Word２００３差込印刷（雛形選んで）

質問

Word2003とExcelを使って差込印刷をしています。
しかし、Wordの雛形が複数あり、
効率的な方法を探しています。

現在、Excelで

001 A
002 B
003 A
004 C
（A,B,C　が雛形名です）
のようにデータ番号と雛形を入力してありますが、
今は雛形の自動切り替えができておらず、
１）Excel上でデータを絞ってWordで差し込み
２）データごとにファイルを作成し、保存
２）複数の差込結果をまたデータ番号順に並びかえる　
　　※この手作業が結構大変なのです。
をやっています。
なにか効率的な方法はありませんか？
教えてください。
よろしくお願いいたします。

回答No.6

enunokokoro · ベストアンサー

http://oshiete1.goo.ne.jp/qa3411461.html
こちら↑の[ INCLUDETEXT ]フィールドを使用した方法は、試されたり
理解されたりしたのでしょうか？

基本的には[ INCLUDETEXT ]フィールドに挿入するWordの雛形ファイル
を、差し込みしたいファイルと同じフォルダに保存しておき、そこから
ファイル名とブックマーク名を指定します。Excel側の差し込みデータ
にブックマーク名を入れておき、[ INCLUDETEXT ]フィールドに配置を
することで新規文書への差し込みで、ブックマークされたWordの雛形が
各セクションごとに配置されます。

＞※賞にあわせて背景画像が違っていたり、
＞　レイアウト全体についているフレームの感じが違ったり、
＞　差し替えデータ以外の体裁がすでに、違っています。
このWordで作成された雛形の背景としての画像は、ヘッダーとフッター
には置かないこと(折り返しを[背面]にしておく)。
[ページ設定]は差し込みファイルと同じにしておくこと。
画像などは[アンカー]を固定し、[文字列と一緒に移動する]設定を解除
すること。
賞に合わせて入れると思われる[名前]の差し込みデータは、配置された
その他の差し込みの段落には置かず、テキストボックスもアンカーなど
を固定する画像と同じ設定をすること。

上記の主な設定をすることで[新規文書への差し込み]をしても、設定を
したレイアウトが崩れにくくなります。
文章だけの説明では理解しにくいとは思いますが、ココでは回答者個人
のサイトを紹介できませんから、画像付きで直感的に理解できる方法が
提示できませんから、何度かトライしてWordのスキルを上げてください。
どこかのサイトで、質問に関係するようなものの手順を載せているもの
があれば良いのですが、探し方が悪いのか、私の力では見つけることが
できませんでした。

それから、私は専門家でもインストラクターなどの経験者でもないので、
スキルアップのために回答をしている一般人なのですから、難しいこと
は回答できません。
お互いに検証しあったことをやり取りして、作成したい文書ができれば
と思って回答しています。ですから、できるだけ具体的な内容を載せて
いただかないと検証できないので、回答として具体的に説明している私
のためだと思って、面倒でも細かいところまで困っていることを載せて
ください。そのほうが助言もし易くなります。

お礼

enunokokoro 様

いろいろなアドバイスありがとうございました。
＞http://oshiete1.goo.ne.jp/qa3411461.html​
＞こちら↑の[ INCLUDETEXT ]フィールドを使用した方法は、試された＞り理解されたりしたのでしょうか？

ですが、まだ、試せておりません。
今週末にでも、おちついてじっくり試したいと思います。

また、わからなければ、
このサイトにできるだけ具体的に
質問をさせていただきます。
引き続き、よろしくお願いいたします。

回答No.5

enunokokoro

ANo.4 で補足された内容だけでは、私の訊ねたことには補足されません
でしたね。Excelで雛形のシートが別々にあり、それを指定したいのか、
画像として用意されているものなのか、Wordの雛形用ファイルなのかで
違ってきます。

Wordの雛形ファイル以外では、レイアウトをするには難しいものがある
と思います。
理由としては差し込みの位置や雛形のサイズが、Wordのページ設定した
範囲の希望した位置とサイズで挿入できるか保証がないことです。
また、賞状のような場合だと名前の差し込みを特定の位置にすることも
あると思いますが、この場合だともっと難しいと思います。

どうしても名前も雛形の上に差し込むのならば、雛形の名前を置く位置
を固定させ、特定の段落にアンカーを固定したテキストボックスを用意
して、その中に名前の差し込みをします。
このテキストボックスを既定の位置に配置して、新規ファイルへの差し
込みをすることで可能だとは思いますが、希望通りのレイアウトになる
とは限りませんので、保障はしません。

いろいろと試行錯誤して検証してみてください。

補足

enunokokoro様
補足が不足しており、申し訳ありません。
＞Excelで雛形のシートが別々にあり、それを指定したいのか、
＞画像として用意されているものなのか、
＞Wordの雛形用ファイルなのかで違ってきます。

今回はWordで複数の雛形をつくり、
データがExcelに入っていて
これをWordの差込印刷で１つにしたい　と思っています。

Wordの雛形を切り替えて、差込印刷をしたい
のですが、何かいい方法を教えていただけませんか。

よろしくお願いいたします。

回答No.4

enunokokoro

雛形はExcelで用意しているものですか？

1文だけを差し替えるものなのか、賞状みたいな1ページ分のレイアウト
を差し込みと同時に入れたいのかでも、まったく違った答えになるので
そのあたりを具体的にしたほうが良いと思います。

とりあえず、希望のものとは違うかもしれませんが過去ログの私の回答
が参考になりませんか？
http://oshiete1.goo.ne.jp/qa3411461.html

補足

enunokokoro　様
アドバイス　ありがとうございます。
確かに、説明が不足しておりました。
今回やっているものは、
1ページ分のレイアウトパターンとして
数種類存在しており、
一行だけを差し替える　というものではありません。

※賞にあわせて背景画像が違っていたり、
　レイアウト全体についているフレームの感じが違ったり、
　差し替えデータ以外の体裁がすでに、違っています。
また、
​http://oshiete1.goo.ne.jp/qa3411461.html
参考にさせていただきます。

回答No.3

banzaiA

そうなのですよね。雛型が違うというのは、全体のレイアウトは同じで一部分（の表現つまりコメント）が違うということなのですね。

コメントの列を作成して
　９０点～１００点の人には、「優秀賞」　
　８９点～８０点　の人には　「合格おめでとう賞」
　７９点以下の人には、　「あと少しがんばりま賞」
などと入力しておいて、コメントも一緒に差し込み印刷すればいかがですか？

または、
差し込み印刷のword側に
if （データ＞90） then ”優秀賞”
else　if （データ＞80） then ”合格おめでとう賞"
else　 ”あと少しがんばりま賞"
などと 条件判断の
if ～ then ～ else ～
の構文を入れればいかがですか？

処理のイメージです、
たぶんこのようなことで、あなたのいう雛型をたくさん作成する必要はありません。
データによって印刷するコメントが違えばいいのですから。

回答No.2

k-josui

多分・・・・無理ではないかと思います。
Excelデータはあくまでもデータであり、メインはWordだからです。
まずWordの雛形があり、そこにExcelデータを差し込むわけですから、Excelのデータが来た時点で、別のWordファイルに切り替える事自体無理があると思います。
これはAccessの分野だと思われます。

補足

k-josui　様
書き込みありがとうございます。
＞これはAccessの分野だと思われます。

とのこと。
Accessの場合、どうすればいいのでしょうか？

※Excel→Access　というのはできそうな感じです。
（でも、本当はしたくありませんが。。。。）

また、教えてください。
よろしくお願いいたします。

回答No.1

banzaiA

回答ではなく補足説明をお願いします。

雛型ＡとＢとＣは、全く違うものですか？
差し込み印刷するときに、
　　ある値がある条件のときに印刷する雛型
　　それ以外の条件のときに印刷する雛型
というものではないのですか？

それに
＞１）Excel上でデータを絞ってWordで差し込み
の１）は理解できるのですが、
＞２）データごとにファイルを作成し、保存
＞２）複数の差込結果をまたデータ番号順に並びかえる　
は何をするためにデータごとにファイル作成保存するのか、
複数の差込結果をまたデータ番号順に並びかえる必然性というか
なぜそれが必要なのかが分かれば
皆さんからのヒントも聞けると思います。

補足

banzaiA様
書き込みありがとうございます。
イメージとしては。
テストの点数によって、
使用する雛形が違うという感じです。

１００点満点のテストで
９０点～１００点の人には、優秀賞　
８９点～８０点　の人には　合格おめでとう賞
７９点以下の人には、　あと少しがんばりま賞
のようなイメージです。

そして、Excelで差込印刷したあと、
封入して、発送する時にもこの元データを使用しているので、
できれば、Excelの順番に差込印刷結果を印刷して、
手作業で印刷物を並べ替える　という作業をしたくないのです。
※ミスを防ぐため、同じ順番で並んでいるExcelを使いたいと
　思っています。
何かいい案があったら教えていただけますか？