社外文書について

質問

今回、社外文書を始めて作成しました。自分自身未熟でこの文章で提出して良いか判断が出来ない為、一応上司には確認して頂きますが、その前に教えて下さい。

拝啓
　時下ますます…（略）
この度、突然ではございますが、御社の仕入れ原材料品と試験成績書の双方に○○の表示が無いものに関しまして、○○の明記を徹底する様、弊社△△管理部より指示がございました。つきましては、別紙の通りにてご依頼申し上げます。
御多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げします。
敬具

という書面を作成しました。文章的にどうでしょうか？失礼または意味は理解できますでしょうか？
私が思うに、”△△管理部より指示”の“指示”が指示で良いのか、指摘又は厳命とう言葉にした方がいいのか分からないところです。

※○○や△△は名詞ですので伏字にしました。

回答No.3

himara-hus · ベストアンサー

＞(1)”関しまして・・・”でしょうか？それとも”ご依頼申し上げます”でしょうか・・・？ちょっと分からないです・・・。

　せっかくですから、下記に記述します。

＞この度、突然ではございますが、御社の仕入れ原材料品と試験成績書の双方に○○の表示が無いものに関しまして、○○の明記を徹底する様、弊社△△管理部より指示がございました。

　文法的におかしいように思います。
　例えば、突然ですがはどこにかかるのでしょう？
　対外文書で、御社の管理部門に対して「指示がございました」と敬語になっている。
　「御社の仕入れ原材料品」これも多分おかしいのでは？
　「御社納入品」または「御社からの納入品」ではないのですか。
　もし製品納入でその製品を作るための原材料品に対する表示が無いのであれその表現で良いですが。

＞御多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げします。

　上記「お願い申し上げします。」

お礼

おお！なるほど！
仕入れ原材料品よりも御社からの納入品とかの方がいいですね！指示がございましたも、別な表現にします。

＞上記「お願い申し上げます。」の方が長ったらしくなくて良いですね。

もう少し、私自身、考えて提出します。

大変助かりました。

本当に有難うございました。

回答No.2

Diam9901

とても良く書けていると思います。

１、質問者さんが仕入先と管理部の間に立って「中立の立場」で書かれているように読めます。内容は質問者さんの会社からの申し入れなのでしょうから、「突然ではございますが（迷惑ですよね？）」「管理部が指示（私の意思ではないですよ？）」といったように取れる部分は上司の方から指導されるかもしれません。
文末の「ご多忙中～」の部分はあいさつ文として常用されているものですから、内容と対比して嫌味にならなければ問題はないと思います。

２、ビジネス文章では「記」とし、つづいて箇条書きに内容の要点を列挙する方法が一般的で、それが使える内容は全て使ってしまったほうが相手も理解しやすいと思います。また、箇条書きにできない部分や文書の背景などを丁寧に記載すると良い文章に見えます。

＜すこしくどい文ですが一例＞
拝啓　貴社～　　（略）
さて、貴社よりご発行の以下の書類に関し記入不備がございました。弊社と致しましては、○○様のご記入漏れがあった場合、品質保持上問題が発生致します。
今後につきましてはご記入徹底の程、ご理解とご協力を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
ご多忙～　　（略）　　　敬具
　　　　　　　　　　　記
１、仕入れ原材料品（一覧？）
２、試験成績書
以上

お礼

アドバイス有難うございます。
やはり『突然ではございますが・・・』はこちらの上司から指導があるかもしれませんね・・・。

回答者さんのおっしゃる通り箇条書きにして、別紙に詳細を明記しようと思います。

有難うございました！

回答No.1

himara-hus

肝心の用件の内容は別紙なので、内容についての確認はできませんので、書いてある範囲で気になる点を何点か指摘します。

(1)　誤字や言い回しがおかしなところがあります。これは読み直してください。
(2)　まず、対外的に出す文書は、貴方の会社を代表して出すと言うことを認識する必要があります。
　・宛先や差出人が書かれていませんが、相手先は本件の責任部門長宛てとし、差出人はこちらの窓口責任部門長（貴方の所属長）でカッコ書きで（担当　○○）と書くのが普通です。責任者から責任者へということです。
　　（単なる情報連絡などの私文であれば別ですが）
　・「弊社△△管理部より指示がございました」はこれも貴方の社内の問題ですから、相手には訂正内容とそうすべき理由を記述するだけで良いと思います。（絶対に書いてはいけないということでは有りませんが）
(3)　挨拶は良いと思いますが、本文に入ってからの「突然ではございますが」や「御多忙中誠に恐縮ではございますが」などは不要な気がします。
　　それよりも、いつまでに対処するのか（今後納入品だけなのか、既に納入品のものなのかなど含め）や本件が相手にはっきり分るような注文番号や納入日などの記載が必要に思います。
(4)　表題、発行日付は入れましょう。（御社の標準フォーマットなど有ればそれを使用する）

お礼

アドバイス有難うございます。

(1)”関しまして・・・”でしょうか？それとも”ご依頼申し上げます”でしょうか・・・？ちょっと分からないです・・・。
(2)相手や差出人、件名は”拝啓”の上に明記するつもりでしたので省略しました。
相手に訂正内容と理由も付け加えようと思います。
(3)一応、別紙に対処する日付等を明記する予定です。
(4)(2)と同じで省略しました。

いろいろ言って頂けると本当に助かります。
もう少し手直してみます。