庶務・雑務の効率化、工夫(1)

質問

お忙しい中私の質問に目を通して頂き、ありがとうございますm(_ _)m

私は現在、一般事務の臨時職員をしています。
仕事の内容はいわゆる庶務・雑用の何でも屋さんですね。
(朝は玄関掃除と朝刊チェックから始まり、コピー、職員の机上片付け、
　お茶くみ・お茶出し等の来客対応、電話応対、郵便物やFAX、
　書類整理、備品管理等が主で、あとは稀に書類の浄書や簡単なお使い)
事務所全体の人数は20強で、その中に
私と全く同じ仕事内容を任されている臨時職員がもう1人居ます。

問題なのは、単刀直入に言うと私が無能な事です。
もう1人の臨職と比べれば技量の差は歴然、
内心皆呆れているかも知れません。
元々、何事も自分は「トロイな」とは感じていましたが…。
原則として臨時職員は残業が無いので、
手をつけた仕事が中途半端でも時間になれば退社しなくてはいけません。
そうすると時として期限内に仕事を済ませる事が出来ず、
とても迷惑をかけてしまっています。
もう1人の臨職に仕事を手伝って貰う事もしょっちゅう…申し訳無いです。

どうもコピーを取ったりだとか、ファイリング等の
雑務作業に苦手意識を持ちます。
例えば、ある1つのコピー作業の中、
一部分はパソコンのカラープリンタ、またある一部分は白黒コピー機、
更にこの部分はカラーコピー機、それとあれとこれは縮小・拡大・正面…
そんな風に複雑になると相当な時間を費やしてしまうのです。
コピーする部数が多いと更に大変で。
資料を全部バッと広げて作業出来るだけの場所があればまだ
やり易いのですが、何とも狭いオフィスでして…。
文章では普段どう作業しているのか、自分の作業工程も説明し難いですね…。
これでは回答者様もお答えに困るでしょうが、
些細な事でも何かアドバイスがあれば宜しくお願いします。

回答No.1

meitoku · ベストアンサー

作業指示の内容を、付箋に書き書類に貼ります。
同じ様な作業工程を集めて作業しましょう。
ページの順番があり、番号が記入されていない書類には、裏面にページ番号を鉛筆で記入しておきましょう。後で揃える時に楽ですし、原本の区別がつきます。
色付きのマーカーペンでコピーしても写らない色が有ります。
原本に印を付けてもいい書類ならば直接記入しても良いでしょう。

お礼

meitokuさん、こんばんは。
お礼がこんなにも遅くなってしまい済みません。
質問後、急にしばらく家を空ける事になってしまいまして…(言い訳ですが)。
先日回答を読ませて頂いたのですが、
とても早くにご回答下さっていたのですね。それにひきかえ私は…。
益々申し訳なく、また、有り難い気持ちで一杯です。

補足

meitokuさん、お久しぶりです、meriruです。
しばらくは質問の回答を募集した状態を続け、
回答を締め切る時にポイントの発行をし、再度お礼を伝えようと思っていました。
補足質問ではないのですが、お礼の欄を使ってしまっているので、
こちらに記入させて頂きます。
meitokuさんのアドバイスを受けた当初はですね、
「裏に鉛筆等で書いた時、今度は最後消したりする作業に時間がとられてしまう」と考えていました。ですが、実際に行ってみると、『確実さ』があって良いと感じました。順番を頭に叩き込むだけだと、後々揃える時不安になったりもするんですよね。「これで本当に正しいのか」と。
時間短縮以前にこれは良いものだと思いました。不安だと、何度も考え込むので、それがかなりのタイムロスでもありましたし。
どうもありがとうございました。
失礼しますm(_ _)m