256列以上のデータを作成し、ワードで差込印刷をしたい

質問

エクセル２００３では列数が足りません。
行には個人名、列には項目名が入ります。項目は１年目の項目１、項目２、…、２年目の項目１、項目２、…と計６年分の項目を入れたいです。１年分の項目は５０以上あります。
で、作成したデータはワードの雛形に差し込み印刷を使って印刷をしたいです。
そこで、オープンオフィス・カルクでエクセルを開き、データを追記して保存しようとしたのですが、どの保存形式を選択すればよいのか、わかりません。
また、データはきちんとワードで読み込めるのでしょうか。
他に方法があれば教えてください。
エクセル２００７を職場全体に導入するのは、予算的に厳しいです。

回答No.10

enunokokoro

No.4です・
No.3の補足にあるPDFファイルを見る限り、私が示した方法でも可能と
思いますが。

児童の名前がA列にあるとしてA2が最初の児童名になりますよね。
B列に学校名、C列に学年をおきます。C2からC7までを1～6年で児童一人
分にします。A7に2番目の児童を配置しておけばあとは繰り返しで済む
と思いますから。

これを差し込みするときに、学年が1年生なら学年関係の部分で1にだけ
差し込むようにして、6年生なら1～6までに差し込みします。
差し込む方法は、[ NextRecord ]フィールドと[ If ]フィールドなどを
使うことで可能かと思います。

ただ、このような差し込み形式にする理由がよくわかりません。
学年ごとに児童の学級も変わるでしょうし、評価する人も管理する人も
変わりますよね。そうすると「指導に関する記録」はどのような管理で、
成績表やその他の記録との統合性なども考慮しないとなりませんよね。
「指導に関する記録」だけを6年間一つのファイル上の一つのシートだけ
で管理するのもどうかと思いますし、入学年度ごとに切り替えするとは
思いますが、シートで管理するのかファイルで管理するのかでも、この
記録を意味するところが違ってくると思います。
一元管理をしていると思いますので、もっと広く考えてはいかが。

差し込みをするにしても、基本書式を元にした空白部分だけに差し込み
データを年度ごとに差し込むのか、そのつど一からすべて差し込むのか、
今後の管理やデータの差し込みかた、児童ごとの管理なのか学年ごとの
管理なのかなど、データの基本的考え方を見直したほうがよいような気
がします。

回答No.9

koko88okok

No.3です。

> ワードの雛形とは、これです。
http://www.mext.go.jp/b_menu/houdou/13/04/010425/syou02.pdf​
> 自分が考えているのは、
> １年生のデータをエクセルで作成（これは通知表との兼ね合いもあります。通知表がエクセルです。）し、差込印刷。
> ２年生では、１年のデータに加え、２年のデータを追記し、印刷。（つまり、１年で作成し、印刷したものは処分します。）
と、随時データを追記していきたいです。

ご提示の雛形を拝見した限りでは、１マスのサイズが小さいようなので、差し込みフィールドを挿入した時点で、表が崩れてしまうと思います。
（差し込みデータのほとんどが数値なので、差し込み後は表が戻るような気がしますが、・・・）
少数のデータで試されることをお勧めします。

差し込み印刷に使用するデータであれば、１年生、２年生、・・・、６年生 をシートごとに作成した方がよいと思います。
（仮にできたとしても、横方向に展開した場合は、後日、修正する必要が出てくると思います。）

差し込み印刷に使用するデータ表の作成時は、下記URLのような注意点があります。
　「Excel住所録 作成の落とし穴--こんな住所録作っちゃイカ～ン」
　http://kokoro.kir.jp/know/meibo.html
　「4つの落とし穴　正解はコレ！」
　http://kokoro.kir.jp/know/meibo2.html

なお、差し込み印刷には、「差し込み印刷ウィザード」と「差し込み印刷」ツールバーを使う方法がありますが、「差し込み印刷」ツールバーを使う方法の方が分かりやすいと思います。
　「Word(ワード)講座 応用編：文書中への差し込み印刷」
　http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word/ouyou/w-sosi2.html
　「差し込み印刷」
　http://katori.cc/studyexcel/excel/sasikomi/p-1.htm

回答No.8

CaveatEmptor

私立高校に勤めています。

簡単な方法としては年度ごとにシートを分けて、それぞれから差し込み印刷をする方が簡単だと思います。ただワードの雛型入れるよりも、エクセルのシートで同じような表を作り、そこに関数のvlookupを使って引っ張ってくる方が簡単ではないでしょうか？

エクセルだけで処理するとして、マクロが使えれば、年度が違って名前の順番が異なっても、データをそれぞれの表の箱(セル)に入れていくのは簡単です。

回答No.7

imogasi

エクセルの列が２５６列しかないのは、良く知られている。
だからデータを扱う（入力する）までに良く考えて、シート設計をすべきなのだ。そしてたとえ差込み印刷をするにしても２５６項目以上の有る表を作っても誰も見ないのではないか。
＞オープンオフィス・カルクでエクセルを開き
何のことやら。
利用上の両者の関係は？
＞どの保存形式を選択すればよいのか、わかりません。
なんのことやら。
別ソフトでデータを入力したら、ややこしくなるだけでは。
ーー
エクセルを仕事に使うにはＶＢＡのプログラムを作れる必要が有ると私は思う。
質問者の現在のレベルでは、質問の件の解決は不可能でしょう。
たてのものを横にしても。
誰かエクセルやシステムに詳しい人を（外部にも）探して、指導を受け、根本的に考え直さないと、ダメと思います。
＞エクセル２００７を職場全体に導入するのは
全員が２００７で無いと（２５６列以上使えないと）ダメな理由がわからない。

回答No.6

tom04

こんばんは！
No.1です！
どのような形で差し込み印刷設定をされているのかよくわかりませんが・・・
通常、Wordの差し込み印刷ではフィールドの挿入は列方向の項目だとおもいます。
256を超える項目が必要なのでしょうか？
データそのものがどのようなものかよく分からないのではっきり申しあげることは困難ですが、
行方向にレコードを増やす方法が一般的かと思います。
これだと、2の16乗分＝65536行までは対応できるはずです。

どうしても1Sheetで！ということであれば、No.5さんが回答されていらっしゃるように
行列を入れ替えてコピーし、そのデータを差し込み印刷する方法が一番簡単かと思います。

これまた、的外れの回答なら読み流してくださいね！m(__)m

回答No.5

oumitakuma

難しい問題ですね。
一番簡単そうなのは、行と列を入れ替えるのが一番早いかとは思います。
（コピー機能で簡単に出来るので）

それかやはり、シートを増やすかになってしまうでしょう。
アクセスの場合は、データをインポートした跡に
そのデータベースと外部リンクを張ってピポットテーブルで展開すれば
いつでも必要なデータがEXCELで見れる気がします。

回答No.4

enunokokoro

単純に1年分を項目数として列を用意するだけでよいのでは？

年が変わった場合に項目が別の差し込み範囲になるのなら、条件付けで
差し込みをすればよいのですから。
例えば年の列をフラッグのように用意しておいて、そのフラッグを条件
にしてIFフィールドで振り分ければ済むような気がします。

条件が違いますが、過去ログの差し込みも参考になりませんか？
「差込印刷で顧客別に複数行のデータを印刷する方法で困っています」
http://oshiete1.goo.ne.jp/qa2844223.html

回答No.3

koko88okok

Wordに差し込む項目は256以上もありますか？
Word文書の内容が分かれば、別の解決策があるかも分かりません。

なお、「オープンオフィス」でも「差し込み印刷」は可能のようですので、試してみられたら如何でしょう？

「オープンオフィスの使い方」
http://www.ne.jp/asahi/pa/sta/openoffice.html

補足

ワードの雛形とは、これです。

http://www.mext.go.jp/b_menu/houdou/13/04/010425/syou02.pdf

自分が考えているのは、
１年生のデータをエクセルで作成（これは通知表との兼ね合いもあります。通知表がエクセルです。）し、差込印刷。
２年生では、１年のデータに加え、２年のデータを追記し、印刷。（つまり、１年で作成し、印刷したものは処分します。）
と、随時データを追記していきたいです。

回答No.2

nori_007

何だか根本が間違っていると思います。
余りエクセルに頼らず、アクセス、もしくはファイルメーカー等、データベースソフトを検討された方が良いと思います。

ワードの雛形に差し込み印刷との事ですが、50項目6年分差し込むですか？
思うに、特定のデータを抽出して印刷したいじゃないでしょうか。

何で、オープンオフィスが出てくるの？
エクセル2007を職場全体に導入するとの事ですが、エクセルでなくアクセスの方が良いと思います。ちゃんとシステムを作って頂きましょ、自分で何とかするならファイルメーカーにしましょ。

色々調べてみてください。

お礼

ありがとうございます。
自分としては、職場の方たちのスキルを考慮し、慣れているエクセルでデータを追記していくほうがいいのかな、と、思いまして。
アクセスも検討したのですが、自分が扱ったこともなく。
素人集団ですので、現状のスキルと低予算でどうにかできないものなのかなと、思ったのです。
やっぱ、難しいですかね。。

回答No.1

tom04

こんにちは！
回答になるかどうか分かりませんが・・・

そのデータはどうしてもひとつのSheetにしないとダメなのですか？
1年分を1Sheetにして、6年分あるのなら6Sheetまでのファイルとしては
作業が出来ないのでしょうか？

この程度の回答しか出来ませんが、的外れであれば
軽く読み流してください。m(__)m

お礼

ありがとうございます。
ワードの雛型には、データを追記した状態で表示したいのです。
１年目、２年目、…と。
その場合、シートを替えると、新規にフィールドを追加するようになってしまわないんでしょうか。。