エクセルでの進級処理について

質問

学校事務員です。昨年は一緒に組んでる方に進級処理をほとんどやっていただき助かりました。新年度に向けてやり方を覚えたいのでおすすめの本またはサイトを教えてください。エクセル初心者です。また、書式が違う新一年生の名簿があるのですが、それを自分の事務の書式に移すことは可能でしょうか。項目（児童名・父母名など）が合う部分が少ないのですが、範囲を指定してできるのでしょうか。よろしくお願いします。

回答No.3

wp38tomtom · ベストアンサー

だいたい、やりたいことが理解できてきました。
元のクラス番号の横に新しい番号をふるとき
エクセルではデータの上の行には項目を入力してください
そうして、項目とデータ範囲すべてを指定して、並べ替え
→新しいクラス番号の項目を指定し、昇順で実行で
できます。私もそうしてます。

お礼

さっそくやってみました。おかげさまで思ったとおりにできました。助かりました。ありがとうございました。

回答No.2

wp38tomtom

この場合、確認しなければならないことが何点かあります。
１．元の名簿がワープロで作成されたものなのか、エクセルで作成されたものなのか
２．元データがエクセルならば、項目を入れ替えたり、追加するなどの修正ですみそうです。
３．ワープロでも、ワ－ドの表形式になったものなら、エクセルにコピー＆ペーストすればよい。
４．一太郎ならば、ファイル保存のときにワード形式で保存してから、上記３の方法をとります。
あとは、想像できる問題点としては進級時のクラス替えや異動ですかね？
５．クラス替えなどは、元データのクラス番号の横に新クラスの番号をつけるとか、工夫されては？

補足

回答ありがとうございます。元の名簿は一太郎だと思います。上記のやり方でやってみます。あと、クラス替えですが、元のクラス番号の横に新しい番号をふって、並べ替えをするとできますでしょうか。

回答No.1

noname#204879

エクセルは初心者ではないけど、「学校事務員」でないので「進級処理」がどんなものやらサッパリです。
どのような「書式が違う新一年生の名簿」なのかその内容を、どのような「自分の事務の書式」にしたいのかを、「項目（児童名・父母名など）」の具体例を、「範囲を指定」の意味とかを、門外漢でも分かるように示していただけないでしょうか？

補足

簡単にしか説明できていなくすみませんでした。進級処理とは例えば2年から３年になる生徒はクラス替えになるために、クラスごとの名前の順序が変わるのです。それを整理するのが困っています。書式が違う名簿とは他の先生が持っているのは（たぶん一太郎で作ったと思います）番号・名前・父兄の名前・生年月日ですが、私の書式で必要なのは名前・父兄の名前のみで、それに自分で集金額を加えていきたいです。よろしくお願いします。