海外出張の手配にどこまで個人の希望を反映させますか？

質問

私の職場では、一スタッフの希望で出張手配が二転三転してしまいます。

時刻表上ほとんど不可能とか、家に帰って寝る暇もない、というほど過密スケジュールを組んでいるわけではありません。ただ「家が遠いから」とか「疲れるから」とかいう理由がまかり通り、高くても自分に都合のいい便にしようとゴネたり、私に頼み込んだりするのです（私にそんな権限はないと知ってるはずなのに…）。他にも、朝早いのは嫌、乗り継ぎは嫌、日系便がいい、帰路便の出発は遅い方がいい（観光目的）、自宅から近いから羽田がいい、などなど。。コスト感覚の甘い人が多いみたいで勝手し放題です。（これまでは多少の余裕があったのでしょう）

私は彼らにあまり強く言えない下っ端なのですが、振り回されてばかりでも仕事が進まないので、上司経由で伝えてもらうようしているつもりです。が。上司もこれまた煮え切らない人で、部下にビシっと言えない、、だからまた我侭を言う人が横行して、悪循環が続いています。

普通なら、まずは出張先でのスケジュールありき、それからコスト面や安全面を鑑みてフライトなどを手配するものではないかと思うのですが、違うのでしょうか？？個人の希望が優先されるのが当たり前？？私はわりとコストにうるさい会社の出身なので、もしかして自分が細かすぎるだけなのか？と不安になったりもします。他の会社でもこういうことは日常茶飯事なのでしょうか？？

ご意見、皆様の会社ではどのようにされているか、などをお聞かせいただけますと参考になります。宜しくお願い致します。

回答No.1

jess8255 · ベストアンサー

旅行会社経営者です。部下の出張はお客様にお供する添乗業務が大半なので、自分の我侭が通すことはありません。しかし顧客企業からの出張旅行では出張者との打ち合わせで、個人的な希望を聞かされることがよくあります。

その内容は、やはり観光や買い物などが出来やすいスケジュールを組んでくれ、というものが多く、「いったい会社はそれを許しているのだろうか」と疑問に思えます。仕事が終わり次第に帰国する、なるべくコストを切り詰めた日程を組むのが出張者の義務ですし、私の会社もそれに対してさらなる提案をするのが指定業者の役割だと思います。

自分のマイレージを増やしたいので、会社指定の外国航空会社ではなく、日系航空会社にしろ、1日長く滞在したいので本来の帰国便は満席だということで口裏を合わせてくれ、など無理な要求もあります。旅行会社とすると指定業者でありながら、コスト増に加担することに良心の痛みを覚えますね。

あなたのお立場にも同情します。商社や金融会社では出張の機会が多いので、ご担当者もかなり専門的知識が豊かです。これに対してそう海外出張の機会の多くない会社では、暗黙のうちに「せっかくの機会だから、多少の我侭は聞いてやれ」という風潮があります。いずれ自分も恩恵に与れるという意識もあるのでしょう。そういう上司がいらっしゃると、おなたもさぞかしお困りですね。

上司、あなた、そして旅行会社で、海外出張取り扱いについて打ち合わせの会議を開催してはいかがですか？ そして出張者本人との打ち合わせは可能な限りに少なくすることで、個人的我侭に引きずられないようにすることも大事ですね。日本はこれからますます景気が悪くなります。出張経費の削減は当然のこと。そして不要不急の出張は少なくし、短い時間で初期の目的を果たして帰国することが企業で働く人の義務でもあります。

まずは上司にあなたの思いのたけをぶちまけてみて下さい。成功をお祈りしています。

お礼

詳しくありがとうございます。他でもある例なのですね…。大変参考になりました。残念ながら上司はあまり頼りになりませんが、旅費削減が求められているのも確かなので、何とか良い解決法を見つけたいと思います。

回答No.3

crivelli45

個人の希望もあるでしょうから、（便の指定や会社の好み、ホテルの好みなど）弊社では全部個々人で手配します。
手配内容の承認は必要ですが、予約等の代理手配をする人はいません。

コストは、宿の場合は上限設定がありますが、飛行機の場合はありません。海外の航空機を定価で手配する人はまずもっていませんが、あまりに高いと「いい加減にせぇよ」といわないといけないので、領収証は必須です。

コストが重要なことは、塵も積もれば・・でよくわかります。でも、自身も出張する身としては、ホテルの立地、飛行機の時間（とそれに伴うホテル内や喫茶店などでの空き時間のデスクワーク調整）はコストよりも重視します。人が動いている時間もコストに該当するので、できるだけ効率的かつ体力に負担のかからない動き方がしたいのです。

自分の活動時間＝コストであるという認識がある人であれば、個々の費用の金額がコストであることも理解しているだろうのであまり大きな問題にはなりませんが（高いけど、その便やその宿を選ぶ必要があったのね、とみなされる）、そういう意識の徹底は、トップダウンで、かつその意識を徹底される仕組みや規則が存在しないとなかなか難しいでしょうね。

お礼

ご回答ありがとうございます。もちろん効率的かつ体力に負担のない方法を選びたいと思います。ただ、明らかに観光目的だったり日当目当てだったり、早起きが嫌なだけだったりするのは、社会人としていかがなものかと…。

回答No.2

mat983

出張に行く前に計画書を上司に提出し判をもらえれば、それで通ってしまいます。
事前に旅行会社と詰め、了解後に手配します。
ですから自分に厳しい人と、そうでない人に分かれます。
その担当者という人は存在しません。

お礼

ご回答ありがとうございます。厳しい人とそうでない人に分かれる…どこでもそういうことはあるんですね。