デスクワークの効率を上げる方法・メモの取り方など教えて下さい。

質問

最近、事務の仕事につくことになったんですが、あくまでも私、一個人の仕事の段取り・効率を上げる方法について質問があります。
私の仕事はとりあえず与えられた仕事をこなすだけなんですが、どう効率を上げたら一番いいか？考えてます。
ザックバランですが、私の仕事の段取りは以下の様な感じです。

1.まず、上司の頭の引き出しをあけ、
2.言われるがままダー！っとメモし、
3.スタートとゴールを決めて段取りを組み始め、
4.真ん中の内容を「８±１」で分割し、
5.時間短縮できるところを探していく。
（慣れると勝手に内容は３分割くらいになってます）

何か非効率な点・組み方におかしい点などありましたら、ご指導よろしくお願い致します。
その他、ジャンルや仕事方法が違くても構いませんが、仕事の効率を上げる良い方法などあれば教えて下さい。

個人的には、意外とメモをとるところが穴で、自分の字が汚くなって読めなかったりとか、全部を書きすぎてポイントが絞れてなかったりして遅れてます。これが実はネックかなとも思ってます。これも仕事の段取り、効率を上げる重要なところがわかってないからかな？？とも思います。

穴はたくさんあるかもしれませんが、よろしくお願いします！

回答No.1

puchipochi · ベストアンサー

メモの取り方についてですが、いくつか案があります。
あくまで自己流なので、参考になるかはわかりませんが‥‥。

・何でも名詞化する。
たとえば「11時までに○○を作成する」という文章なら、「○○作成　リミット11時」
と書くわけです。
名詞化することで、内容が明瞭になり、断言調になるので強調の効果もあるため、
印象に残る、覚えやすい文になります。

・要件によって色分けする。
重要度や内容などで分けると、視覚的に分かりやすくなります。
しかし、あまり細分化するのは逆効果ですので、せいぜい３～４色にしておくのが無難。
文房具屋で売っている３色or４色ボールペンを使うと便利です。

・記号や図案を使う。
色分け同様、視覚的な分かりやすさを狙うものです。
図案は、自分が描きやすい適当な絵を描けばいいのですが、見当がつかないなら、
自分の携帯メールの絵文字と同じ図案を使うといいです。

お礼

一番、最初の名詞化するのは面白い発想ですね。３色ボールペンはやってましたが、絵下手な僕には三番目はきついので図解の方がいいかな。そう考えていくと効率的な「フローチャート」になりますね。やるぅ～！ありがとうございました。