スムーズなデータ作成、管理方法のアイデアください

質問

昨日質問した件の続きでもあります。アイデアください。

会社では現在Excelファイルで、
見積書、請求書、注文書、納品書、あと受注台帳があります。
それぞれbookになっていて、sheetをコピーしてどんどん増やしている状態です。
見積書を手打ち入力して、注文がきたら受注台帳、請求書、注文書に手打ち入力しています。
ですので記入ミスも多いです。

今後はスプレットシートに移行する予定なのですが、
毎回毎回手打ち入力ではなく、もっと効率よくファイルを作成する方法と、スプレットシートに移行することでもっとよい管理方法などアイデアがあれば教えていただきたいです。

分かりにくかったら是非コメントください。
よろしくお願いいたします。

回答No.3

kkkkkm

> 見積書が全ての元になっています。

見積書などのブックは、現状の状態で考えるとして

見積書からデータを転記する書類のシートを集めてそれを転記用として見積書も含めて新規作成し利用します。
転記は式で必要なところに
=見積書!A1
などとして表示されるようにしておきます。

納品書を作成するときに、保存した見積書のデータを転記用の見積書にそのままコピペします。

転記用の納品書にデータが表示されているので、それをコピーして実際の納品書に値貼り付けします。

手入力するよりは入力ミスはなくなります。

ただし、転記内容が見積書にたいして増減する場合はそのまま適用できません。

> これは見積書の内容をコピペして手打ち入力

コピペして手打ちという意味が分かりません。

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

bardfish

表計算ソフトを使用している限りかなり難しいでしょうね。
それだったらデータベース化した方がいいと思います。
使いこなせるまでの敷居はExcelをマスターするよりもだいぶ高いかもしれませんが、一度使えるようになってしまうとデータ管理がもの凄く楽になります。
システムを作る人は苦労しますが、システムを使う人はExcelよりも楽ちんになります。

と言うことで、私はVisualStudioとSQLServerを使用してシステムを構築しています。ソフトに関してはどちらも無料で入手出来るし使用することが出来ますが使い方の説明書はありません。無料ですから。マニュアルが欲しければ有償版を購入もしくは契約してくださいね。

で、ウチの会社でもExcelを駆使して在庫管理から注文書、請求書の作成までやっているのですが非力なパソコンでは開くだけで一苦労なくらい肥大化したExcelファイルが増えてきました。
で、最初はAccessを考えていたのですが必要な数だけ購入するとなると費用がバカにならないのでSEだった頃の経験と知識を総動員して無料で使えるデータベースソフトを探し、その過程で見つけた無料で使える開発ツールと併せてサラッと勉強し開発に着手。
もともとＣ言語を趣味で軽めにマスターし、仕事としてVisualStudioとデータベースのOracleとSQLServer(どちらも有償ソフト)を覚え、Windows Serverとデータベースサーバーの有料講習会に参加して勉強し、講習会の帰りに書店に立ち寄って専門書(洋書含む)などを買い漁って勉強し、実機で試行錯誤しながらマスターしました。

使用している開発ツールがVisualStudio .NETなので.NET FrameworkがインストールされているWindowsならWIndows7でもWindows10でも実行ファイルと同じフォルダにあるファイルがあればインストール手順不要で使えます。

と言うことで、Excelをはじめとする表計算ソフトというのは誰もが手軽にパソコンでデータ処理が出来るのですが、汎用性が高すぎて使う人が好き勝手出来るというところが最大のメリットでもあり最大のデメリットでもあります。
同じ事をやっているはずなのに、作る人によって全くの別物になっている･･･というのもよくあること。
そのExcelファイルからデータベース用にデータを取り出すとなるとかなり苦労します。

と言うことで、業務の効率化と標準化をやりたいなら表計算ソフトはフロントエンドとしての利用にとどめるだけにしておいた方がいいです。自由度が高すぎて年数がたつにつれ混沌としてきて同じ悩みを定期的に繰り返すだけになってしまいます。

データベース化するときでも、表計算的な考え方では失敗します。
リレーションシップの考え方を学んでください。
何を言っているかわからなければデータベースの書籍を購入して読んでください。一発でわかるわけないので何度も繰り返し読むウチになんとなくわかったような気がしてきて次の本を読むときに品鬼読み進めることが出来るでしょう。それを何度も繰り返すウチに書いてあることを理解出来るようになります。
バカ高いメーカー主催の講習会に参加しても基礎知識がなければ参加費用が無駄になるだけです。わからないなりにも本を一読しておけばストンと頭の中に入ってくることもあります。

野郎としていることにしてもデータベースの考え方を知っていればマシなモノを構築することが出来るでしょう。
少なくとも、こういう場で説明出来るボリュームではありません。

お礼

回答ありがとうございました。
知識が少ないので、今のレベルでできることからやっていこうと思います。
参考にします。
ありがとうございました。

回答No.1

kkkkkm

実際になにをどこに手入力してるのかとか、具体的に分からないのですが、見積書の通りに注文書(納品書)に記載してるのか一部だけなのか、顧客はブックで分けているのか、シートで分けているのか、分類方法とか。

転記するときにどこからどこに転記するのか、転記するのに機械的に判断できるものなのかとか、諸々分からない事だらけだと思います。

それを一から説明できるのでしたら、とてつもなく時間がかかるような気がしますが、操作について一個一個別々に質問したほうがいいと思います。

スプレットシートにしてもエクセルにしてもGASもしくはVBAが必要になりそうな感じですね。

実際はMSAccessでやった方が楽だとは思います。

お礼

ありがとうございました。

補足

知識不足ですみません。分かる範囲で補足します。
お客さんに見積書を出します。Excelフォーマルに手打ち入力です。
注文書がきたら、請求書を作ります。これは見積書の内容をコピペして手打ち入力で作っています。
納品書も同じです。
見積書が全ての元になっています。