ダブルブッキング対策

質問

社長のダブルブッキングに困っています。
　私の会社の社長は「管理ができない」＆「お客様にNOと言えない」ので社員一同振り回されています。
　一番困っているのが、お客様から「打ち合わせがしたい」と連絡がきた時に他の予定を考えずどんどん入れてしまうのです。
　しかもそれを担当に報告するのもよく忘れるのでダブルブッキングが多発しています・・・・。
　「予定が重複してしまうのでどちらかずらして下さい」とお願いしても「一回受けたので断れない」とそこは絶対に折れません。
　最終的には「じゃあオレが打ち合わせにでるよ！！」と言うのですが内容が分かっていないので事務の私を同席させ、分からないことがあるたびに私に調べさせます。一番詳しい担当は別の打ち合わせにでているので聞ける人もいない状況でいつもオロオロしてしまいます。お客様もイライラして社長より事務の私に苛立ちをぶつけてきます。
　いくら社長にこのつらさを話しても全く伝わりませんし、ダブルブッキングの打ち合わせ中は自分の仕事もできないので仕事がたまる一方です。最近はこの状況がストレスでダブルブッキングの日は会社に行きたくありません。
　皆様、アドバイスをいただけないでしょうか？

回答No.2

diode5

不況の時にはどこの社長も仕事を取ろうと必死です。社長の気持ちもわかります。
しかしお客様の信頼を損ねてしまっては本末転倒です。

さて、会社のスケジュール管理はどのようになっているのでしょうか？
パソコンを使ったものが普及していますが、いちいち起動しなければいけないので私は面倒に感じてます。
そのため、私の部署ではパソコンと並行してホワイトボードの日程管理板が現役で活躍しています。　メリットは誰もがすぐ見られる、すぐ書けるということです。
どこでもやっていることだと思いますが、色別の磁石を使ったりシート磁石を切ってマジックで書き込んだものを用意して磁石を貼るだけにすることで手間がかからないようにしています。
これを積極的に活用しましょう。　スケジュールに対しての意識が変わります。
毎朝、毎夕、朝礼などを利用して新しい予定を聞きだしてホワイトボードに反映させます。
もともと管理ができない方のようですから、これは質問者さんの仕事になります。
仮に社長が反対しても、正当性は質問者さんにありますから引き下がることはありません。　一目でわかるしお客様との大事な打ち合わせを円滑に進めるためだと主張しましょう。

その上でダブルブッキングが発生した場合ですが、やはり調整が必要になります。　調整ができない場合には他の方の助けを借りられないでしょうか？　担当者の上司または副担当などの方はいませんか。
参考にはならないかもしれませんが、私の部署ではスケジュールが重なった時、人員の割り振りを決めて対応しています。　さらに打ち合わせ中でも様子を見て退席し別の打ち合わせに参加します。

それから重要なスケジュールが詰まっている日には、より集中していつもより早く出勤するなどしています。　前日まで準備を終えていてもより万全を期すためです。
ダブルブッキングの前日には社長に一声かけましょう。　明日は打ち合わせが重なっていますが準備はよろしいでしょうか？　というのはどうでしょう．．．

お礼

たくさんのアドバイスをありがとうございました。一人で悩んでいただけに心あたたまる気持ちです。
　会社のスケジュール管理は弊社も基本的には「ホワイトボード」です。後は、社長対策として電話の横も卓上のカレンダーを置き、そこに書かれた内容もチェックしています。
　ご指摘のとおり管理のできない社長ですので、朝、昼後、帰宅前と毎日スケジュールの確認をしていますが、あまり相手にされず「特に変わったことはありませーん！！」と生返事をされています。（実際にはお客様の新規の約束が入っていても忘れている・・・）

　調整の件ですが、「他の方の助け」は得られない状況です。今まで何人か見かねて助けてくれた人は、皆社長にあきれて辞めてしまいました。
「重要なスケジュールが詰まっている日には、より集中していつもより早く出勤するなどしています。　前日まで準備を終えていてもより万全を期すためです。」←参考になります。いやだいやだと拒否していないでこの心がまえで頑張りたいと思います。

回答No.1

gh123-2009

出来れば専用の秘書をつけたいのですが、社長自らがそういうずさんな考えではどうにもなりません。

皆が共用できる何時でも見られる予定表を管理出来なければ致し方のないことです。
社長の責任は社長自身に取らせるより良い方法を見つけ出すことしかありません。

貴女が呼び出されて同行することは、業務命令の一つに入りますから、あきらめてその仕事を優先に他の事を誰かに任せられるように
これから手を打ってください。

お礼

「社長の責任は社長自身に取らせる」
そうですよね・・・。それができたらどんなにいいか・・・
ちなみに共有の予定表はありますが、社長のみが使用していません。

やはりこれは業務命令なのでしょうか？技術がやる仕事ですので明らかに私の職務範囲ではないような気がしています。自分の職務範囲を逸脱している上、専門外であるためにかえって会社に損害を与えてしまっていると思うのですが・・・

アドバイスいただいたように社内で私の仕事の振り分けをしてもらうように努力します・・・。