スケジュールを立てるのが下手な私にご指導下さい。

質問

事務ですが結構することがあり、細か目に予定をたてたい方です。
そうすると予定をたてるのに結構時間がかかります。
例えば、この日は給与計算の日、この日はタイムカードや給与の袋の準備の日、送り状見直しの日とかです。
それが結構めんどうです。時間がかかります。
それに、予定表どおりに事が進まないと、予定表を見なくなってきます。
さっと予定表が作れて、予定表を見ながら仕事したいのですが、
ルーズでめんどくさがりの私はついつい予定表を無視してしまいがちです。
昔から、1年の手帳を買っても3日しか書き込まない人間です。
皆さんはどのようなやり方で予定表を作成し、それを活かして仕事をされているのでしょうか？
うまくできないおろかな私にご指導をお願いします。
実は、仕事がたまって困っているところです。
何とかしたいと真剣に考えています。
教えてください。

回答No.3

saltmax · ベストアンサー

多くの職種が拘わる作業には私たちは工程表を使います。
どの業種が何時から作業ができるか、何時までに終わらなければならないかを
表にしたものでバーチャートとネットワークがあります。
バーチャートなら簡単だと思います。
横軸に月日をとり、ジョブのスタート日と終了日を結んで一本の線で表します。
こんなイメージです。　
http://www.e-sousei.com/archives/2006/05/18522.html
仕事の予定を組むのにも使えるでしょう。

ソフトで販売しているものもありますが
フリーのエクセルテンプレートもあります。
参考：らくらくエクセル工程表
http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se380357.html
もちろん手書きでも十分です。

ルーティンのジョブはどんなものがあるか
ジョブの必要日数は何日か
ジョブは最早で何時スタートできるか、最遅で何時スタートすれば間に合うか
何かのジョブが終わらなければスタートできないジョブがあるかなどはしらべておきましょう。
それらを日にちが決まっているジョブを記入し
あとのは締日から逆算して一つのジョブを一行づつ使って記入していきます。
当然日曜祭日は抜いて実作業日数は計算します。
ジョブの最早スタートから終了まで日曜祭日を除いて5日あって
必要日数が3日なら余裕は2日ということになります。
社内や個人の行事があるときは工程表に記入してジョブの日数計算をしてください。

予定表を書いても予定通りいかないことはあるでしょう。
大事なのはジョブが予定より何日遅れているのか、早いのかを把握する事です。
遅れていれば残業が必要なのか、何か他の手を打たなければいけないのか、
進んでいれば他のジョブを前倒しするのかどうか
遅れがあれば何かアクションをして予定に戻すのが管理をするということです。
PDCA（Plan－DoーCheck-Action）
計画するーやってみるー検査、評価するー対策する
できない計画してもしょうがないのでやってみて駄目なら
計画の変更も必要です。

月間の予定表は翌月と一週間ダブらせて書くと使いやすいです。

お礼

コピーしてじっくり読んでいます。
詳しくありがとうございます。とても参考になります。
わざわざURLまで貼っていただきとてもうれしく思っております。

回答No.2

sweet10dia

予定表通りに仕事が進まないのは普通だと思います。
丸一日、一つの仕事に従事できる訳ではありませんから。
それに予定表って、あくまで『予定』なので、その通り進めなくてもいいと思います。
それよりも臨機応変に対応できるように余裕をもって仕事をすることが大切です。

どのくらいの規模の会社か判りませんが、
給与計算、タイムカード・給与の袋の準備は流れから行くと、給与〆日を起点に考えるといいと思います。
まずタイムカードは〆日の翌日から使用するので、それまでに準備が必要です。
一日で全部を用意するのではなく、空いた時間を利用して何日かに分けて部署ごとに作ってははどうですか？
給与袋も同様です。
計算が終わる頃には準備できてないといけないので、空いた時間に作っておくといいと思います。
給与計算が終わった時には、タイムカードも給与袋も準備できている状態にしておくといいでしょう。

給与支給日の前々日を締め切り日と決めて、予定を立ててください。
前日は確認日に当てます。
給与〆日から支給日まで何日あるのか分かりませんが、〆日以降に計算・タイムカード・給与袋の準備を全てやろうとすると計画倒れになりそうです。

送り状の見直しは月に一度ですか？
結構な量なのでは？
これも分けて処理するといいと思います。
例えば、週一回とか、手が空いている日にするとか。
溜めてすると大変ですが、小分けにするとそう多くないと思います。

締め切り（いつまでにしなくてはいけない）が決まっている仕事は比較的しやすいと思います。
・空いてる時間は補填に使い、どの仕事も予備日を作っておく。
・早く終われば次の仕事を前倒しする。
毎月同じ仕事内容なら、一度ペースを作ってしまえば　それの繰り返しです。
タイムカードや給与袋の準備、送り状の見直しはメイン仕事にしなくても十分こなせると思います。

補足

説明下手で申し訳有りません。
メイン仕事にしているわけではないのです。
４０人前後の従業員しかいません。事務員は1人です。
中小企業です。
毎日、送り状の作成、受注表の作成、売上日報の作成があり、
それ以外で、事前に給与のカードや封筒を準備したり、給与計算をしたり、給与の現金を数えて封筒に入れたり、１ケ月分の送り状の見直し、支払処理、振替伝票作成、売上帳や仕入帳の処理、小口処理など様々な仕事があり、毎日する仕事を除き、毎日する仕事以外で、他の仕事をする日を決めたいと思っています。
それが、予定通りにいかず困っていました。
締め切りのある仕事は確かにしやすいのです。
予備日というのは作ってはいませんでしたので、考えていきます。

回答No.1

harepanda

基本はこうです。

難しい話は、一番仕事がノッている時間帯（11:00-12:00、15;00-17:00）にする。

単調な話は、昼飯後の眠い時間にやる。

お礼

回答ありがとうございます。