「会議のアジェンダは事前にメールで送ってください」で本当に効率化するの？

質問

定例の会議（よろず困った時の駆け込み寺的な扱いになっている）が長いという指摘をうけ、次のような縛りを設けてみました。
・会議の目的を明確にする
・各自アジェンダは「解決したい内容」を明確にして会議の前にメールで出す

会議のすすめ方の本などではこの方法は常套のようですが、個人的に、これで効率化する確証が持てません。
何か、私の方で捕らえ方を間違えているのでしょうか？

私が確証をもてない理由は次の通りです。
アジェンダをまとめる労力がかかるので、会議が10分早く終わったとしても会議の前にアジェンダのまとめに10分かかっていれば同じじゃないかと思うのです。
また、会議の直前に他の人に依頼されたことを「わかりました。このあときいておきます。」と、会議で出すこともあるのです（そのタイミングで出さないと解決は１週間後になる）が、そのような問題も「まとまってない」という理由で切り捨てられてしまうようになるのでは？と心配になります。

回答No.3

Gletscher

会議が長くなるのは、ご自分でも書いているように、会議の目的と当日の到達点が明確になっていないからだと思います。
その場合は、アジェンダの事前配布は有効だと思います。

会議には、調整会議、伝達会議、決定会議、フォロー会議の４種類があることはご存知ですね？
それを明確にせず、決定会議のはずがフォロー会議になったり、意見調整に終始すると会議が長引きます。
決定会議なら30分で終わるでしょう。
調整会議が事前に済んでいればね。

>また、会議の直前に他の人に依頼されたことを「わかりました。このあときいておきます。」と、会議で出すこともあるのです

それは会議の目的が明確になっていないので、「ごちゃ混ぜ会議」になっている証拠ですね。

お礼

今回の会議方法の変更で、会議の目的が調整に絞られたように思えました。

その目線は抜け落ちていました。確かに、会議の本などには「会議の種類」が記載されていました。ファシリテーションや会議の本で復習しておきたいと思いました。
きっかけとなるご意見をどうもありがとうございます。

回答No.2

tommy1977

>アジェンダをまとめる労力がかかるので、会議が10分早く終わったとしても会議の前にアジェンダのまとめに10分かかっていれば同じ
→アジェンダのまとめは皆さんが一斉に揃う必要性は全くない
（会議の前にコレでいきます、という１枚出せばよい）ので、
２分で終わりますよね。これも効率化。
また、会議の項目すべてが同じウェイトではないので、並び変えることで、効率化。（誰だって疲れた頭で議論したくないわな）
ゴールが見えていればみなさん、やる気が持続しそうなもので。

>会議の直前に出される
→これもウェイトでしょ。最初にアジェンダが出そろっていれば、その質問がどのくらいのウェイトかどうかわかる。出す人は”緊急”とかいっても、それほどでもないものもあるし。
（例）あ、来週の花見の弁当、注文しとくん、忘れてもーてた。結局何人来るんやっけ？何たのもっか。注文今日までやんなー。焦んなー。→これ、どこに置きますか？来週じゃいけないでしょ。かといって、一番最初に出す議題でもないでしょ？でも、一番最後でもいいのかな？＜会議退出する人がいるかもしれないでしょ。人数だけは聞いておかないと。＞

切り捨てるにしても、順番を入れ替えるにしても、それ相応の理由を
つけるべきだと思いますし。

ま、個人的にはまとまっていないものに関しては、一番最後でよいと思うし、順番入れ替えるのであれば、依頼した人が、もともとアジェンダを出した人と交渉して入れ替えてもらう、っつーのが筋だと思うんよ。

お礼

回答ありがとうございます。
確かにおっしゃるとおりのことが起こりました。
＞最初にアジェンダが出そろっていれば、その質問がどのくらいのウェイトかどうかわかる。
アジェンダのまとめをしてメールした後に「まだあります」って出してくれた人がいました。
言われていた通り、その人自身にも会議に出席してもらい、その人のアジェンダは最初に調整することができ、その人は５分で解放されました。

回答No.1

ToshiJP

ではあなたは会議中に、10分使って全てを語るのと
パッと見た瞬間に全てをつかめる資料を配布するのと
どちらが参加者のために良いと思うのでしょうか？

会議中に議題について１から語るのはナンセンスです。
会議とは何かを決める場所であって、何かを語る場所ではありません。
事前に議題を知っていれば、会議までに考えをまとめる時間もあります。

タイトル、概要、決定策/改善案を提示し、意見を求めるだけで十分です。
反対意見がなければ、それで終了。
反対意見があるならそこで始めて話し合えばいいのです。

お礼

回答ありがとうございます。
おかげで会議が新しい形式になることで発生するストレスを１つ減らすことができました。
質問したときは、「会議前に全部のメールの内容を覚えておく必要があるなんて大変！」と思っていたのですが、この回答をいただいていたので「パッと見た瞬間に全てをつかめる資料」の重要性を感じ、アジェンダのメールを印刷して持っていけました。
実際参加者全員がアジェンダのメールを印刷して持ってきていたので、アジェンダについては「覚えてくるものではない」という暗黙の了解があったようです。