少人数オフィスでのメール自動転送設定

質問

社内に詳しい人がいないので、質問させてください。

10人未満のワンフロアのオフィスです。
リスク管理と、お互いの業務共有のため、誰かが受信したメールは、自分以外の社員へ自動転送をかけたいのですが、設定を教えてください。

社員は、プロバイダから付与されるアドレスを使っている者と、yahooアドレスを使っている者がいます。
メーラーは、Outlookとyahooページ（Web)をそのまま使っている者、まちまちです。

Outlookでプロバイダメールを受信
Outlookでyahooメールを受信
Yahooページ（Web）でYahooメールを受信
上記の3パターンが存在します。

まずは、メーラーを全員outlookに設定したほうがいいのでしょうか？

できるだけ詳細な設定手順を教えていただければと思います。
（できれば、各自で設定をお願いしたいです。）

よろしくお願いします。

回答No.2

narashingo

A.No1です。

＞全員個別のアドレスです。

そうですか。
では、いずれにしても、すべての方の受信メールは、他の方のアドレスにすべて転送することが必要ですね。

プロバイダのアドレスを使っている方は、そのプロバイダの受信サーバーに転送機能があれば、それを使ってもよいですが、多分、複数のアドレスに転送する方法は提供していないのではないかと思いますので確認が必要です。その場合は、Outlook2013の仕分けルールを利用するしかないです。

なお、送信メール（返信メールを含む）の共有については、送信メール案の画面の「宛先」や「BCC」ボタンをクリックしたら表示される「BCC」に、他の方を挿入するとよいです。
そのためには、連絡先に「連絡先グループ」を作成して、他の方のアドレスを登録しておいたら、そのグループ名をBCCに挿入する（仕分けルールで転送先を指定する場合も）だけでOKです。

2013の仕分けルールの作成手順です。
○ホームタブの「移動」グループにある「ルール」→「仕分けルールと通知の管理」→「電子メールの仕分けルール」タブの「新しい仕分けルール(N)」を開く。
○「受信メッセージにルールを適用する」→「次へ」→「指定されたアカウント経由した場合」にチェックし、ステップ2に表示された「指定された」リンクから、自分のアカウントを表示してOK→「次へ」進む。
○「名前/パブリックグループへ転送する」にチェックし、ステップ２に表示されたリンクから、グループ名を挿入（この場合、警告が出ても、個別挿入すると表示される場合は、OKで受け入れると、個別に[AとBとCと・・・へ転送する」と追加されると思います。）する。
○「次へ」→「次へ」と進み、「自動仕分けウィザード」の画面で「ステップ１」のルールの名前を編集し、「完了」→「OK」です。
※ルールの個別削除や後での編集「変更」は、「仕分けルールと通知の管理」の画面からできます。

回答No.1

narashingo

環境がハッキリしていない部分がありますが、プロバイダのアドレスとYahooのアドレスは、皆さんそれぞれ個別のアドレスですか？
幾つかが共通ということはないのですか?

その他、気になることとして、Yahooメールには受信メールを転送する機能はありますが、サーバーの「転送」機能を利用すると、転送したメールは、サーバーに残らないので、例えば、別のメールアドレスを取得して、そこに転送するとしたら、対象の受信メールは、メールソフトでの（POP）受信ができなくなります。
（ほかのメールアドレスへメールを転送する ）
http://www.yahoo-help.jp/app/answers/detail/p/622/a_id/47994/~/%E3%81%BB%E3%81%8B%E3%81%AE%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%82%A2%E3%83%89%E3%83%AC%E3%82%B9%E3%81%B8%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%82%92%E8%BB%A2%E9%80%81%E3%81%99%E3%82%8B

受信者が返信などをする際に、メールソフトからはできなくなり、転送先から、元のアドレスで送信するような、ややこしい設定をする必要があるかもしれません。

例えば、Outlook（バージョンは？）にすべての方が自分のアカウントを設定して、Outlookの「仕分けルール」を使って、他の人すべてに自動転送をする方法はありますが、Outlookを起動していないと仕分けルールが効きません。（起動時に受信したら、その時点で転送処理します）

転送の仕分けルールは次を参考ですが、他のバージョンでも基本は同じです。
（Outlook2010へのYahooメールのアカウント設定：他の方の設定を参考）
http://www.yahoo-help.jp/app/answers/detail/p/622/a_id/81816/~/outlook-2010%E3%81%A7yahoo!%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%82%92%E9%80%81%E5%8F%97%E4%BF%A1%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%AB%E3%81%AF
（Outlook2010： 自動転送するには（POP3など一般のプロバイダー環境編））
http://outlook-navi.com/qa/ol106.htm

補足

ありがとうざいます！
全員個別のアドレスです。
バージョンはoutlook2013です。