メールの注目度をあげる工夫

質問

初心者です。

先月から大学の研究室で週３日バイトを始めました。
大学とは別の組織として運営されている（企業などの会員からの会費で運営）研究会の事務局の仕事が主です。

年に数回研究会が開催され、その案内メールを出して会員の参加を促していますが、だんだん参加数が伸び悩んできているようです。

そこで、同じ部屋にいる会長の教授（その分野では世界的権威、でもコンピュータには疎い）から、講演者の顔写真と講演概要、所属機関へのリンクをつけた、会員の興味を引くメールを出したいと言われ、とりあえずhtmlメールでサンプルを作ってみたところ大喜びでした。

しかし、そのことを助手の先生にお伝えしたところ、絶対にhtmlメールは配信してはいけない、紹介内容をつけたければpdfファイルを添付するように、とのことでした。

こちらで過去の質問を拝見したところ、ファイルを添付するのもそれなりの危険があるように感じました。pdfであれば危険度は低いのでしょうか。
でも硬い文章（そもそも研究内容が硬いのですが）だけの従来と見た目が変わらないメールに添付書類を追加しただけで、果たして会長の望まれている効果があるのかなぁと思っています。

危険度が低くて工夫できるヒントがあれば、教えていただきたいです。（★とか文字絵などのかわいいのは無理です）
配信先は研究会に登録されている企業や大学の会員さんです。

長くなってすみません。よろしくお願いいたします。

回答No.2

sukeken · ベストアンサー

こんにちは。

確かに、HTMLメールに抵抗を持っている人は多いですね。
以前は、メーラーが対応していなかったり、強制的にTEXT形式に変換されたりとかで、見られなかったことも多かったためでしょうけど、最近は少し違うのかな？

メールを開いたところに、すでにホームページのような画面が表示されれば、ん？と思って読んでみたくなる気持ち分かります。

でも、同じようなことを.pdfファイル添付で行おうとすると、かなり困難でしょう。そのリンクをクリックしてもらわないとダメですからね。

安全面では、.pdfファイルにきっと軍配は上がるでしょう。
でも、HTMLメールってそんなに危険なのかな？

そして、一番大事なことは目立たせることではなくて、「読んでみたいと思わせるメール」にすることです。
定期的に配信して、何かを連載しても良いでしょうし。

あ、来た。今日は何かなぁ…って。

そんな工夫も面白いと思いますよ。
でわ！

お礼

ご回答ありがとうございました。勉強になりました。

回答No.5

norosi

そのようなメールの場合（受信者が企業中心）
やはり本文で興味を引くような内容にする事が大切だと思います。
ビジュアルに訴えるのも、今の時代では大切なのかもわかりませんが、ビジネスの場ではHTMLメールは嫌われます。（個人のやり取りとは違います）
HTMLとわかった時点で無条件で削除という所もありますし、非常識と受け取る会社もあります。
これはHTMLメールにはウィルスを仕込む事ができるからです、Webビーコンなども仕込む事ができます。
添付、あるいはホームページを作成して、そちらへリンクを貼るなどがいいと思います。
そもそも会費（寄付金）を頂いて運営する研究会であれば、「協賛して頂いた会費で、このような事をしています」的なメールを定期的に送信してはいかがでしょうか？
発表会を開いて「会費（寄付金）を持ってきてくださいね」のようなメールでは協賛企業も減ってくると思いますよ。

お礼

ご回答ありがとうございました。勉強になりました。

回答No.4

m_smj

HTMLメールが×で、PDF添付は○のような考え方に対して、
違った観点から一言。

一対一でやりとりするメールで、受信側が承知している添付ファイルは
保存・開封していただけると思いますが、
一対多で送信されるメールに添付ファイルが付いていて、しかも、
受信側が予め承知していない場合、会員間のメールであって、
ファイルタイプが pdf であるとしても、
保存・開封されることは少ないのではないでしょうか。

迷惑メールというよりウィルスメールへの対応策の第一歩は、
自分が送信依頼しないメールの添付ファイルは開くなということ
でしょうから。

あくまでも、老婆心ながらのアドバイスということで
ご理解ください。

お礼

ご回答ありがとうございました。勉強になりました。

回答No.3

tatsumi01

危険度と注目度は相反します。
ＨＴＭＬメールは読まない人もいます。企業や大学の先生だったらそういう方も多いでしょう。いきなりＨＴＭＬメールを開いて喜ぶのは素人です。

ＰＤＦメールだとクリックしないと見えませんが（ＨＴＭＬメールだって通常は開かない人は特別の処理がいる）、研究会の会員だったらクリックして下さるのではないでしょうか。いきなりＨＴＭＬメールを送りつけて削除されるより、ずっと有効だと思います。

お礼

ご回答ありがとうございました。勉強になりました。

回答No.1

koboy0808

メール作成時に、書式の下の↓！を押すと重要度が高と設定されるので
受信した場合のメールの注目度は、あがるはずです。ただし、重要でも
ないメールに、重要度が高と表示するのは迷惑かもなので注意を。

お礼

ご回答ありがとうございました。勉強になりました。