顧客データを複数のPCで共有したいです。

質問

従業員数5人程度の小さな会社で働いています。
今は１台のPC（winXP）とプリンターを接続しています。

この時代に…全て連絡、顧客の管理などは紙やホワイトボードを使って行っているのですが…
これからは情報などは全てPCで管理したいということになり、近々2台のPCを購入する計画があります。

他の従業員はPCに関しては知識がなく、私が任されることになりました。
といっても私自身もHPの作成やエクセルが少し扱えるくらいでほとんど知識はありません…。

これからは合計3台のPCで、顧客情報などのデータをどのPCからでも管理できるようにしたいのですが…

顧客の情報は、
日付・名前・住所・電話番号・担当名・コメント
くらいなのですが、いいソフトはあるでしょうか？

vectorなどで調べてみたのですが、複数台で共有できなさそうなので困ってます。社内LANの設定も必要と分かったのですが、社長に提案する際に具体的なソフトもあったほうが分かりやすいと思い質問しました。

無知で質問内容がおかしくなってしまってたら申し訳ないです。
みなさんのお力をどうか貸して下さい。

回答No.4

tag1701

＞全て連絡、顧客の管理などは紙やホワイトボードを使って行っている・・
ホワイトボードで行える範囲のものを電子化する必要性に疑問を感じます。
顧客情報に関しても、経理業務の様に連続性のある業務であれば電子化の
メリットは高いと思います。また顧客情報を蓄積する事によりその
データを分析し戦略をたてるというならば、それ相応のシステム構築を
すべきと思います。
また、それを使いこなす力量をつけさせるという作業も発生します。

私も小規模の会社で働いており、過去に似たような命令を受け、
小規模ＬＡＮの構築や共有型データベース（当然コストのかからない
フリーウェア）の導入等を行った経験があります。
探してみると結構あるんですよね。で、現在の規模と業務に合いそうな
ソフトを入れて運用するのですが、運用時点で作業が個人から
複数に変わり、結果作業者がついてこれずに断念。。というものも
ありました。

その経験から、まずはＬＡＮの構築を行い、蓄積をするべき顧客情報
を決めてエクセルにみんなで入力して、力量とクセをつける。
（エクセルの共有化は学習してくださいね）
こまめにバックアップをとっておき破壊に備える。
ホワイトボードは継続使用。（グループウェアはフリーで　グループセッションというものもあるので検索してみてください）

電子化はある意味便利ですが、企業規模によっては、かえって
非効率になることもありますので、ちょっとづつ試したほうが
良いのではと愚考致します。

回答No.3

某HN クロメート(Chromate)（@CoalTar）

自信を持ってはいえませんが、ACCESSは1台でほかのPCはRuntimeを入れれば入力・閲覧は可能だと思います。
Access データベースを共有する方法
http://office.microsoft.com/ja-jp/access/HA102791591041.aspx
より
Access 2007 アプリケーションを展開する
http://office.microsoft.com/ja-jp/access/HA102188641041.aspx

ちなみに、Excelで排他処理の共有なら問題ないですが、
「ブックの共有」で共有化するとファイルが肥大化して壊れるといわれています。

回答No.2

MRT1452

他の方も書かれていますが、PCでの管理を行うのであれば、
Access等のデータベースを構築した方が良いでしょう。

基本的に企業の重要なデータを扱う物に対し、個人が作ったフリーソフトを使うというのは、
少々問題がありますし。

複数台で共有するということになれば、データベース本体をサーバ(共有用PC)に置き、それを各PCからクライアントを経由してアクセスして閲覧するという形になるかと。

つまり、
データベース役のAccess(共用PC)－(リンクテーブルで繋ぐ)－データ入力役のAccess(各PC(3台))
という形になりますかね。

キチンとした企業アプリケーションであればOracle等のデータベースに特化した物に、プログラム言語を組み合わせた形でデータ管理をするのが普通ですね。
(最近ではWebを使ったシステムも多数ある)

ただ、電子化で一番問題なのは、どうすれば、顧客情報の漏洩を防げるかという部分。
もし、その3台のPCがインターネットにも繋ぐというようなPCであれば、セキュリティ対策を施しておかねば、信用問題になります(PC自体にも電子化媒体にしろ)。

それを考えた場合、Office関連では貧弱。
なので、ExcelやAccessを使うのであれば、管理を行う3台はインターネットに繋がず、独立したネットワークにするなどの対策をしておいた方が良いです。

まぁ、最良は、金を掛けても、システムとしてキチンと構築することです。

回答No.1

hayasi456

データーベースのソフトが良いと思いますが
アクセスが代表的です。エクセルでもある程度は出来ます。

年賀状作成ソフトや住所録ソフトはまさに安価・とっつき易そう・フォーマットが出来ているデーターベースのソフトと言えるかもしれません。
ほとんどの年賀状作成ソフトの住所録はエクセルに変換も出来るようです。
当然はがきの宛名印刷も簡単です。
データの検索、並び替えなども可能です。
http://www.nengasyotyuu.com/nenga/ncomparison/ncomparison_01.html#section03

複数台で共有　１
同じソフトを総てのＰＣにインストールして住所録をコピーするようにすれば良いでしょう。
エクセルに変換すれば利用範囲が広がります。

他のソフトでもいえますが入力間違いトラブルを考慮して大本のデータはしっかり管理して
置くことが必要です。
最初の入力はかなり労力を必要とするでしょう。
皆さんで項目、ルールを決め手分けして入力すれば比較的短時間で完成すると思います。
また、更新がされていないと不要なデータがどんどん溜まります。ご注意ください。

5001262 さんのＰＣに入っていたらよく見て検討してみてはいかがですか。
フリーの住所録ソフトもテストする価値はあるかも知れません。
http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/win/personal/address/

複数台で共有　２
複数のＰＣでネットワークを構築しファイルを共有するには結構知識が必要です。
書店に多くの本があります。またインターネット上にも
http://www.google.co.jp/search?q=%EF%BC%B7%EF%BC%A9%EF%BC%AE%EF%BC%97%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%81%AE%E5%85%B1%E6%9C%89&lr=lang_ja&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:ja:official&client=firefox-a
トラブルの対応も考えると専門家に頼んだ方が良いかも知れません。