初心者ユーザーのエクセル関数の独学勉強法

質問

こちらで、エクセル関数のアドバイスをいただき、なぜ、あんなに複雑な式がスラスラと思いつくのか、皆さんの回答の素晴らしさに驚いています。

私も少しずつ勉強して、実際に入出荷管理・納入管理・入出金管理・顧客管理など仕事に利用していきたいと思いますが、取り掛かりとして、何をどのように始めていいのか迷っています。

皆さんはどのように勉強されてきたのか、おすすめのサイトや本などありましたらお聞かせください。

回答No.3

MarcoRossiItaly

No.2さんのおっしゃることに感銘を覚えます。いろいろ書かれていますが、どれもこれもまさにそのとおりだと思います。

私は基本的に、数式は1字でも短くて、なおかつ意味の分かりやすいものほど優れていると思っています。自然、よく使う式や関数は、限られてきます。

簡単な式や簡単な機能をいろいろ組み合わせると、それなりにすごいこともできるということを、Excelを学ばれている方には体感していただきたいと思います。初心者さんは、何でも関数、関数とおっしゃるけれど、関数を使うまでもなく簡単な方法で欲しい結果が得られるご質問や、関数だけで何とかしようとするととてもたいへんになるようなご質問も、数多く寄せられているのが実際です。関数は、Excelという表計算ソフトの、1機能に過ぎません。

＞なぜ、あんなに複雑な式がスラスラと思いつくのか

まず、少し長くても、よく使う式は覚えています。

数式バーで5行も6行もまたがるような長大な式が回答として寄せられたりもしていますが、それらが「スラスラ」思い付いているのかどうかは、疑わしいです。「スラスラ」でなくても、いくつもの条件を組み合わせていろいろと試行錯誤しているうちに、式はどんどん長くなっていきます。例えば「=if(a1,b1,d1)」という式があったとして、「=if(a1,b1,if(c1,d1,e1))」という具合に関数の入れ子（ネスト）の構造にすれば、すぐ複雑になっていきます。あるいはB1に「=a1/10^3」が入力されていれば、C1に「=int(b1)」といった短い式を書けるけれど、セルを参照せずに（作業列を用意せずに）1本の式で済まそうとすると、「=int(a1/10^3)」というふうに式が長くなっていきます。

つまり、長い式を構築したければ、短い式を先に書いて、その一部を次々に書き換えていくということをすればいいだけです。その間、数式が正しい結果を算出しているかを確認しながら。複雑な式を作るためには、当然、時間も必要です。

いずれにしても、関数をいくつも知っているということは前提になるでしょうね。初級者のご質問としては「この目的のためにはIF関数を使うと思うのですが…」というのが多いのですが、あまり知らない人にとって、IFは分かりやすい関数のようです。

式を長くするのではなくて、逆に、初級者が考えると長くなりそうな計算をいかに短く表現できるかということが、その人の技量の一つの表れになっているのではないかと思います。

＞皆さんはどのように勉強されてきたのか、おすすめのサイトや本などありましたらお聞かせください。

「おすすめ」を問われれば、間違いなくこう答えます。「インターネットで検索しまくってください。」Excelに限らず、ITが得意な人は皆、ネットから多くを学んでいるのです。

お礼

アドバイスをありがとうございます。

おっしゃること、よくわかります。
関数の便利さを知ってから、つい、なんでもかんでも関数につなげてしまっているところがあります。
まず、エクセルの機能をもっと勉強することから始めたほうがいいですね。

仕事の管理の作表をゼロの状態から考えることになり、帰宅してからも「こうしたほうがいいな。」とか「こういうことができたらいいな。」とか考えます。
そして、「ああ、こうすればいいかもしれない！」と思いついた時や「わかった！」時の気持ちよさが楽しく感じます。（アハ体験でしょう。）

また、このような場所で共感できたり、なるほどと感じたりすることも楽しいと思います。

インターネットで検索しまくって、そういった楽しさを増やしていきたいと思います。

回答No.2

keithin

「複雑な関数」というと，たとえば１つのセルに関数が５つより沢山使っているような数式は，十分に複雑と思います。

しかしそういう数式のほとんどは，作業列を１列（どんなに多くても３列より沢山は使いません）追加して段取りを踏んで計算する事で，１セルあたり最大でも４つぐらいごく基本の関数を使うだけの，簡単な数式だけで結果を出せます。
また「複雑な関数」は得てしてデータ量が増えてくると（だいたい3000行を目安に）どんどん計算が重くなって実用に耐えなくなりますが，作業列に分散して計算する事で，そういった制約も大幅に改善されます。

「作業列を使い簡単な数式だけを使って結果を得たい」と明記してご相談を投稿してみると，具体的にどんな状況でどんな具合に作成したらよいのか，良いアドバイスはすぐに沢山寄せられると思います。

＞なぜ、あんなに複雑な式がスラスラと思いつくのか

非常に多くの初心者さんが陥る落とし穴ですが，複雑な数式をバリバリと組んで「一つのセルに数式を詰め込んだらコタエが出てくる」というのは，エクセルの使い方としては最も下策です。

ではなぜこちらのような質問相談掲示板で，そういう「複雑な数式」の回答が寄せられるかというと，まさに裏返しで多くのご質問者さんが「自分では理解出来なくても教わった数式をセル１つにただコピーすると，あら不思議欲しかったコタエが出てくるじゃないですか」というのをとても喜ぶからなんです。

＃補足
回答する側からも，手順を追って簡単な数式の組み立てで平易な解決を示すのは，手間もかかるし喜ばれもしない，それなら「これ一発コピーすれば出来ますよ」と自分だけが理解出来る数式を放り投げた方が，説明の手間も無くて楽チンなんですね。

また状況によりますが「何でもかんでもとにかく関数」じゃなく，エクセルのその他の機能を合理的に組み合わせて使う（手を動かして結果を導く）事で，ムズカシイ関数とかほとんど使わずにさくっと結果を得る事もできます。たとえばフィルタ，並べ替え，ピボットテーブルや統合など。
もっともこの点については，非常に多くのご相談者さんが「使うのは自分じゃないから。使うのはもっとパソコンを知らない人だから。今作りかけの表を変えたくないから」という理由で，手を動かす事を嫌がられますけどね。

まとめとして「実際の仕事」として見た場合，「複雑な数式」は次のようなデメリットがあります。
・自力じゃ応用できない
・計算条件が変わると途端に手出しできなくなる
・どうにか自分では使い方を理解しても，次の人には引き継げない
・データが増えてくると，大概使い物にならなくなる

もちろんメリットもあります。
・考えている（指定された）表レイアウトを変更しなくてすむ
・理解して無くても「今できている範囲」の計算はデータを記入するだけでコタエが出てくる

お礼

アドバイスをありがとうございます。

お恥ずかしいかぎりですが、作業列を使うということすら思いつかないくらい初心者で、簡単な数式も十分に理解できていません。ピボットテーブルもまだ使いこなせません。
段階を踏んで、少しずつサイトや本で勉強していこうと思います。

仕事に活かす目的とは別としても、いつか複雑な式が組めるくらいに、理解できるようになれたらいいなあと思います。憧れです。

そうなるまでに、また仕事の作表のことでこちらで質問するかもしれません。
その時に、今より少しでも理解できるように勉強したいと思います。

回答No.1

whrabb

わたしもこちらで質問させていただき勉強になりました。
こちらのサイトはいかがでしょうか。

http://www.excel.studio-kazu.jp/

http://www.kenzo30.com/index.htm

質問は
http://officetanaka.com/patio/patio.cgi

エクセルは人間が「こういうことができたら」と思い描くことは
大抵できるそうです。
わたしも、６０の手習いでもう少し頑張ってみます。

お礼

ご回答ありがとうございます。
おすすめのサイトをゆっくり見てみたいと思います。

エクセルってすごいんですね。
関数を検索するときに、「何がしたいかを簡単に入力して、…」とありますが、
なかなかひとことで簡単に表現できなくて、悩みます。

お互いに頑張りましょう。