顧客データの形

質問

データ管理について全く知識がないので教えてください。

本社が全国何百万人分かの顧客データを一元管理しているそうです。
例えば請求書をこちらの支社で何千人分か打ち出す時に
封筒に貼るシールを印刷する事はできます。
(事前に誰に請求書を送るかは手動でチェックをしなくてはいけません）
が、封筒に入れる請求書の宛名書きは印刷する事ができないそうです。
なので毎月○○様という部分は手書きになり、大変な時間がかかります。
これをテキスト形式かcsv形式かに落としてExcelで保存し、
Wordで差込印刷をしたいのですが、
そもそも顧客データがどういう形なのかわかりません。
わかるのは、端末をたたくと真っ黒い画面にデータが出るというだけです。

他の支社では2人の人が2日がかりで顧客の名前を入力し、
差込印刷をしているそうです。
我が支社ではデータ数がその数倍もあるので、そんな作業をしていられませんし、
せっかくデータを作っても作っている間に入金があったりするので
一日で人海戦術に頼るしかないのです。

Windowsしか使った事がないので、どなたかデータはどういう仕組みで管理されているのか、
それをよく使うアプリケーションで利用するにはどうしたらいいか、
教えていただけないでしょうか？

回答No.8

Gin_F · ベストアンサー

> このあたりは支社で入力しているのだと思います。
当然、来店してからの入金は、支社でしか分からないので、入力作業は、
支社でしかできないですよね。

私が確認したのは、そのDOSのような真っ黒な画面で入力しているんですよね？
ということです。
＃メインフレームで顧客情報と同じように管理しているか？ってことですね。

> 銀行とタイアップしているわけではなく、引き落としができたかできないかが、
> 支社で即日わかるわけではありません。
口座引き落としについては、銀行に媒体（FDとかMTとか）で決まったレイアウトを
使って送付し、その結果が返ってきます。
当然、媒体を送付する時間とかもありますので、即日で分かるってことはありません。

> 会社のお金の流れを管理するシステムそのものが古くて膨大な手作業が発生するようです。
> 上層の人は作業に手を染めていないので思っていないと思いますが
ここが問題なんでしょうけどねぇ。。
システムの開発・運用には大きなお金がかかります。
なので、トップ（に近い人？）がその部分を認識してくれないと、古いまんまの
システムを使い続けなくてはいけなくなってしまいます。

それで、問題なければいいのでしょうけど、どっかにムリがかかってくるんでしょうね。。

一応、補足しておきますが、
> テキスト形式でもExcelで読み込めますのでどっちでもいいのですが、
メインフレームを使っているのなら、テキストデータを作成するのにもプログラムの
作成が必要な場合が、普通です。
（そこでも費用が発生する。）

> 来週になったら圧着葉書の事を提案してみようと思います。
> 本社が送ってくれるかどうか聞いてもらうことにします。
全体的な業務提案という流れで、話ができるといいですね。
頑張ってください。

補足

ご回答をありがとうございます。随分勉強になります！

> 私が確認したのは、そのDOSのような真っ黒な画面で入力しているんですよね？
> ということです。
> ＃メインフレームで顧客情報と同じように管理しているか？ってことですね。

多分そうだと思います。黒い画面に向かって担当者が入力しているようです。

> マルチペイメントネットワークの導入イメージ例について＜収納企業向け＞

難しいですが、これを導入してくれれば楽なんですけど。まず無理でしょう。

> メインフレームを使っているのなら、テキストデータを作成するのにもプログラムの
> 作成が必要な場合が、普通です。
> （そこでも費用が発生する。）

そうなんですか。知りませんでした。じゃ、無理かもしれませんね。

一社員が大掛かりなシステム改革をするには時間や力が不足しています。多くは望まないので、なるべく自分にかかわる作業だけでも楽になるといいです。。。（ふぅ～～）5月17日11:42

回答No.7

madamadaaoi

たぶん本題からはずしてますが、windowsでなくDOS（黒い画面）で動く汎用データベースソフトは多くあります。桐Ver5までやdBASEなど。
またAccessを含め、データベースソフトはHDDの容量のある限り、レコード数（件数）は無制限のはずです。
でも何百万人も顧客がいる会社なら市販のソフトを使ってるとも思えませんよね。
#4さんの「CSVにしたファイルを送ってくれ」と頼むのが一番いいんでないですか。CSVは多くのデータベースソフトが対応していますし、Excelで直接読み書きできます。後はこちら側で好きなように加工するだけ。

補足

ご回答をありがとうございます。

> 「CSVにしたファイルを送ってくれ」と頼むのが一番いいんでないですか。

そうですね。テキスト形式でもExcelで読み込めますのでどっちでもいいのですが、本社が送ってくれるかどうか聞いてもらうことにします。5月16日23:15

回答No.6

Gin_F

> メインフレームを使っているとは考えられないというわけですね。
いえ。たぶん、メインフレーム（ホストコンピュータ）を使ってはいると
思うのですが、どういった意図で各支店で督促状の処理をしているのかが？？って
ことです。

> 督促状を作成している間にも現金で払い込みに来る人があるので、
窓口とかの入金は、まったく別のシステムで管理しているということじゃないですよね？

> 誰かが入力作業をしているのだと思います。。。
銀行とデータのやり取りをしていると思います。

> 黒い画面にあまり関係ないので質問には含めませんでしたが、こういう古いシステムのようです。
メインフレームは、確かに古いという意見もありますが、信頼性に関しては
他に勝るものはないと思っています。

督促状などの大量に郵便物を送る場合、カスタマバーコードをつけたりすることで
郵便料金も安くなります。
また、大量にあるのなら圧着はがきなどを利用することが多いですね。
それならば、封筒に入れたりするよりは簡単・高速に後処理（圧着）することが
できますので。

郵便を使うということから、入金の入れ違いは絶対に発生します。
なので、○月○日現在の状況ということで発送する必要があります。

手作業での人件費などを考えれば、各支店での作業とするメリットはほとんど
ないと思うのですが。。

rebellion さんの回答のように、
> 全社的な業務改善の提案という形で、
ということしかないと思います。

できれば、発送業務自体も一括でするという方向がいいかと。

補足

Gin_F様ありがとうございます。

> どういった意図で各支店で督促状の処理をしているのかが？？ってことです。

どういった意図でしょうね。。。どうして本社で発送してくれないのか謎です。

> 窓口とかの入金は、まったく別のシステムで管理しているということじゃないですよね？

このあたりは支社で入力しているのだと思います。

>> 誰かが入力作業をしているのだと思います。。。
> 銀行とデータのやり取りをしていると思います。

引き落としに関しては、ネットバンクを利用している顧客が入金出金をすぐに見られるような感じで銀行とタイアップしているわけではなく、引き落としができたかできないかが、支社で即日わかるわけではありません。

> メインフレームは、確かに古いという意見もありますが、信頼性に関しては他に勝るものはないと思っています。

メインフレームは信頼できるのですね。一方、メインフレームが古いかどうかというより、会社のお金の流れを管理するシステムそのものが古くて膨大な手作業が発生するようです。

> 督促状などの大量に郵便物を送る場合、カスタマバーコードをつけたりすることで
郵便料金も安くなります。

そうなんですか。カスタマーバーコードをつけられる仕組みにしてくれるといいんですけどね。

> また、大量にあるのなら圧着はがきなどを利用することが多いですね。
> それならば、封筒に入れたりするよりは簡単・高速に後処理（圧着）することができますので。

督促の宛名を印字したいというのが今回の目的でしたが、圧着葉書の宛名を今まで通り印刷して貼って、葉書の中身は督促の本文のみで宛名を差込しないという手もありますね。そうすれば中身の入れ間違いも起きませんし。
しかし督促の本文に宛名を入れ込むと、支払いが多くなるとのことで、名前を入れるようになったそうなのです。そのあたりは大丈夫なんでしょうかねえ。。。
滞納が多い常連の人は、会社から送られてくる郵便物は督促状だと知っているので中身も見ないそうです。よって名前を入れようが入れなかろうが効果はないという意見もありますし、他方、普通の人には効果があるのは事実です。

> 手作業での人件費などを考えれば、各支店での作業とするメリットはほとんどないと思うのですが。。

職場の全員がそう思っています。が、会社が古い体質なので相変わらず手作業になってしまうし、雇われる方も「システム化されてこの手作業がなくなったら私たち首になるかも」と言っています。

> rebellion さんの回答のように、
>> 全社的な業務改善の提案という形で、
> ということしかないと思います。
> できれば、発送業務自体も一括でするという方向がいいかと。

会社のシステムを変えてゆくのは10年か20年くらいかかると思います。そんな会社で働いているのでせめて現場で工夫できる事は工夫してあの戦場を何とかしたいと皆（上層の人は作業に手を染めていないので思っていないと思いますが）思っているところです。

色々勉強になりました。来週になったら圧着葉書の事を提案してみようと思います。ありがとうございました。5月16日19:15

回答No.5

Gin_F

> せっかくデータを作っても作っている間に入金があったりするので
> 一日で人海戦術に頼るしかないのです。

メインフレームを使っているのなら、普通は、請求書も本社で一括で
作成するものだと思いますけどね。。

補足

ご回答をありがとうございます。

>　メインフレームを使っているのなら、普通は、請求書も本社で一括で
> 作成するものだと思いますけどね。。

つまり請求書を本社で作成しないという事はメインフレームを使っているとは考えられないというわけですね。
入金は普通引き落としなのですが、引き落としできずに何か月分かたまっている人もいます。
請求書と言ったのは実は督促状の事で、督促状を作成している間にも現金で払い込みに来る人があるので、督促状作成を素早くしないといけないことになっていたのです。
督促状は各支社で作成するようになっていて本社から一括で送られる事はありません。
（ここらへんのシステムそのものがすでにおかしいのですが）
更に引き落としや支払いがデータベースに反映されるのはいつも2日～3日後なのです。。。誰かが入力作業をしているのだと思います。。。

ということで支社に勤める人としては毎月何千人分かの督促状を作成しなければいけないとの事です。
黒い画面にあまり関係ないので質問には含めませんでしたが、こういう古いシステムのようです。5月16日9:00

回答No.4

noname#29107

お書きになっている内容からすれば、多分メインフレームを使用して、顧客管理をしているのだろうと想像します。
＞これをテキスト形式かcsv形式かに落としてExcelで保存し、
＞Wordで差込印刷をしたいのですが、
＞そもそも顧客データがどういう形なのかわかりません。
顧客データの形は、会社によって様々です。勿論一般的に名前や住所、電話番号といった項目はあるでしょうが、会社で管理したい項目が何かによって決まります。

ただ、明確に名前をCSVに落としたいという要求なら、そのようにシステム部門に要求すればよいでしょう。他に印字したい項目があるなら、画面に表示されているデータなら、どの画面のどの項目と一緒に名前をCSVに落として下さいという要求を出せばいいと思います。

ただ、顧客データをファイルに落とすという要求自体が、個人情報の保護の観点から却下される可能性もあります。

その場合、1支社の要望ということでなく、全社的な業務改善の提案という形で、請求書の宛名などを課題としてとりあげるしかないでしょう。

補足

ご回答をありがとうございます。
メインフレームですか、なるほど。

> ＞そもそも顧客データがどういう形なのかわかりません。
> 顧客データの形は、会社によって様々です。勿論一般的に名前や住所、電話番号といった項目はあるでしょうが、会社で管理したい項目が何かによって決まります。

またまた言葉が足りずすみません。データの形式（Excelならxlsファイル、Wordならdocファイル、メモ帳ならテキスト形式といったような・・・）の事だったんです。

> システム部門に要求

わかりました。請求の担当の人を通じて言ってくれるように頼みます。ただ、この人物そのものがボトルネックになりそうです。

> 個人情報の保護の観点から却下される可能性
> 1支社の要望ということでなく、全社的な業務改善の提案という形

はい、担当の人にそのように伝えたいと思います。どうもありがとうございました。5月15日16:44

回答No.3

nagare

情報不足で推測の域を出ませんので、ACCESSと過程しますよ

ACCESSなら、EXCELのシートにデータを張れます
(OFFICE ACCESSが必要ですが)
EXCELのVBAで取得(SQL)するという手もあります

-------------
以下をことがわかんないと、詳細な答えはでないと思いますよ
・DBを使っている？
・使っているなら、どのDB？
・使ってないのなら、ファイルの形式は？

-------------
ACCESSでなければ、ORACLEかな？
FileMakerというソフトでも顧客管理できますが。。。

-------------
>何システムというのですかね、昔からよく見る黒い画面で顧客番号を入力すると顧客データが黒い画面に白い枠線が引かれたような表になって表示されます。

市販のソフト？
作ったソフト？

お礼

少し言葉が足りなかったようですみません。
Wordで請求の文章をA4に打ち出します。そして文書の最初に「○○様」という宛名を全部手書きで処理するのです。
それが毎月何千人分にもなり、1週間もかかって書いていてはその間に入金があったりしてまたチェックをしなくてはいけないので、1日とか最長2日で仕上げて投函しなくてはいけません。
封筒の宛名に関してはシールに印刷する事ができます。

名前だけをテキスト形式かcsv形式で保存し、それをExcelとWordを使って差込印刷をしたいのです。Word2002からはクエリも使えるそうですので、Excelで加工しなくても良くなりました。5月15日16:00

補足

ご回答をありがとうございます。

> ・DBを使っている？
> ・使っているなら、どのDB？
> ・使ってないのなら、ファイルの形式は？
> 市販のソフト？
> 作ったソフト？

こちらの支社にはこれについて知っているまたは説明ができる人がいないようです。
Accessではないと思います。少なくともWindows上で動いているわけではなさそうで、
Accessが何百万人分のデータを管理できるとも思えません。
DOSの黒い画面っぽいんです。
想像するに、大きな会社なので最初どこかの会社に頼んでシステムを作ってもらったのだと思いますけど。
5月15日15:47

回答No.2

FoggyMountain

＞本社が全国何百万人分かの顧客データを一元管理しているそうです。
＞例えば請求書をこちらの支社で何千人分か打ち出す時に
＞封筒に貼るシールを印刷する事はできます。

こちらの支社で打ち出せば、シール印刷できるのだから、何も問題ないのでは？

＞封筒に入れる請求書の宛名書きは印刷する事ができないそうです。

ですから、こちらの支社でシールに打ち出せばよいです。

お礼

少し言葉が足りなかったようですみません。
Wordで請求の文章をA4に打ち出します。そして文書の最初に「○○様」という宛名を全部手書きで処理するのです。
それが毎月何千人分にもなり、1週間もかかって書いていてはその間に入金があったりしてまたチェックをしなくてはいけないので、1日とか最長2日で仕上げて投函しなくてはいけません。
封筒の宛名に関してはシールに印刷する事ができます。

名前だけをテキスト形式かcsv形式で保存し、それをExcelとWordを使って差込印刷をしたいのです。Word2002からはクエリも使えるそうですので、Excelで加工しなくても良くなりました。5月15日16:00

補足

ご回答をありがとうございます。

> ＞封筒に入れる請求書の宛名書きは印刷する事ができないそうです。

> ですから、こちらの支社でシールに打ち出せばよいです。

ということは顧客名をシールにずらっと印刷して、
シールを切ってからWordの文書に貼り付けてゆく、というわけですね。
顧客名だけをずらっと印刷できるかどうか聞いてみます。
5月15日15:40

回答No.1

hana-hana3

市販のデータベースソフトをベースにして作成されているのであれば、多分可能でしょう。

専用のソフトなら、どうなのかはわかりません。

お礼

少し言葉が足りなかったようですみません。
Wordで請求の文章をA4に打ち出します。そして文書の最初に「○○様」という宛名を全部手書きで処理するのです。
それが毎月何千人分にもなり、1週間もかかって書いていてはその間に入金があったりしてまたチェックをしなくてはいけないので、1日とか最長2日で仕上げて投函しなくてはいけません。
封筒の宛名に関してはシールに印刷する事ができます。

名前だけをテキスト形式かcsv形式で保存し、それをExcelとWordを使って差込印刷をしたいのです。Word2002からはクエリも使えるそうですので、Excelで加工しなくても良くなりました。5月15日16:00

補足

ご回答をありがとうございました。
どう考えても市販のソフトで何百万人分のデータを本社が管理しているとは思えないのです。
何システムというのですかね、昔からよく見る黒い画面で顧客番号を入力すると顧客データが黒い画面に白い枠線が引かれたような表になって表示されます。5月15日15:17