エクセルの使い方（顧客リスト）

質問

現在、オフィスにて事務職をしております。顧客リストについて質問させて下さい。
クライアントを60名ほど持っていて、その方々の顧客リストの管理をしています。
管理する内容は、住所等の連絡先、緊急の連絡先、健康診断の日付やお誕生日、アレルギーなど、他にもまだありますが詳細を管理しています。
現状は、ただ、エクセルに入力し、タブごとに上記に上げたような項目を管理しており、それがすべて連動していないので、各タブに手入力でその都度情報を入力しております。そして、退去されたときに情報を削除する作業もしています。
何度も何度もコピーペーストを繰り返すうちに、ミスを起こしやすく、気をつけてはいますがデータがずれてコピーしてしまったり。。。など、ここ数年どうにかしたいと悩んでいます。
現状を改善したいと思うのですが、どうしていいのか分かりません。
昔にアクセスというソフトがある事を知りましたが、使いこなすに至っていません。

イメージでは、アクセスのように基本になるデーターがあり、そこから欲しい情報の一覧の抽出が簡単に出来るものを希望します。
どこかで、エクセルでもカード形式のようにして顧客データーを入力できるらしいと知りました。試したのですが、私の知識が未熟な為にできませんでした。

これ以上に顧客数は増えることはないので、有料のソフトを購入してまでとはおもっていませんが、エクセル等でも上記のようなものは作れるのでしょうか？
もし、可能ならば、詳しく分かりやすく説明しているサイトなどご存知でしたら教えていただけると助かります。
宜しくお願い致します。

回答No.5

kimamaoyaji

エクセルにある　FORM　機能を使えばその程度は簡単に解決できると思います。
FORMの使い方
http://kokodane.com/kihon9.htm

回答No.4

imogasi

質問で説明している、仕事の内容がよく伝わりません。なぜコピーペースとするのか、とか。
コンピュター処理を経験した人の、処理の区分けが、（未経験のため、）できてないからと思いますが
ーー
（１）顧客単位で、情報を表示して使ったり、修正（更新）したり、追加することで済む利用のようです。総数も６０名程度なら量的にも少なく手ごろな数でしょう。
毎日エクセルで、何人ぐらいの顧客の情報を触るのですか。
どちらかというと、こういうばあいはアクセスの方が適しているでしょう。VBAやSQL文を使わずのアクセスです。
（２）エクセルでもVBAを使えれば、顧客単位にシートに表示して、顧客の追加をしたり、更新をしたり、削除をしたり、プログラムを組めると思います。回答でも出ている、「カード型」の考えの、幼稚版のようなものです。
（３）Excel利用では、VBA使わずは、ビジネスで使うのは、適してないと思います。
（４）まずは、質問者に合った、出来合いの、フリーか低額のソフトを探すことでしょう。
＞エクセル等でも上記のようなものは作れるのでしょうか
作れると思います。しかし数日で１－２のサイトを読むようなことでは、実現しないでしょう。
エクセルの勉強やアクセスの勉強、VBAなどの勉強を、それに要する時間や努力を、見くびっています。それは、ひいてはソフトというも全体の低評価や質問コーナーで教えてもらえば済むよいう態度につながってます（－＞有料のソフトを購入してまでとはおもっていませんが・・。そこまでできる間の、作成者の勉強も含めて、相当時間と努力と費用（学費・書籍代など）がかかっているのです。
小生もエクセル関連に長く関心は持ち続けていますが、アクセスやVBAなど独学ではむつかしいように思います。周りに熟達した指導者がいて、常時指導を受けてやれば、数か月で、質問の点に限り、実現できるでしょう。
ーー
意欲をしぼませるようなことを書いたので、小生の試案を文章で書いてみます。質問者の現在の方式の延長線上で。初めから設計するなら、私ならこうしないでしょうが。
ーー
顧客マスターシートを１つ作る。今現在６０行程度とか。今あるシートを使う。
（A）新規
入力用紙を１シートを設ける。
収緑項目を、マスターと同じ列項目順に作る。縦方向に、各項目の見出し文言とデータ（２列）入力セルを対にならべて作る。
データ入力後、「完成ボタン」のクリックをキッカケにして、マスタ最終行のつぎに、１行全項目データを横方向に順にセットす（コピーでなく代入がよかろう）。
（B）変更
前記の（A.）のデータシートの目立つセルに、その顧客のデータがある行番号を入れる。
その行番号を使って、顧客の現状の行のデータを使って、前記の（A.）のデータシートの各項目セルに展開・表示する。
変更が必要な項目を修正して、、「完成ボタン」を押して、顧客マスタのその顧客の
行だけ書きかえる。
顧客氏名から行番号の割り出しは次の学習ステップとする。
（C)削除
初めから、全顧客に削除サインの「列」を設けて（追加して）おいて、削除するときは、決めた１文字を入れる。データは残す。
この方式はメリットデメリットあるのですが。
この方式は統計などの利用では、「存在しないものとする」考慮が要り、不便だが。
すっきり行抹消方式もあり得る。
ーー
（A)目新しい（学習が必要な）のは、シートにボタンを追加する。ボタンのクリックを捉える、ボタンを押すと、入力シートが開くVBA。やり始めは、手作業で新規データシートを開いても良い。
（B）ボタンを押すと指定行のデータを入力シートに（現状データ）を展開するVBA。
設計の初めの段階では、できるだけ手作業を残し、徐々に勉強して、VBAコードが判れば御置き換えていく、のをお勧め。
＾＾
（B）変更と似てますが「顧客氏名や顧客番号」からデータを１シートに展開する仕組みは
必要でしょう。

回答No.3

panacon

顧客の情報が多くて、シートを分割しているのではと思います。分割したシートに最低限の顧客名と会社名をコピペするので、手間も掛かるし、間違いもしてしまうのではと思います。これを予防するためには、コピペする必要をなくすことです。そのためには、シートの分割を止めて、ひとつのシートに1顧客1行のルールで、縦の列をたくさん作って、すべての情報を並べてしまうことです。ただ、こうすると、スクロールしたときに、見出しが見えなくなって、どの段の作業をしているか分からなくなりますので、顧客名や項目を見出しとして、いつも表示されるようにすると良いです。その方法は、表示のところにある「ウィンドウ枠の固定」を選んで、左列3列程度（顧客番号、会社名、名前程度）と1行名の見出しを固定してみてください。画面をスクロールしても、固定した部分はいつも表示されるので、ミスが減ります。

ここまでできたら、フォームフィルタを使って、1顧客ずつ抽出することもできますし、カードのように印刷したい場合は、vlookup関数を覚えて貰って、別のシートにカードのようなフォーマットを作って、ある場所に顧客番号を入力したら、この番号を参照してその顧客のすべてのデータがカードのあちこちに表示するようになるので、これに枠線を付けておけば、印刷して営業の人にあげることもできます。

回答No.2

kkkkkm

項目ごとにシートを分けるという管理の面倒な方法をとっているので、現状のエクセルでのやりかたを改良していくのは大変なことだと思います。
アクセスをお持ちでしたら、顧客リスト程度で操作が情報の一覧の抽出くらいでしたらアクセスで作る方が簡単です。
http://fk-plaza.jp/acs/KIS/index.htm
2003の画面ですが基本的に他のバージョンでもやることは同じです。
こちらでテーブルの作り方とフォームの作り方を見てやってみると意外と簡単にできますよ。テーブルを作ってフォームはウィザードがあるので選択肢を選択していくだけであっというまにカード型データベースが出来上がります。

情報の一覧の抽出はクエリを使うか、アクセスのバージョンによってはテーブルを表示した状態でエクセルのようにフィルターとか使えたともいます。

データはインポートを利用して現状のエクセルで各データを一行に収めてから取り込むといいでしょう。

回答No.1

mshr1962

>何度も何度もコピーペーストを繰り返すうちに、ミスを起こしやすく、気をつけてはいますがデータがずれてコピーしてしまったり。。。など、ここ数年どうにかしたいと悩んでいます。
コピー&ペーストは使うべきではありません。
あと、少なくとも年単位でのバックアップは取っておきましょう。
大事なデータなら変更前のバックアップもしたほうがいいですけどね。

>エクセルでもカード形式のようにして顧客データーを入力できるらしいと知りました。
こちらのことでしょうか？
・フォーム機能を使ってみよう　※EXCEL2007より前
http://allabout.co.jp/gm/gc/297800/
・Excel 2007でフォームからデータを入力する方法
http://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/relatedqa?QID=009376

VBAの勉強してるなら、こちらの方法もありますけど。。。
・Excel(エクセル)のワークシート上でのフォームコントロールの使い方を解説
http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1404/04/news037.html