「差し込み印刷」で使う「アドレス帳」の名前順位を変えられますか？

質問

「Word」差し込み印刷で作成した「アドレス帳」についての質問です。　「アドレス帳」の名前の順位は変えたくない。だがしかし、入力洩れがあったり、名前の追加があったりして、アドレス帳の修正が必要になります。　
そこで次の３点ができるのか、教えてください。
　１) 例えば、名簿の５行目の人を６行目に、６行目の人を５行目に、のように順位の入れ替える。　
　２）３行目でも、１０行目でもいいのですが、任意の行に、追加入力が出来ますか。　　
　３）任意の行でデータ削除をするには、どうするのか。　削除した行は次行が繰り上がって埋まってくれますか。　　
名前の順位にこだわるのは、町内会の名簿を作る時を想像してください。家の並び順、即ち、その家の住人-名前で作りますよね。従って、昇順・降順などは使えないと思っています。

回答No.2

gyouda1114 · ベストアンサー

質問の趣旨が今一つ理解できませんのでお求めの回答はできませんが次の点について回答します。
《名前の順位にこだわるのは、町内会の名簿を作る時を想像してください。家の並び順、即ち、その家の住人-名前で作りますよね。従って、昇順・降順などは使えないと思っています。》

作業列を使って家の並び順にナンバー（番号）をつけてそれをキーに並べ替えをすれば昇順でも降順でも並べかえられるますよ。

お礼

お説のように、差し込み印刷に、無関係の項目欄に、仮ナンバーを入力し、昇順・並び替えして、差し込み印刷を行います。どうも有難うございました。

回答No.3

koko88okok

> ３）任意の行でデータ削除をするには、どうするのか。　削除した行は次行が繰り上がって埋まってくれますか。

可能です。

「差し込み印刷」ツールバーの「差し込み印刷の宛先」(2007ではアドレス帳の編集)をクリックするとすべてのアドレスにチェックが入った一覧表が表示されます。

差し込みしないアドレスのチェックを外すとそのレコードを飛ばして次のレコードが差し込まれます。

1)、2) については、差し込み印刷を開始する前に、アドレス帳で変更する必要があると思います。

標準のアドレス帳は通常「アカウント名」－「マイドキュメント」－「My Data Sources」フォルダにあります。

回答No.1

noname#99913

アドレス帳を直接開けばできます。たとえば、アドレス帳のデータ形式をワードで作ったのであれば、ワードの表形式でアドレス帳が作成されていますので、ワードの編集機能で、行の削除・挿入・移動ができます。

お礼

今回、アドレス帳を作った時、アドレスの入力を終わり、「名前を付けて保存」すると拡張子が、「mdb」になっており、ファイルが開けなくて、今回の質問になりました。　「mdb」でも差し込み印刷には支障ありません。
今後の、メンテナンスを考えて、「address.doc」でアドレス帳を作りなおしました。「address.doc」であれば、追加・削除・並び替え等、問題は、すべて解決しました。
回答して下さった皆様に感謝します。有難うございました。