事務の電話対応で相手の声が聞き取れない

質問

こんにちは。
わたしは大学生で、今日から新しいバイト先に研修にいきました。
主な内容は事務・雑用なのですが、電話を取って担当の人に回すことが頻繁にあるのですが、
もちろん取り次ぐ際に相手の会社名等と名前を伝えます。
しかし、わたしは普段から相手の話をよく聞き返すほうで、電話でも聞き取るのが難しく、何回も名前を聞いてしまい相手の方に不快な思いをさせてしまうことが何度かあったように思います。（相手の方によってはとても快く答えてくれますが）

そこで、
すんなりと聞き取れるコツのようなものがあればぜひ・・！
おしえていただきたいです！
そんなものないのかなぁ・・と思いつつ質問しています。

あとは慣れでしょうか・・がんばります◎

回答No.3

natto5338 · ベストアンサー

長年事務職をやっていますが、それでも電話で初めて聞く相手の名前や会社名を聞き取るのは、なかなか難しいものです。

参考になるかどうか分かりませんが、私がやっているのは以下のような事です。

１．電話の受話音量を上げる
会社の電話がどんなタイプのものか分かりませんが、ちょっと普通の人よりも耳が遠いようであれば、受話音量をあげると、少しは聞き取りやすくなると思いますよ。

２．顧客や取引先のリスト等があれば、それを見て名前や会社名を覚えておく。
全く知らない名前・社名を聞き取るのは難しいですが、あらかじめ電話をかけてくる頻度が高い方や業者名を覚えておくと、スムーズに聞き取れることが多いです。
もしリストが無ければ、聞き取れなかった相手の名前は、電話を取り次いだ人に確認してメモして、自分でリストを作成するのも良いですよ。

あと当然ですが、NO.1の回答者様もおっしゃっているように、きちんとメモを取りながら電話を受けるという事も大切ですよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。

音量をあげる、というのは最初忘れていたので、最近使ってみました。
少し聞き取りやすくなった気がします。

リストのようなものはないみたいです；
ただ、何回か対応したな、という相手先はあるのでその辺を覚えていくことは有効かもしれないですね。

参考になりました、ありがとうございました！

回答No.2

noname#116235

念のため、お医者に行って、きちんと聴力検査を受けておいてください。その結果を踏まえて対策を考えるのが正しいと思います。

お礼

毎年健康診断で聴力検査をしますが特に以上はないみたいです。
ありがとうございました。

回答No.1

oosaki

コツというより基本ですが、メモしたら如何でしょうか？（直ぐに取り次げるなら１と２だけメモ）
はじめは会社名を聞き逃さずメモする。
最後に、確認で名前を聞きメモする。これで２回ですみます。

１）どこの
　　ＮＴＴレゾナント株式会社

２）だれから
　　rswkjf　様

３）だれあてに
　　あの人さん

４）どんな要件？
　　「事務の電話対応で相手の声が聞き取れない」の件

５）どうして欲しい？
　□掛け直します
　■電話下さい（08-****-2224）
　□お伝え下さい

まあ、ご自身も感じているとおり、あとは慣れですよ。
まだ始めたばかりですから肩の力抜いて下さい。

お礼

ご回答ありがとうございます。
メモはとるようにしています。
少しは慣れてきて、以前よりは緊張せずに電話に出ることができるようになりました。
まだ聞き返すことは多いですが；
丁寧にありがとうございました！