書類 エクセルではなくワードで作成する理由

質問

私は派遣社員で、営業さんからの指示で見積書等を作っているのですが
計算式をよく使うのに、エクセルではなくワードで作れと言われています。

一つの項目の数字が変わったら、関連する合計の数字が一気に変わるのですが
ワードでは手打ちで数値を入力する為、手作業で合計金額を変えなくてはいけません。

エクセルなら数式で一発でできるのに。

私の勤めてる会社は大企業で、見積書のフォーマットは、会社が作成しています。
なぜエクセルではなくワードで作成させるのでしょうか？

印刷しやすいからですか？
時間がかかります。

回答No.11

kmetu · ベストアンサー

No5です。

いろんな意見が出てますね。裏で勝手に使い良いようにしたらとか恐ろしい意見もあるようですが(^^;

ところで、見積書が会社で作成されているということは、社外へ提出するものですから全社統一フォーマットにするために、支店や営業所が勝手に作成したものではなく、本社の担当所管で作成されたものだと思われます。

質問者さんの会社では、当然、事務品質向上や業務改善に向けた取り組みを本社が主体となってされていると思うのですが、その時に担当所管が見積書の件についてなんら考察しなかったとも考えられません。当然、エクセルやアクセスなどを使って効率よく作成するという意見も出たと思われます。

しかし、変更がないということは、エクセルやアクセスで作成したときの不具合や、メンテナンス上の問題があったということではないでしょうか。もし、問い合わせるのでしたら、営業の人間に聞くより担当所管に問い合わせるのが早道だと思います。風通しの悪い会社でしたら聞けないでしょうけど…。

ただし、もしかしたら、通達か何かで新しいフォーマットのものを使うように指示が出ていて、営業の方が知らないだけかもしれませんので、そのあたり調べられるのでしたら、調べてから問い合わせしたほうがよろしいとは思います。

といいつつ、私は、あまり調べずに担当所管に問い合わせたりしますけど(^^;

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.10

hallo-2007

たぶん、誰も気が付いてないだけでしょう。
大企業だからありうることです。
一度、その営業の方に、エクセルでこういうフォーマットにしたら
合計でもなんでも自動で計算してくれるので間違いもなく便利ですよ
なのに、なぜワードのフォーマットなの？
と聞いてみてください。
もし、なぜかしらね？とか
昔からとか、会社で決まっているから
とか返事が来たら決まりですね。

社員の人が仕事に疑問を持つこともなく、深くまで考えることなく日頃の仕事をこなしている
ということです。

たぶんに、何年も前に、誰かが担当者に見積書のフォーマットを決めようと提案した
その人が、ワードしか知らずにワードでフォーマットを作成して登録した。
以後、そのままになっている。

こんなところではないでしょうか。色々なフィーマットも事あるごとに見直すことが必要ですが
大体において、見直しは仕事を増やしてしまうし、責任まで持たされたりするので
見て見ぬ振りする。指摘しても色々と理由をつけてそのままにしてしまいがちの人がいます。
大企業ならでは、セクショナリズムがあります。

うまく対応して、新しいフォーマットを提案してあげてください。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.9

MarcoRossiItaly

No.3、No.7 です。何度もすみませんが、補足します。

Excel データを社外などに提供する場合は、(1)ファイルごとコピーし、(2)値複写（セル範囲をコピー後、Ctrl+Alt+V「形式を選択して貼り付け」から）により数式を全て除去して値のみ残し、(3)不要なシート、セルなどを削除した上で、(4)相手に渡します。たとえシートがたくさんあっても、5 分もかからない作業でしょう。

部外者に渡すときに、そのまま渡すということを考えてはダメです。明らかに問題ないと言える場合は別ですが。

Excel シートを PDF 化、DocuWorks 化してから提供するという方法もあります。

いかに作業が効率化したとしても、記入されているデータや数式が確かに間違いないものかどうかを慎重にチェックすべきであることは、どんなソフトウェアであろうが、同じことです。Word であっても、タイプミスでもしたら、いつでも人為的ミスが発生するというリスクがあります。パソコンが上手になって、高速に作業できるようになればなるほど、むしろ慎重さは増していくべきと言ってもいいでしょう。

実際にミスが発生した場合のハザードの大きさは何でも同じではなく、重要な場面であるほど、特に慎重になる必要があります。こういったリスクはツールのせいというよりも、むしろそれを運用する人間や組織のほうの問題です。また、使い方を知らないままにツールを使っている人が既に多いということも、一つの問題です。

表の作製、そして計算という分野において、Excel と Word での作業効率は、比較になりません。

見積書だけの話ならどちらでもいいかもしれませんが、やはりあらゆることを Word だけで処理しようと考えるとしたら、限界があります。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.8

maia55jp

>一つの項目の数字が変わったら、関連する合計の数字が一気に変わるのですが
その数字を変える計算式には、仕入値・掛け率やその他の重要な要素が含まれている
場合も多く、印刷物ならいいのですが電子媒体自体を渡すような場合には、会社の
重要な計算情報までも渡してしまう事になります。誤ってメール等を使って渡して
しまうなどの事にも対応できます。

>私の勤めてる会社は大企業で、見積書のフォーマットは、会社が作成しています。
大手企業の場合、部署や要件によって複数のフォーマットが存在しますし、保存出来る
計算式まで備えたフォーマットだと新旧(古い計算式だったり)の管理も大変になります
計算等は会社基幹システムを用いることを義務づけている場合も多いですよ。
(そのまま、見積書まで印刷出来ますが・・・)

>エクセルなら数式で一発でできるのに。
簡単に変えられる事が問題で、項目が多かったり、複雑な計算等での結果だと入力ミス
等に気がつかない場合もあります。重要なものだとエクセルでの結果後に電卓で最チェ
ックする場合もあります。

ミスもわからずにエクセルでの最終値を信じてしまう人が多いのですよ。

>時間がかかります。
大手企業の場合、簡単にエクセルで計算、そのまま印刷で色々なミスや失敗が繰り替え
されたのだと思われます。社員数が多くなると基幹システムを使う事や注意を徹底させ
るにも時間・コストが掛かります。

時間対コストで、時間を取ってエクセル廃止じゃないかと思われます。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.7

MarcoRossiItaly

No.3 です。

確かに No.6 さんのおっしゃるとおり、Word のみでも数式を使うことは可能です。「=a2*b2」といったものとか、INT、ROUND、SUM などの大事な関数も使えるので、見積書くらいなら完成させることは可能です。

Word の表において数式は、「表ツール > レイアウト > 計算式」からフィールドとして挿入されます。計算結果を更新するには、参照元の値を書き換えた後、表全体をドラッグで選択してキーボードの F9 を押すなどします。

数値の書式は、フィールドを右クリック、フィールドの編集でフィールドコードを表示し、「=SUM(ABOVE) \# #,##0」といった感じで数式に追記することで指定します。この例では、Excel のセルの書式で「#,##0」を指定したのと同じ表示になります。このような指定をしない場合も、参照元の表示形式は参照先に影響します。

全角の数字を記入すると Excel では勝手に半角になりますが、Word では勿論そうならず、文字列のため「0」として扱われます。半角に変換すれば数値扱いになり、期待どおり計算します。

繰り返しますが、個人的なお勧めは Excel または Excel・Word の併用です。質問者さんの懸念どおり、Word のみだとどうしても作業性は落ち、何かと大変なはずです。特に表の構造がちょっと複雑だったり、数式の量が多いときなど。文章を書くなら Word のほうが得意ですから、Word 文書中の 1 ページのうち表の箇所のみ Excel から持ってきてもいいわけですね。表の中だけなら、小説を書くときみたいな、文章に関する書式設定はさほどいらないでしょうから。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.6

noname#208392

>ワードでは手打ちで数値を入力する為、手作業で合計金額を変えなくてはいけません。
んなことはない。
見積の計算くらいならワードでできるよ。
詳しくは、例えばここ↓
http://office.microsoft.com/ja-jp/word-help/HA102329800.aspx

データを統計的に評価するとか、グラフを書くとか、線形計画法の問題を解くとか、そんなんじゃなければ、ワードでもおkだと思います。
印刷した感じが同じに見えるように、見積りの明細の部分に表を埋め込むくらいのことは、簡単にできるでしょう？
よっぽどおかしな書式だったら別だけど。

私はワードで作るっていうのはわかる気がするな。
だって見栄えがいいじゃないですか。
ページの右端でちゃんと行を折り返してくれるとかね。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.5

kmetu

> なぜエクセルではなくワードで作成させるのでしょうか？

確かに、質問者さんの言われるように計算したりするのはエクセルでしょって感じはします。ただ、エクセルの場合、計算にバグがある場合があります(実際に2010で計算のバグを先日見つけました。ある正の整数を2で割った余りをMOD関数で出すと指数表記される)ので、それで見積書のような金銭のからむものは手計算でするようにしているのかもしれません。

そういったこともあり、ある意味大企業だからゆえエクセルで安易に作れないということなのかもしれません。ちなみに、うちは、見積書というのは無いのですが、それと似た金銭の絡むものは専用のソフトで作成、印刷するようになっています。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.4

lv4u

>>なぜエクセルではなくワードで作成させるのでしょうか？

その村では、古くから「よいか、フォーマットはワードで作成するのじゃよ。」と伝承されてきたからでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.3

MarcoRossiItaly

理由。

指示する人が Excel 及び Word に詳しくないからです。分かっている人であれば、どんな組織であれ、あえて Word で作業させようとすることは、考えられません。

対策。

(1)

「私（質問者さん）は Excel と Word に詳しいので、許されるなら、是非とも Excel で作成させてほしい。Excel を使うことで想定されるトラブルは、全て回避できる。」と改めて、明確に伝える。

人為的ミスの防止、数値の書式の設定、作成に要する時間など、表を作る限りは、あらゆる面で Excel のほうが優れています。

(2)

(1)が否定された場合の対応。指示者に報告しないまま、Excel で作成した表をコピーして、Word 文書に「リンク貼り付け」する。リンク貼り付けは、Word 側で「形式を選択して貼り付け」ダイアログにて指定。

これにより、Excel 側で変更があった際に、その内容が Word 側にも反映されます。Excel・Word の両ファイルは、同じフォルダ内に保存します。

Word は間違いなく使っているので、少なくとも指示に違反はしていません。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.2

denza

どうもそれが会社というものらしいです。
波風たてずに、金をもらおうとするなら、従うしかないでしょうね。
正社員でも従業員って言うくらいですから。

だれか、偉い人がワードしか使えなんでしょう。

つか、ワードにエクセルを密かに埋め込んでしまえば解決する。
ワードで作ってますが何か？と。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.1

ffo_on

>見積書のフォーマットは、会社が作成しています。

企業風土で書式フォーマットは制定されている。
その風土の中で仕事するなら設定されたフォーマットを順守するのが仕事。

貴方が勝手に変更できる”立場”なら変更すれば良い

お礼

ご回答ありがとうございました。