200人だと市街地のレストランではまず無理ですね。大きな宴会場を持つホテルの方が進行がラクです。ホテルと言うと高いと思われるかもしれませんが、大安や友引でない限りは宴会場にも空きがあり、費用もかなりフレキシブルです。
曜日、時間帯、料理内容や提供形式にも費用が異なりますが、200人なら立食ブッフェ(いわゆるバイキングスタイル)がいいのではないでしょうか。
大都市圏でも8,000円(料理、フリードリンク、税金サービス料を含む)あたりで可能だと思います。恩師など招待者がある場合には参加者に上乗せをする必要がありますし、バナー(ステージ上の横断幕)、テーブル上の装花、コンパニオン、特別な音響や照明は含まれませんので、必要なら会場側と確認して下さい。幹事用の控え室(事務局)は多くの場合は大幅値引きか、無料です。
同窓会の場合には男女会費に差を付けることは聞いたことがありません。私も高校や大学の同窓会には何回も出ましたが、性別、年齢別を考えずに一律同額でした。
昨年の高校同窓会は一人10,000円でした。その前年の高校同期会は60人ほどと少々規模が小さかったので8,000円でした。
重要なのは会場側に支払う額が会費と同額であるとは限りません。必ず郵送費や事前打ち合わせ会など事務局費用が発生します。また会費は当日払いのことが多いので、欠席者が出ると大赤字になります。私の過去の経験からの助言ですが、200人の参加申込があると、当日に10-20名ぐらいの欠席が出る可能性も考慮に入れて、ホテルには「180名参加、飲物追加は発生ベース」と伝えます。
もし予想を超えて190人が参加すれば、フルに払うのは180名分、残りの10名は飲物代(およそ2,500円~3,000円)だけとなるわけで、リスクを減らせます。会費をちゃんともらうと、黒字になることもありますね。当然参加者一人当たりの料理は減りますが、これはあまり目立ちませんし、苦情にもなりません。余談ですが、政治家のパーティなどは料理注文数は参加予想者の30%にしかなりませんので、料理など10分間でなくなります。
ご注意を。
同窓会の成功を祈ります。
お礼
ありがとうございます。