企業のメール保管について

質問

質問(1)
企業として、社員のメールというものはどのくらいの期間、保管しておけば良いものでしょうか。もう少し言い方を変えると、社員のメールが一定期間で完全にサーバからも消えるとして、その「一定期間」はどのくらいが許容範囲でしょうか？
最近は、電子取引に関わるメールを削除して印刷もしてなかったら、法律で罰せられる対象になるので、その意味では７年は保管するのが理想だということは知ってます。でも、サーバにそれだけの、電子取引以外の雑多なメールまで全て７年も保管する投資コストをかけ切れないという場合、メール自動消去までの期間はどのくらいまでなら許容範囲でしょうか？その許容範囲内なら、各社員に「大事なメールは自己責任で保存して下さい」と言えるでしょうが、あまり短いとそれも言えないと思うのですが。

質問(2)
また、回答者様の職場でもその他の職場でもいいですが、普通はどのくらいの期間、メールは保管されているものでしょうか？その期間が短すぎて呆れたとか、長くて感心したとかのエピソードでも良いです。

回答No.2

noname#160239 · ベストアンサー

(1),(2)
私の職場では、依託サーバー側で（個人的には不要と思いますが）３ケ月くらいバックアップしているようです。使用しているメーラーのメンテナンスができていない社員がたまにいて、データを潰す者がいるようなので、そのカバー目的のようです。

質問の趣旨がサーバー本体に残すメッセージのコピーのことでしたら、メールソフトのアカウント設定では初期値が30日くらいだと思いますが、その程度でも構わないと思いますよ。
何故なら、「サーバーにコピーがあるから」と意識してメールデータのことは考えていないようですから。

中には、コピーを残さない者もいて、どちらかと言うと、一旦、ダウンロードしたメールのバックアップの方法やその期間をどうするか個々の社員が考える問題と捉えることが出来ると思います。決定事項として周知したら、それぞれ自分なりに考えて対応すると思いますけど。

余り、回答がつかないようなので、参考までに、古いですが、次のようなページがあります。
これを見ると「3年以上」が多いようですが、これは、ローカルでの保存のことと思えます。
（メールってどのくらい保管していますか？個人的なもの・会社のもの問わず回答してください。）
http://q.hatena.ne.jp/1145857596

お礼

ローカル保存との兼ね合いもありそうなんですね。もう一人のお方も回答くださってますが、こちらをベストアンサーにさせて頂きます。

回答No.1

violet430

１）企業毎部門毎に規則が定められるものと思います・
私はコンピュータ販売会社に勤務していましたが、メールの保管に関する規則はありませんでした。従って、例えば一年間で人事異動があった場合、その時点で旧職でのメールは削除していましたね。
２）上で述べたとおりです。