入会申込書の返却

質問

うちの会社では、会員制の事業を行っています。
入会時に、入会申込書・(申込書に貼る)顔写真・住民票を提出していただいてます。

先日退会された方から、退会したので全ての書類を返却してほしいとの連絡がありました。
事業開始以来はじめての事例だったため、とりあえず法律を調べた上で、返答しますとしました。

返却しなければいけないようにも思いますし、
返却しなくても良いようにも思いますが、どうなんでしょうか？
返却しなくても良い場合は、先方に納得できる説明も必要となってきます。
また、返却しなければいけなくなった場合、入会申込書にはこちらの書き込みもあるので、
写しを取った上で返却というのはどうなんでしょうか?

なお、
申込み時の案内には、提出された書類を返却しない等の文面はありません。(ここが重要でしょうか?）
入会申込書はこちらの指定用紙で、裏面には手続き時の履歴やチェック欄があり、こちら側での書き込みがあります。

よろしくお願いします。

回答No.2

pastorius · ベストアンサー

個人情報に関する問題ですが、個人情報保護法上の規定ではご質問のような場合に情報を廃棄しなければならないという決まりはありません。本人が利用停止を申し込んだ場合に当該情報の利用を停止しなければならない、とか、保有している情報内容を開示するよう本人から申し出があった場合に開示しなければいけない、といった規定があるだけです。一般的には、合法的に取得した情報を廃棄または返却しなければならないような法規定は無いです。住民票や顔写真も、敢えて貸してもらうなどと謳っているのでないかぎりは、所有権が問題になる可能性はまずありません。

逆に情報廃棄をしてはならない場合ですが、金融機関や医療機関などは情報保管が特別法で義務付けられています。もし法律上情報の保管規定が定められているような業務をされている場合には、ここでご質問なさるまでもなく保管なさると思えます。ですからたぶん無いのでしょう。
いちおう、業務に関連する法規を確認するか、顧問弁護士なりに相談なさってみるのが安全だとは思いますが。

申込み時の案内に返却しないという文面がないことについてですが、それは返却を約束するものでもありませんので、関係ありません。そのような文書があったところで本人が希望して会社がかまわないのなら返却してかまいませんし。

結果、返却してもしなくてもどちらでも構わないようであれば、その会員特有の問題ということではなくて、今後同様の問題が生じたときに一般則として会社がどのように対応するかを、会議なりで正式に定めて、それに従えばいいと思います。
ぼくだったら入会した人についての申込書は原則として返却しないと思います。こちら側の書き込みがあるようなら尚更です。
その場合、返却しない旨を入会申込書に明記しといた方がいいですね。

余談ですが、保有するだけで当初の目的外に利用することが無いのであれば、「保有目的の変更通知」といったことは不要です。利用目的の変更は通知が必要ですが。

お礼

ありがとうございます
おっしゃるとおり、保管規定がある種の事業ではありません。
スポーツクラブとか、そんな種類の事業です。
確かに、先方はこちらに書類を貸し出したのではなく、差し出したんですから、返す義務はないような気もします。

今回の件だけを言えば、返すことになんらやぶさかではないですが、
これが今後のルールになるとすれば、少し慎重に考えたいと思います。
今のところ、NO.1の方の意見とあわせても、申込書以外は返却というのが良いのかなと思っています。

回答No.3

buck

相手側の意図はなんなのかを斟酌する必要があると思います。
書類の返却=個人情報の破棄
と考えているのかも知れませんね。
申込書の内容が、システム(コンピュータ)に登録されていてば、書類を返却したところで個人情報の破棄にはなりませんよね。

お礼

遅くなりました。
ありがとうございます。
今後も発生する可能性が高い事例となると思っています。相手の意図を把握することも大事だと思いますので、それには努めたいと思います。また同時に、会社としての指針を決めておかないと、案件ごとに対応が違うことになりかねませんので、その辺にも注意が要りますね。
おっしゃるとおり、システム上には情報が残りますので、全てを返却(破棄)は出来ませんね。その辺も考えて、申込書等の改変が必要かもしれません。

回答No.1

KAAZ

貴社が5000件以上の個人情報を管理する一民間企業としてお話します。

＞入会時に、入会申込書・(申込書に貼る)顔写真・住民票を提出していただいてます。
＞申込み時の案内には、提出された書類を返却しない等の文面はありません。

つまり、顔写真と住民票に関しては、所有権移転がおこなわれたかどうかはっきりしていない訳ですよね。本来でしたら「返さない（譲渡を受ける)」旨予めと契約内容に盛り込んでおかれたほうが良かったのでしょうけれど…本件の場合お返しするほうが「正しい」と思います。
退会する方の個人情報を保有する意味も無いでしょうし。

貴社様式の申込書に関しては、所有権は会社側に有りますし、その元？会員の方は任意で書き込まれた訳ですから、書面を返却というか手渡す必要はありません。
「会社側で書き込んだ管理上の情報が載っており、見せるわけにはいかないし、差し上げられない」とお断りする事は可能です。

ただし、その情報自体を会社が保有する目的が変わってくる筈なので、個人情報取扱事業者は、変更された利用目的について本人に通知し又は公表しなければなりません。（個人情報の保護に関する法律第18条第3項）

その方が「入会していた事や自分を特定するような情報は消去したい」と仰るのであれば、もし「病院カルテのような法定保管義務」が無く、管理上可能なら出来る限りその意向に合わせて差し上げると宜しいかと存じます。（消去部分を本人にマジックで塗りつぶさせるなど）

または「情報を漏らさないよう○○の方法で厳重保管する。問い合わせ戴ければいつでも管理状態を説明する。万が一情報が漏洩した場合は、我が社は賠償責任を負うものである」などと記載した文書を作成してお渡しすると、相手側では安心なさるかも知れません。

以上、ご参考まで

お礼

ありがとうございます
退会することによって、情報の利用目的が変わりますね。盲点でした。
当初この問題は、そもそも個人情報保護法の問題なのかどうかも疑問でした。
所有権という観点からすると、個人・・・法施行前であっても同種の問題は発生したかもしれないということですかね。