リスクを考慮すること

質問

企業データを取り扱う会社に勤めています。

監査担当として既存業務を見直していますが、
とある申請業務でリスクを発見しました。

具体的には本番のシステムに接続し、手作業で
データを一括更新したり、取り出したりをしていました。

また現在は、技術のある人が「1人」で作業をしています。

これは作業が属人化しているとも感じます。

但し、エンドユーザはデータを一括更新してくれるので、満足度は高いようです。

これは本来であれば、画面から入力やボタンを操作するルールなのですが、
件数が多い場合に、エンドユーザは面倒くさがっているそうなのです。

しかし私としては以下のリスクを考慮し、例え満足度が下がり、
文句を言われようと、画面を使うべきと考えています。

１．作業ミスで顧客データを改ざんしたり、失うリスクがある
２．手作業が属人化して、マニュアルも無く、作業が正しいかのレビューもできない
３．そもそも会社のルールを守ってない

エンドユーザはシステムのことは詳しくありませんが、
上記の理由で説得することは、正しいでしょうか？。

回答No.1

nosamajin · ベストアンサー

１番と２番を指摘して説得する事は正しいでしょう。
ミスを防ぐ事は肝要な事ですし、検証ができないことも拙いです。
ですが、３番は概ね正しいのですけど、そのままの言葉で指摘しない方が無難です。
相手に向って明け透けに「会社のルールを守ってない。」と指摘すると反発を買うかもしれません。

３番は「手順（ルール）を厳守する事はミスを防ぐ事となる。それは未然にトラブルを防ぐことになる。」という具合に説明してみては如何でしょうか？

お礼

修正のご指摘有難うございます。エンドユーザに配慮した言い方が必要でしたね。
大変助かります。

結局は「ここまで結果うまくいってきたから」という基準で作業が慢性的に続いていたようです。
しかし、それは上記のリスクを加味すると判断基準として正しくないと思うのです。