電話応対と他の業務を並行させるコツ

質問

今の職場では、とかく電話が良く鳴ります。分厚い書類をめくっていた途中でも、それを中断して電話に出なければならず、慣れない仕事を中断から中断で、期限に追われながらやっていて大変です。
電話に出ている時間を、その電話だけのための時間にはしたくない、他の作業と並行したいと思うのですが、こういうのは上手く行かないものでしょうか。電話に出ている時は、片手が受話器にかかりきりになっていて、それだけでも改善出来ないかなどとも思いますが、肩に受話器をかけながら通話するのは中々難しい。電話応対と他の業務を並行させるに当たり、効率化のコツなどはあるのでしょうか。

回答No.3

0wooo · ベストアンサー

電話応対と他の業務を並行させる、事はどちらにも集中出来ないのでお勧めしません。

私が営業を始めたばかりの時は、電話の嵐でした。１回１５分位の会話が終わる前に、最低１件は入ってくると言う状態でした。それぞれ営業の内容ですから間違いないようにメモして行く必要も有ります。
先ずは、電話のメモは電話中に完成するようにして、後からの作業時間を削減します。
また、電話は勤務時間の８時間鳴りっぱなしでは無く、集中する時間は大体決まってきますので、その空き時間に別の仕事や電話での質問の回答を作ります。

分厚い書類をめくっていて、それを中断して電話対応しても、電話が終わった後で、その続きから書類を進められるように訓練したほうが良いでしょう。
その書類を集中して見ていれば、どれだけ中断されても、途中から続けられるようになるはずです。

お礼

電話は電話、業務は業務で、それぞれ専念・集中した方が良いですね。

回答No.2

ucok

携帯がなかった時代は、激務の職場でもそうとう電話が鳴ったものですが、まず、電話しながら他の作業をする人は、さすがにいませんでしたね。

それから、ヘッドセットの他に、肩に引っ掛けやすくする部品みたいなのもあるので、総務に相談して事務用品を探してみるといいです。

で、「慣れない仕事」とおっしゃるからには、配属されて間もないのでしょうか。上司に相談して、電話応対と他の業務（具体的にどの業務かを言う）と、どちらを優先すべきか決めるべきです。そして、例えば書類の業務を優先するなら、電話に邪魔されない別室を使わせてもらうとか、電話を優先するなら、書類の期限を延ばしてもらうか、別の職員と手分けする、といったような流れになるのが一般的ではないかと思います。

ただし、新しい配属先の仕事を覚えるのには、電話を積極的にとるのが一番ではありますが。ちなみに、書類をめくる作業を中断することで、読んでいた箇所がどこだかわからなくなるといったトラブルがあるのなら、小さな付箋を、読んでいた文字や行に貼り付けるといいです。

お礼

ありがとうございました。

回答No.1

noname#198951

電話を多く受ける必要があるなら、受話器をヘッドセット型のものに変える。

電話しながらの他の作業は、電話の相手の話を聞き逃すなど失礼にあたるのでやめた方がよい。

お礼

電話のときは電話に専念するのが、やはり良いですね