エクセルでの住所録作成での注意点は？

質問

エクセルで住所録の作成をする場合、郵便番号はーをいれて半角英数、住所の番地も半角、というように講習で習ったのですが、テキストによっては郵便番号はーなしだったり、数字も全角だったりします。ワードの「はがき宛名印刷」をする予定です。一般的な住所録作成の注意点など教えてください。よろしくお願いします。

回答No.3

noname#13076 · ベストアンサー

こんにちは。

エクセルで「住所録」、ワードで「はがき宛名印刷」ということでお話しします。

●住所に関して
ワードのはがき宛名印刷を“縦書き”にした場合
・半角数字は、はがきでは漢数字で表示されます。
・全角数字は、全角数字のまま縦に１文字ずつ並びます。
好みで決めて良いと思います。

●郵便番号について
”－”を入れるのは、郵便番号が”０”で始まる場合に、セルを確定すると”０”が消えてしまうからです。（ご存知かもしれないですね。失礼。）
ちなみに、わざと”－”を付けずに入力をして、セルの書式設定で”－”を表示させると楽チンです。
（メニューバー→書式→セル→表示形式→その他→郵便番号）
”－”を入力しなければ、全角で入力してもセルの確定時に半角に統一されますし。
ちなみに、XP以前のヴァージョンでは７桁に対応していなかったりバグがあったりしましたが、マイクロソフトのHPからアップデートできるはずです。

それから、はがきの縦書き横書き、フォントサイズなどによって１行に収まる住所の文字数が変わります。
早い段階ではがきを作成してみて、文字数を確認してからエクセルで「住所_1」「住所_2」に分けて入力をするといいかなと思います。
（半角数字でも１文字と数えます）

「住所_3」は、はがき上では表示されません。
マンション、アパート名は「会社」に入力してみてください。

それでは、住所録きれいに作れるといいですね。

お礼

ご丁寧な回答ありがとうございました。とても判りやすく教えていただき、ありがとうございました。

回答No.2

mameko3

わたしは、フリーソフトを使ってラベル印刷するため、エクセルで住所録を作るときは、
・項目別にひとつのセルを使う。
（A列は名前、B列は郵便番号、C列は住所、と縦列を統一。
山田　一子　やまだ　いちこ　東京都～　0X-XXX-XXXX
川田　二子　かわた　にこ　0X-XXX-XXX　埼玉県～
など、個別に違う入力方法をとらないようにします）
・数字は半角に統一
（住所が長いのを少しでも短くするためです。-入りの判断は新しいソフトなら自動判断してくれるので、自分が見やすくなる為にも入れていたほうがよいです。
また、-　を”わー”と伸ばすやつと入力を間違える人もあるから半角にしてるとそういう間違いが減ると思います。）
・フリガナの列も作っておくと、並べ替えやオートフィルターのとき、楽です。
あ行のひとの検索は、漢字からだと難しいです。
「並べ替え」も特殊な読み方の人もいますから、フリガナ行を基準にすると簡単です。

以上を意識しています。
エクセルで作ったものは、CSSファイル形式で保存すると、他のソフトウェアで使用できたりします。
今時のソフトウェアだと、エクセル形式のままでも読み込み可能です。
わたしは「合わせ名人」にエクセルを取り込んでいます。
ご参考までに。

参考URL：

http://www.sapulife.com/dnload2/awase.html

お礼

色々は方法があるんですね。ご丁寧に教えていただきありがとうございました。

回答No.1

morinohito

OutlookExpressなどから起動する住所録からもWordの宛名印刷ができませんでしたか?書式を考える必要が無いぶん便利だと思いますよ。

お礼

さっそくのご回答ありがとうございました