エクセルでの様々な書類の作成方法について

質問

私は仕事上の様々な書類関係をワードで作成しています。
ただ、今回職場で全ての書類をエクセルで統一するとの方針になりました。
ワードに慣れていますので、エクセルで書類関係を作成している方は、どんな方法で作成されていますか？文字の大小や、後で表関連の加工等がしやすいように、最初はエクセルを方眼紙のように正方形の小さなマス目だらけにしてしまうというのを聞いた事があります。
どうか、いろんな加工が後からでもしやすい方法をご教示下さい。
宜しくお願い致します。

回答No.4

m_and_dmp · ベストアンサー

エクセルは美しく見える文書を作成するのに適していません。インデントが細かく設定できない。タブで飛ばせない。行間隔を調節できないなどなど．．．．．
ワードはお節介が多くていらいらします。マニュアルを勉強して、自分用にカスタマイズしたらいいのでしょうが、いちいち面倒くさくてやっていられません。
それでも私は文書を作るときはワードを使います。
ワードが使えなくてエクセルを公式ソフトにした管理者がいるような職場は早く替わった方がいいです。他にもきっと訳の分からないものの決め方をしているに違いないからです。
とはいえ、なにもアドバイスしなくては回答したことになりませんので・・・
・ぶら下がりインデントの代わりに、先頭の１列の幅を小さく設定しておく。
・２行目のから1１行目までの10行のセル幅を等幅９ピクセルくらいに設定すると、1行目～11行目で、A4紙横幅くらいになります。
タブで飛ばす代わりにこのセルの区切りを使います。
・文章を書くときは、ページの幅に収まる短い文なら、2行目セルから書き込めばいいです。
・改行がある長い文章は2行目～11行目のセルを結合し、セル書式を「折り返して全体を表示する」にして、どんどん書いていきます。
行数が２，３，４となれば、行の高さが自動的に大きくなってくれたらいいですが、自動的に変わらなければページの左端、行番号が表示されているところで、その行の下の区切り線をダブルクリックすると自動的に適切な高さになります。
文章の途中で改行するときはAlt+Enterします。
エクセルは画面で見ているときと印刷では違いがあるので、印刷プレビューを表示させて、画面上ではページの幅に収まっていても印刷でははみだして、一部が印刷されなかったり、3行で表示されているのに印刷では4行になっていて、行の高さが足りないため印刷されなかったりしますので、手で直すしかありません。
めちゃめちゃな作品を作って、管理者にエクセルではダメだと言うことを理解してもらうのが良いです。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。参考になりました。

回答No.6

takana_

フリーソフトの使用ができるなら、便利なソフトを紹介します。

http://takana.web5.jp/EasyLout/index.htm

特に左から９つ目の「複数列に分割」っていうコマンドは特におすすめです。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。参考になりました。

回答No.5

某HN クロメート(Chromate)（@CoalTar）

>エクセルを方眼紙のように正方形の小さなマス目だらけにしてしまうというのを聞いた事があります。
汎用性は一番高いと思います。逆に言えば、何を作るにしても時間がかかるってこと。

標準書式の文字列は左揃えなので、両端揃えを出しておくと便利です。

Excel上でWordオブジェクトを挿入。。。って駄目だよね(^^;
Wordは、勉強した人が作成したものでないと再編集が面倒ですね。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。参考になりました。

回答No.3

keithin

ご利用のエクセルのバージョンが不明ですが，最低限やっておくことは，エクセルのオプションの標準のフォント（新しいブックの作為政治に使用するフォント）を「MS明朝」の10.5ptに必ず統一して変更しておくことです。

また，各パソコンの標準のプリンタも，可能な限り同じ１台に統一して設定しておきます。

以上をしておかないと，
○画面の見た目と印刷が必ずズレて，毎回イライラさせられる
○他のパソコンにブックを渡すと，違って表示される・違う姿で印刷される
といった使いにくさの直接の原因になります。

次に，確かにセル結合と結合の解除はどうしても使用頻度は上がるでしょうから，これもエクセルのバージョンに応じて「ツールバーに出しておく」なり「クイックアクセスツールバー」に出しておくなりしてツールボタンをカスタマイズし，それを全員のエクセルに配布しておくのは良い準備です。

たとえば非常に多く寄せられるご相談ですが，エクセルでは一枚の用紙（＝１枚のシート）の中で，上にある表と下に置いた表の列幅を段違いに出来ません。その回避策の一つとして，ご質問でも書かれている「方眼用紙スタイル」を利用されている場合も確かにあります。

しかし，この辺はワタシ自身は，ただの慣れと職場の標準的な使い方の問題だと思います。
そんなにしょっちゅうしょっちゅう用紙の上と下に段違いの表を用意するのがアタリマエの職場なら，それは方眼紙スタイルも出番は多いかもしれません。

でも，いわゆる「１枚モノ」のメモ書きをさくさくっと作る仕事の方が実際は多いなら，わざわざそこまでしなくてもふつーのエクセルのマス目を出発にするので十分です。
ただふつーに最大７桁の数字を縦に何行か並べて「仕入れ表」とか「発注票」を用意したいだけなのに，毎回毎回セル幅に応じてやれ品目列，やれ数量列，やれ単価列と列ごとイチイチとセル結合をしてからでないと，表の一つも作れないのはやっぱり効率的ではありません。

「どんな事でも後からしやすい」と狙う余り，「フツーに使いたいだけなのに，何か変」が強制されるのは，やはり本末転倒に思えます。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。参考になりました。

回答No.2

PXU10652

「今回職場で全ての書類をエクセルで統一するとの方針になりました。」
　表を扱かったり、定型のフォーマットが多い職場か、Wordで表を作成したり、罫線を引くのが苦手な人が役職者にいると、こういう答えに行き着く気がします。そうでなければ、それぞれ専用ソフトが存在する意味がありません。

「いろんな加工が後からでもしやすい方法をご教示下さい。」
　なので、そういうものはありません。Excelの機能を駆使して、印刷プレビューで何度も確認しながら、正しく印字されるようにCut & Tryして加工するだけのことです。Excelがイヤだったら、Wordを使わないと決めた人にWordの教育を受けて貰う方が、早い気がします。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。参考になりました。

回答No.1

Cupper-2

質問者さんの会社の書類を Excelで統一することになったということですので、
社内に Excel が得意な人がいると思います。

そういう人に聞いてみてはいかがでしょう。
結構ローカルなルールがあったりするので、ここで 「こうすればいい」 とアドバイスをしても
「そのやり方はダメ」 と言われるかもしれませんからね。

…
ですが、アドバイス。
自分なら、入力セルは大きめに作成してデータがセルの中に収まるよう考慮します。
文章を入力するのであれば、印刷を考慮してページ幅いっぱいまでセルを結合し、
セルをはみ出す場合に備え、セルの書式を 「縮小して全体を表示する」 にします。
また、セルの設定の数が多いとファイルサイズが大きくなのでセルの書式は多く設定しないようにします。

まあ、基本的な文書はすぐに作られるでしょうから、それをテンプレート代わりにすれば
多少の問題があっても何とかなります。