秘書業務について教えてください☆

質問

はじめまして。
来春、就職します。
まだ配属はわかりませんが、いずれは秘書課を希望したいと思います。
ファイリングの仕方、名簿の作り方などなど、知りたいと思います。
会社のやり方はあると思いますが、基本的なことは押さえておきたいです。
参考になるような本ってないでしょうか。
ちょこっとノウハウを教えていただけるとありがたいのですが。
お願いします。

回答No.2

zakikko

以前、小さな会社の社長秘書をやったことがあります。
私の秘書業務は、
１．社長のスケジュール管理
２．社長不在時の応対
などが大きな業務でした。
その他、社長名で送付する書類の作成や社長室にお客様が来たときのお茶だしなどさまざまです。
秘書検定などは秘書業務に必要なことを学ぶいい題材かもしれません。しかしこれらは、あくまで一般的なことを学ぶもので、所属する上司や会社によってカスタマイズしなければいけない部分がたくさんあります。
現在テレビでも「マナー」や「エチケット」などを扱った番組がたくさんあります。秘書の立ち振る舞いは、その会社の評価につながる部分が大きいので、普段からそういった番組を見たり、本を読んだりすることがいいと思います。

回答No.1

ue_ue

こんにちは。
私自身は課長の秘書までしかやっていませんが、
すぐ隣に事業部長や部門長室があったので、秘書の方が
不在の時に代行をしていたことがあります。

もうご覧になっているかもしれませんが、
秘書検定のテキストは、基本的な会社でのマナーや
知識が網羅されています。
ファイリングや名簿の作り方などは、会社のやり方以上に
上司のやり方、前任秘書のやり方に依存するので、
本に書かれていることは、参考程度にしかなりませんが・・。
それよりは、例えばお茶を出す順番、敬語、手紙の書き方などの
基本的なビジネスマナーを抑えておいたほうが役にたつと思います。
（同期で秘書をしていた友人は、短大時代に使ったビジネスマナーの本をいつも引き出しにおいていました。）