取引先から来るメールが長文で困ってます。
こんばんは。
どなたかアドバイスをお願いします。
取引先の男性(定年退職後嘱託社員になった60過ぎ男性)から来るメールの文章が長すぎて困ってます。メールが来る頻度も毎日8～10件あり、一つ一つの内容に自分の感情を移入してきて、読んでいてうんざりしてきます。
私の職場は零細企業のため、一人で二、三人分の仕事をしなければいけません。
宅配便の手配や受け取り、電話、来客対応、コピー、見積書の作成、そして、他の関係先から来るメールにももちろん対応しなければいけません。
この取引先相手から来るメールには、自分の思い通りにならない苛立ちの感情をむき出しにしてきて、例えば、
「数年前も私言いました、○○製品の品質は本当に大丈夫ですか？あなたたちの回答では答えになっていません。どれだけ同じことを言わせるのですか。あの時私が出したメールお持ちでないのでしょうか？私はまだ持っていますよ。確か検品方法は目視確認と触診ですよね。今回はどのように行いましたか？過去の方法とは違うのでしょうか？過去の方法覚えておられますか？何ならその時やり取りしたメールを添付しましょうか。しっかりしてくださいよ。」などなど、こんな感じで、延々に続きます。
私が窓口のため、その男性から来るメールの内容を関係各位に伝えて、回答をもらい、私がその取引先の男性に返信するのですが、やり取りが一度や二度で終わることはめったにありません。必ず5, 6回はかかります。
例えば検品方法を書面で説明しても、「本当にそれで大丈夫ですか？この場合、あの場合はどうなるのでしょう、またはこんなことも起こるかもしれません」と、何に対しても物事を複雑化してきます。
最近ではこの人からのメールが来るたび、憂うつな気持ちになり、読んでいて気分が悪くなります。
一度直属上司に相談したら、その取引先相手に直接お願いしてくれました。お願いですから、もっと簡潔な文章を書いてください。と。二、三日は少し状況が落ち着きましたが、また直ぐ同じことに。
どうしたら良いでしょうか。
とにかくメールの内容がネチネチしていて、論旨が曖昧のため、読んでいて気分が悪くなるだけでなく、どのような返信をすれば相手が納得するのかを考えることに時間がかなりかかります。
他の仕事と両立できなくなってきました。
お礼
ありがとうございます！ どのようなメールを作成してもしっくりくなかったのですが、 回答いただきました内容を参考に先ほどメールを返信することが 出来ました。 とても助かりました。ありがとうございます。