頭がいいかどうかは別として、
まず、事前のコントロールが大切だと思います。
予定が入ってきて調整するのではなく、予定が入ってくる前に「予定が入っても動かせるもの」「予定がバッティングしても動かせないもの」「空いた時間で雑用が片付けられる時間」などの事前管理のことです。
これが出来るようになると、予定や仕事のボリュームとかかる時間の管理ができるようになります。
「空いた時間で片付けようとしていた雑用」がなにかのアポイントで埋まった場合は、その時間分をどこかで確保することになるのですが、当初3時間の空き時間だったものを「まとめて3時間取る必要のあるもの（たとえば、見積積算とか）」「細切れに空き時間を作って合計3時間になるもの」と仕分けができるようになる、ということです。
そして仕事のボリュームとそれに対応する時間の量と質が分かるようになると、次に積極的に時間を有効活用する方法にチャレンジできるようになります。
たとえば、メールの量が多すぎて返事が出来なかったが、移動時間が多いのでiPadを常に持ち歩いて電車内で可能な限り返信してしまう（そのためにiPadにお金を投資する）とか、ダイレクトに書き込みを利用できるようにエバーノートを使う、といった具合です。
人によりますが、時間の管理のしかたは結構重要で、来年の手帳をえらぶこの時期になると、様々な時間管理の方法が雑誌に載るようになります。
これを全部ご紹介すると文字数が足りないので、ご自分で調べてもらうとして、そのときに「どのくらいの期間の時間管理をしたいのか？」という視点を持つことが重要だということを覚えておいていただきたいと思います。
これは仕事の種類によって違うのですが、たとえば建築関係などで長期のプロジェクトが多い方は見開きの年間スケジュールと個別日の時間管理がセットになっている手帳を使っていたりします。
自分よりも上司の管理が必要（そして平行して自分の管理も必要）という秘書の方は、時間の区切りが大きく分かれている手帳に上司と自分を色分けして書き込んで管理していたりします。
私の場合は、出先にいながら携帯で仕事が入り部下のスケジュール管理も必要なことから、すべてをクラウド型のスケジュールに入力して（部下はそれぞれ入力させて）、いつでもどこでも確認できるようにしています。基本的にはiPadを持ち歩いていますが、携帯でも確認できますし、出先のインターネットcafeや自宅のＰＣでも24時間確認できるようにしています。
ついでにいうと、ほぼすべての書類をクラウド上にしまってあるので、出先で資料確認もできるようにして、時間を有効活用できるようにしています。
お礼
ありがとうございます。普段はgmo熊谷社長みたいな手帳の使い方をしたりなどスケジュール管理もしているのですが、 オペレーションがなかなか上手く行かず、、、。 私も移動時間などフル活用して密度高く改善できるよう もう少し見直してみます。