思うように仕事を進められない

質問

私は、営業部門の本部に所属していて、各営業所の統括や、新商品の販促企画などを立てたりする仕事をしていますが、仕事がなかなか片付かず、悩んでいます。
残業が多くなってしまったり、期日に間に合わなかったり、ミスしたり、間に合わせみたいになったりすることが多く、自己嫌悪に陥ることも・・・。
現場にできるだけタイムリーにいい資料を提供してあげたいし、残業が多いのも社員としてはマイナスだと思っています。

今は、週の初めに上司とミーティングをして、その週やるべきことを挙げ、それに基づいて行動しようとするのですが、トラブル対応など予期せぬ事態もよく起こるので、予定通りに進むことは滅多にありません。

かといって、人に振ることも出来ないし、人を増やすなんて全然無理だし、今出来る範囲でなんとかやりくりするしかないんです。予期せぬ事態を見込んで、スカスカのスケジュールを組むわけにもいきません。

一応、予定通りに進まない場合は、上司に理由を報告すると、仕事の遅れは許してはもらえるのですが、結局やるのは自分だし、どんどん他の仕事も遅れていくし、現場から催促は来るし・・・。

何かあったときは上司に解決を依頼することもあるのですが、上司も忙しいので頼みづらく、つい自分でやってしまいます。。

でも、今時どこの会社でも同じような状況ですよね。
みなさんはどうしてますか？
てきぱきと仕事をこなすためのコツ、タイムマネジメントの方法があれば、教えてください。
もしくは、参考になるハウツー本などがあれば、紹介していただけると嬉しいです。

それとも、私には「今の状況でできることはこのレベル」と割り切る気持ちが必要なのでしょうか。（それはすっごく嫌なのですが。また、土日に家で片付ける、というのは、根本の解決にならないし趣味もあるので避けたいです）

回答宜しくお願いいたします。

回答No.1

noname#20023 · ベストアンサー

自分も同じような状況になっていたことがあります。
結局、別の理由で転職したので、解決したわけでは
ないんですが。

　・トラブルや予期せぬ事態への対応
　　　　トラブルや予期せぬ事態が発生する原因を
　　　分析し、対策ととることによってそういった
　　　事態を減らすことができないでしょうか。
　　　　例えば自分の場合、ある手続きの依頼を非常に
　　　短い期限で依頼されることが多く、その対応に
　　　追われることが多々ありました。原因の一つに
　　　依頼者が締め切りを知らなかったり、確定する
　　　まで連絡をしないことがありました。締め切りの
　　　告知と予定の段階で連絡をしてもらうことにより
　　　かなり緊急対応は減りました。

　・優先順位をつける
　　　　当たり前のことなんですが・・・。質問者さん
　　　は多分とてもまじめな方なんだと思います。完璧
　　　がいいに決まっていますが、間に合わなかったり
　　　ミスったりするよりかは８０％でもいいから、
　　　取り合えず出してしまったほうがいいと思いま
　　　す。

　・メール文章などの使いまわし
　　　　使いまわしと言うと言葉が悪いですが。メール
　　　などわりと似たような内容を何度も使うので、
　　　文面をテンプレートに登録して少し変更すれば
　　　使えるようにしてました。各資料や表なども同様
　　　です。

　　　細かいことですが、資料はクリアフォルダーで
　　保管してました（穴を開けて閉じる時間がない）。
　　会議も明らかに必要がないものは欠席したり、
　　出席しても別の仕事をしていました。

　くれぐれも無理をされないようにして下さい。

お礼

アドバイスありがとうございます！
なるほど、予期せぬ事態も、よく分析してみると手間を省ける可能性大です。
優先順位は、私が苦手とするところかもしれません。。度の過ぎたこだわりは捨てないといけませんね。
参考にさせて頂きます。
7ll7さんも、今の職場で頑張ってくださいね☆

回答No.2

jyamamoto

あなたの場合の問題解決のキーワードは、
「時間管理」と「業務処理手順」だと思います。

まず、「時間管理」では一日の業務時間の使い方を、いかに受身でなく、自分の主導型で行い、スケジュール管理ができるかです。
いろんなテクニック本が出ていますが、個人的にお勧めとしては、小林忠嗣氏がPHP出版から「DIPS」という手法の本をいくつか出していますから、本屋で立ち読みしてフィットしそうだったら、試してみてはいかがでしょうか?

「業務処理手順」については、できるだけ効率よく仕事の進め方を変えていく努力ですが、これはあなたの仕事の特徴にあったものをご自分で選ばれたほうが良いと思います。本屋さんのビジネス本の本棚から、「業務改善」に関するハウツー本が沢山ありますから自分自身で一番フィットするものを探してみることです。

お礼

アドバイスありがとうございます。
おっしゃる通りだと思います。
自分主導で、効率よく仕事を進めていけるように、紹介していただいた本を参考にさせていただきます！