく問い合わせるのですが。
gooなどでは、サイト内検索機能がついているので、それをお使いになることをお勧めします。ただ、必ずしも、全てが網羅されているとは限らないのが難点ですが...

#3
> 役所はこういう返事ををしたじゃないか！
> と言って、役所から返信されてきたメールの内容を、
> 改ざんする人がいるんですよ（＾＾；
自分で勝手に改ざんして持っていくだけにとどまらないんですよね。その文書が、誰の手に渡るかも知れないし、裁判の場で、証拠になるかもしれない。そうしたときに、「原本性」や「非改ざんの証明」ができないと、公文書の意味が無い。
例えば、役所から回答をもらっても、「そんな回答していないや」といわれたり、「役所に保管のものはこうなっている。あなたが改ざんしたんじゃないのか？」といわれたら、文書の意味がないということです。

#5
> 資料はHP内にありますから、参考にしてください、
> とか。
> でもどこにあるのか書いてないので、たどり着けない
> のです。
最初の質問、「PDF...」からは離れつつありますね。
「PDF...」とは関係無いです。それは、「その」役所や、担当者に問題ありですね。
通常は、WebページのURLくらいは示しておくべきでしょうね。質問される際、「参考となるページがあるのなら、URLをお知らせください」と入れておくといいでしょう。

#6
> まずいちいち住所、氏名、年齢、メアドなどプロフィー
> ルを書かないといけません。そうしないとメールでき
> ないシステムです。
Internet Explorerに、オート・コンプリートなどの機能があったはず。そういうものもお使いください。ここでお答えできるのは、それくらいです。

#7
> アクロバットと仲良くなって
細かいことですが、Acrobatは、Adobe社のものです。

補足

ありがとうございます。

＞PDFフォーマットを使う行政庁はたくさんあります。

　ほんとうでしょうか？
　２０以上の行政庁とやりとりしたことありますが、PDFで送られてくるのは１つだけです。ですから、異常さが浮かんでくるのです。
　具体的に名称を教えてください。

＞PDFですと、読む人がどのようなOSを使っていても読めます。

　メールは読めて当たり前です。資料のやりとりをしているわけじゃないんです。

＞内部的にも、PDF形式を主にしたシステムを入れていることがあります。

　内部文章で管理しやすいように、なにを使用しようが勝手ですが、外部に対するメールにまでPDFを使用するのは非常識です。

＞実際のところは聞いて見ないと分かりませんが）

　聞いても答えてくれません。

＞メーラーで回答を受けると、フォームが使えないという理由があります。

　問題なのは、返信ができないという点です。

＞悪戯メールなどでメールサーバをダウンさせられたり、ウィルス付メールを送りつけられたりする可能性もあります。

　そんな消極的な理由で役所がメアドを公開しないとは思えません。

＞そうしたときに、「原本性」や「非改ざんの証明」ができないと、公文書の意味が無い。

　公文書の話をしているわけではありません。行事がいるあるのとかの質問です。そもそもメールの内容が公文書になるわけもありません。
　それに改ざんするのは一般人より、役所の方が多いのではないでしょうか。

＞最初の質問、「PDF...」からは離れつつありますね。
「PDF...」とは関係無いです。それは、「その」役所や、担当者に問題ありですね。
通常は、WebページのURLくらいは示しておくべきでしょうね。質問される際、「参考となるページがあるのなら、URLをお知らせください」と入れておくといいでしょう。

　それが問題なわけです。つまり、回答いただきましたが、わからないので、Weｂページを添付してくださいと返信できないわけです。
　本当にメールを管理しているのであればメールなどに受付番号などがあって、それを指定すればわかるようにするはずです。
　何にもないので、文末にPDFをコピペしているのですが、それでも通じないのです。こっちの最初のメールがわからないからだです。

回答No.7

noname#8027

>このようなシステムは当たり前なのでしょうか？

企業でも、ノートンで有名なシマンテック返信できないうシステムをとっています。あたりまえというほどではありませんが、珍しいってほどのことも無いと思います。

ＰＤＦに関しては、苦々しく思っているのは、送信している当の本人かもしれません。私はＰＤＦつくった事ないのですが、作るほうが手間が大きいのではないかな。

そもそも役人は、上からの命令に逆らえないシステムになっています。そのため、どこかのばかな役人が、アクロバットと仲良くなって、「ねー、うちのソフトを買ってよ！」などと言われて、ＰＤＦを使うことになったのかもしれなくても、文句が言えないのです。抵抗する人も、いるにはいますが、討ち死にすることが多いです。

そうした環境が、仕事上の疑問にいちいち文句を言わない土壌をつくっていきます。その結果、当のサービス提供相手であるはずの、市民・県民・国民への説明にも不明瞭な部分や不親切な部分が表れてきます。だって、疑問のあるおかしな仕事のやり方は、山ほどあるんですもの。それに対して提案できないんだから。

きっと、同じ部署に言ってもだめです。上級官庁か、官邸にでも意見を送った方がまだマシというものです。官邸に意見を送っても、変わりっこないさ、と思うでしょう？　それ以上に、担当者に意見を言っても変わらないのです。小泉首相が改革しなくてはいけないのは、本当は、このような風土なのですが、あの人では・・・、というか、これを改革できる大人物は、なかなかいないでしょうね。

お礼

ありがとうございます。
シマンテックなどは、企業なのでそれでいいと思います。
役所の相談窓口とは意味あいが違います。
市民や県民と対話するのが仕事のはずなのに。

回答No.6

akamanbo

> 　PDFファイルは重いし、文字が薄いし、あとでメールを読み直すのにも時間がかかります。
> 　なぜPDFファイルなのか理解に苦しみます。

改ざん防止でしょう。
私もPDFは嫌いですが、とりあえずテキストをとってテキストファイルに保存
しておけば済むので、そんなに時間がかかることはないです。
その辺は自分で工夫できることだと思います。

> 　それから困るのが、返事がかけないことです。
> 　返信しても、送信専用アドレスらしくて、受け付けてもらえません。
> 　そこでもういちどHPの問い合わせフォームで、返事をかかなければなりません。
> 　とても不便です。

この辺はよくわかりません。
なんでそれが手間なんですか？

> 　改善するように行ったのですが、いまだ返事はもらえません。
> 　このようなシステムは当たり前なのでしょうか？

まあ、役所はあらゆるレベルの人を相手してやらないといけないので、
ある程度の割り切りも仕方ないのかなあ、と思います。

お礼

ありがとうございます。

＞なんでそれが手間なんですか？

　まずいちいち住所、氏名、年齢、メアドなどプロフィールを書かないといけません。そうしないとメールできないシステムです。
　それからどのメールに対する返信なのか不明なのでPDFから文字をコピペする必要があります。
　そういないと全く通じないのです。

回答No.5

oosaki

推測ですが、その組織で問い合わせへの返答文に対して、関係者間での確認や組織上の決裁（この案文で返答して良いか組織の上部に承認を受ける）を電子処理していることが考えられます。
電子処理のとき、その組織のルールとして電子処理時はＰＤＦと決まっているのかもしれません。

また、ＰＤＦ化にすることによって、送り側と受け側が同じ文書（ファイル）だよ、という意味ではないでしょうか。
（割り印が押印されている書面と同じという意味で）

送信専用アドレスの部分は、窓口一本化による効率重視ためでしょう。チェックする受信ボックスが一つで済みますから。これは、役所だけではなく民間企業でも見られますね。

システムの改善は、システム上の不具合改善ではない上、恐らくシステム変更に費用が生じるため、苦情が多くない限り望みは薄いと思われます。

いずれにしても、組織上の効率化のためで利用者の利便性が考慮されていませんね。残念なことです。

お礼

ありがとうございます。
いわれてみれば、PDFファイルでは、印刷されない場所に電子印鑑を押したり、署名できたりしますね。
でも送られる方としてはめいわくです。
もうPDFで送るのはやめてくださいと書いても、ダメです。

上司に閲覧されているせいか非常に固い文章で、最低限のことしか書いていません。
資料はHP内にありますから、参考にしてください、とか。
でもどこにあるのか書いてないので、たどり着けないのです。
市民と対話するとか、情報を市民からもらうという雰囲気がありません。
担当者の顔がみえないんです。
どこの部署から送られてきたのかもわかりません。

＞送信専用アドレスの部分は、窓口一本化による効率重視ためでしょう。

　一般の会社では、窓口は一本ですが、返事は担当部署からきます。だからお礼の返事や再質問もだせます。
　送信専用アドレスというのはほとんど意味をなさないと思います。効率は悪くなるだけです。

回答No.4

furupun

今までアクロバットを使ってなくて、
ＰＤＦにするのが面白いので、
片っ端からＰＤＦにしているのかもしれないですよ！
幼児にはハサミを持たせると、
なんでもかんでも切りまくるでしょ？　あれじゃないですかね。

ところで、そのＰＤＦファイルはプロテクトが
掛けられたいましたか？
掛けられているなら、改ざん防止でしょうし、
掛けていないなら、私が先に書いた理由でいいんじゃないすかね。

回答No.3

hijyousyudan

＃２です。

＞利用者が受け取ったメールを改ざんするという意味でしょうか？

そうです。
悪質なお客さんの中には、
役所はこういう返事ををしたじゃないか！
と言って、役所から返信されてきたメールの内容を、
改ざんする人がいるんですよ（＾＾；

お礼

ありがとうございます。
該当役所からのメールでは、次のように書いています。
「なお、当メールアドレスは、送信専用であり、当メールアドレスへの返信はできませんので申し添えます。」

ガードが固すぎませんか？
相談窓口なのに、相談にならないですね。

回答No.2

hijyousyudan

役所によっては、
返信メールの改ざん防止のためにＰＤＦファイルにしてあるところがあります。
お客さんを信用していないわけではないですけど、
役所得意の「一応、念の為」ってヤツです（＾＾；

当たり前って事ではないですけど、
一度決まった方式を変更するには、
色々と手順を踏まなくてはいけないので・・・
返事は気長に待つしかないと思いますよ。
てゆ～か、ぶっちゃけた話、
返事は来ない可能性が高いですね。

お礼

ありがとうございます。

＞返信メールの改ざん防止のためにＰＤＦファイルにしてあるところがあります。

　意味がわかりません。
　利用者が受け取ったメールを改ざんするという意味でしょうか？
　そもそも返信さえできないのですが。

＞てゆ～か、ぶっちゃけた話、返事は来ない可能性が高いですね。

　お役所仕事っていうのは…。

回答No.1

noname#8027

役所は利用者の利便性など考えてくれません（怒）

お礼

ごもっともです。
HP内の検索機能をつけてないので、調べることができず、仕方なく問い合わせるのですが。