事務用品のコスト削減の方法

質問

かなり困っています。毎日考えても良い考えがうまれません。よろしくお願い致します。
コスト削減の一環として事務用品のコスト削減を命じられました。
私の事務所では事務用品は会社負担で一カ所にいつでも使えるように置いてあります。
私が総務で一括で管理しており在庫の少なくなっている事務用品を購入します。注文するところは一つに決めており割と安く購入できます。ただ前担当者がいろんな種類を購入していましたが今はそれをやめ一本化しています。ボールペン、消しゴム、付箋、クリアホルダー、レターファイル等々は自由に使っても良いように置いてあります。少なくなったら発注はしていますがそんなに頻繁に購入してはおらず何をどうすれば削減できるのか
わかりません。一つの案で毎日使わない物、例えばハサミ、ホッチキス、さしなどを共有スペースを作り使ったらもどすという方法にする・・とかいわれましたがそんな物は個人がすでに所有しており共有にする必要性が私にはわかりません。
一つ考えたのが事務用品を使うのなら名前と商品名、個数を記入する用紙を作成して記入してもらおうかとも思ったのですがどこまで縛りを設ければよいのかわかりません。
付箋一つ使うのにも記入してもらうものなのかゼムクリップ1個を使うのも記入が必要なのか・・・
どのようなお知恵でも構いません。教えて頂きたく思い投稿しました。
また事務用品コスト削減にあたって数値化しないといけません。どうすれば数値がでるのでしょうか？事務用品のコスト削減は皆様の会社ではどのようになさっていらっしゃいますか？
当事務所は50人オーバーの事務所です。よろしくお願い足します。

回答No.4

chiychiy · ベストアンサー

こんにちは

何をどのくらいの量で
いくらくらい使っているかで
変わってくるので職業的なものが判りませんと
漠然としたアドバイスのみになり
希望通りの結果に直結しないと思われます？

＞ただ前担当者がいろんな種類を購入していましたが今はそれをやめ一本化しています。

同じ業者ですか？
業者を変えてみる、相見積もりをとってみる
というのも一つの手段です。

新しいものを買わなくても他社の方が
安いこともあり得ます。

＞ボールペン、消しゴム、付箋、クリアホルダー、レターファイル等々は自由に使っても良いように置いてあります。

この中で頻繁になくなるものは
付箋ぐらいですよね？

消しゴムについて使う業種であれば別ですが
微々たるものではありますが
結構なくすものでもありますよね？
自由に持ち出せばバカになりません。

ボールペンはインクを購入する

レターファイル
クリアホルダーなどは、提出するもの以外は
使わなくなって処分していませんか？
それともそのまま継続して保管ですか？

使わなくなったら捨てるのではなく
中古で使えるようなシステムを設けたらどうですか？

自由に使えれば
失くす、要らなくなれば
どんどんとっていく人はいますよ。

ゼムクリップも同じです。

これ、面倒かもしれませんが
記名してもらってデータ取ったほうがいいですね。

記名すればだれがどのくらい使っているか把握できるでしょう。

某大手企業ではボールペン、えんぴつ、消しゴム一個
物凄い管理をしてコスト削減で成功したそうです。
（どこかは言えませんが）
はっきり言って、上からお達しが来るということは
無駄に使っている可能性が高いのだと思います。

使いまわしできるもの
誰が何をどこくらい使ってるか

ここ把握して削ったほうがいいと思います。

回答No.7

mink6137

私は事務職ではないですが、
先ずは節減効果の大きいものに着目するための調査・分析から始めるのが定石でしょう。
・過去1年分くらいの台帳を分析してみて下さい。
　購入額の大きい物、購入数の大きい物リストアップする。

私の職場での印象では
・コピー用紙
・印刷用紙

使用量がとても多いと思いました。

購入先の比較検討と並行して、

・両面プリントの促進
・ウラ紙利用の促進
・Ｂ６サイズくらいのメモ紙を各人に配布（廃棄紙の再利用）

などの運動を進めては如何でしょうか。
これらの結果として、従来に比べての節減効果を確認すれば良いと思います。

お礼

ありがとうございます。コピー用紙は一番使用しています。仕事上紙で確認しないといけないらしくものすごいコピー用紙を使っては破棄しています。良い方法がみつかりません・・・

回答No.6

nagata2017

事務用品は　社員が罪の意識もなく気軽に持ち帰ってしまう。
ということはよくあることです。これをなくすだけで　かなり節約できます。
誰でもいつでも自由に取り出せるところに置かないで　ボールペン類は　インクがなくなった　あるいは書けなくなったものを持ってくれば新しいものと交換する。替え芯を入れ替える。という管理方法。
まじめな人も多いけど　まとめて持ち帰るような人もいるんです。

お礼

意識を変えていけるように持出帳を作成しようかと思います。
ありがとうございました

回答No.5

lolipop-sapporo

質問者様の会社の現状が判りませんので、一概には言えませんが・・・。

(1)コピー用紙の購入先変更・ペーパーレス化の推進。
現在お取り引きされている会社が最安値なのでしょうか？いろいろな取引先から相見積もりを取ってみたほうがいいと思います。私の会社でも「えっ、そこから仕入れる？」と言われた仕入先からの購入に変更して20%以上のコスト削減に成功しました（その仕入先は有名企業ですがコピー用紙を扱っているイメージがなかった上、私が交渉して特価対応してもらったので）。あと、できる限りのペーパーレス化も必要ですが、これは会社によって事情が異なりますので一概には言えません。

(2)プリンター用トナーのリサイクル品使用
他の回答者の方もおっしゃていますが、純正品からリサイクル品に変更するだけで大幅なコスト削減になります。ただし、リサイクルトナーを扱っている業者に信用がおけるかどうかが問題にはなります（業者によってはリサイクルトナーが粗悪品であることがあるため）。

(3)事務用品の購入先の複数化
いわゆる「業者選定」をしたほうがいいですね。現在利用されている業者がどちらかは判りませんが、例えば「アスクル」だとすると購入品によっては他社の方が安価な場合が数多くあります。

また、「ボールペン、消しゴム、付箋、クリアホルダー、レターファイル等々は自由に使っても良いように置いてある」そうですが、自由に使えなくすることも視野に入れたほうがいいですね。

「事務用品を使うのなら名前と商品名、個数を記入する用紙を作成して記入」するのも一つの方法ではあります。そこには個人名だけでなく部署名を記入してもらった方がいいでしょうね。

あと、その場合の「縛り」ですが、「付箋一枚」「ゼムクリップ1個」からの縛りはさすがに顰蹙を買うでしょうが、「付箋一箱」「ゼムクリップ一箱」単位で記入してもらい、特定の部署の使用があまりに激しいようでしたら、その部署の責任者に報告して改善させるという方法もあります。

いずれにしても、現在の購入状況が判らないとどの程度コスト削減が可能なのか判断しかねますのでご容赦願います。

以上、150人規模の会社で購買担当をしている者からの助言でした（笑）。

お礼

ありがとうございます。持出帳を作ろうかとおもってます

回答No.3

okvaio

＞ボールペン、消しゴム、付箋、クリアホルダー、レターファイル等々は自由に使っても良いように置いてあります。少なくなったら発注はしていますがそんなに頻繁に購入してはおらず何をどうすれば削減できるのかわかりません。

そもそも、コストがかかっていないものを、削減計画を立てること自体、
余り意味がないように思えますが・・・

無理矢理、効果を計算するのであれば、例えば、ボールペン1本100円を
削減できたとして、月に費やす事務用品の総額が1000円であれば、
10％の削減となりますので、10％となると大きいように思えますが、
色々考えて、管理方法を変えるなどの労力を使って、100円です。

確かに、無駄に使わないと言った意識は高まるかもしれませんが、
効果は100円です。

まあ、やったとしても、自由に使えるようにするのではなく、資材伝票など
に使う人に部門名と名前を書けるようにしておき、各部門の上司に許可を
もらうようにすればいいと思います。

そうすることにより、使う人の意識は高まります。
また、在庫を管理する上でも、役に立つと思います。

やるなら他のテーマに取り組んだ方が良いかと思いますが・・・

お礼

ありがとうございます。意識の持ち方を変えてもらえればとおもいます

回答No.2

caf-caf

例１．部署ごとなど数名づつのグループを作り、必要最低限の文具のみ、申請書をもって交換としてしてみる。
個々がいくら消耗しているか一目瞭然となり、経費としての自覚を持たせることができると思います。
数カ月おきに表彰などすれば、節約のモチベーション維持になりますね。

例２．個々のデスクなどで眠る、使っていない文具の再確認してもらう。

例３．個々に一定額を支給して、必要なものを自分で購入してもらう。

その他、リサイクルトナーの検討、紙やペンをなるべく使わない方針をとる、ファイルは封筒とタグシールで代用、社員に経費削減方法をアンケートしてみるなど…

また、購入店が決まっているとのことですが、ネットで比較するなどされても良いと思います。
ネット注文として文具ならアスクルが定番でしょうが、クーポンやポイントの利用、アウトレットＬＯＨＡＣＯなども利用すればかなりの節約になるでしょう。
会計が多少面倒にはなりますが、電子マネーの利用で２０％～５０％程度のキャッシュバックなどよくありますから、そういったキャンペーン利用も大きな還元が期待できますね。（現在、Ｄ払い利用＆土日の購入で２５％還元中）

お礼

いろいろなアドバイスありがとうございます。机に眠っている文房具を出してもらおうと思っています

回答No.1

OKWave088

不足したら随時購入するのではなく、予算・費用内で購入回数・購入日を定めて、不足したら購入日を待つだけにすれば、予算内に収まります

お礼

ありがとうございます。いつも常備しておかないと不安にあるタイプでして・・
見直してみたいと思います