朝礼の記録をエクセル（マクロ）で作るには？

質問

朝礼が毎朝あり、それをワードを使って記録しています。
文章の長さは、１２ポイントでA４両面１枚。１日は一応決まった書式があります。
（上司が１０分位話します。）

時々、話したことの中でキーワードに基づいてピックアップしてほしいと言われます。その時は、手作業で過去の印字した記録を目で読みながら探して集めます。

エクセルを使って１年分を記録すれば、キーワードにひっかかるものをすぐに出すことができると思いますので、ワードからエクセルに切り替えうと思いますが、１日分を印字する時に難しいと思います。エクセルのマクロ機能を使って朝礼記録をとりつつ、１日分だけ会社の書式に印字することはできるでしょうか？

回答No.8

chayamati

＞管理部門に相談してみます。
★是非そうして下さい。
　お勧めした「Office 365 Business Premium」には
　新聞記事編集用のPublishも含んでいます
　これは社内報作成に良いツールです。
　毎朝の朝礼を記録に残すなんて、仕事は厳しくとも立派な企業と思います。
　また、貴方の上司も前向きな方と推察します。
　きっと承認されるでしょう。

　Accessのカテゴリーで、ご一緒できることを楽しみにしています。

お礼

回答をありがとうございました。

補足

回答をありがとうございます。

回答No.7

toraccha

Excelのマクロを検討されていることからは離れてしまいますが，「毎日書き溜めている朝礼の記録を、上司が指示するキーワードでピックアップできるようにする」という目的を達成するという観点で一つの案をお示しします。

方法としては，
1)Wordで作成した記録をPDFファイルとして特定のフォルダに保存する。
2)Adobe Acrobat Readerの「高度な検索」を利用して上記のフォルダ内を対象として検索する。

具体的には，
1)Wordで作成した文書をPDFファイルとして保存する。
手順については次のページが参考になります。
https://support.office.com/ja-jp/article/pdf-または-xps-に保存または変換する-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110

2)Adobe Readerを起動し，メニューから[編集]→[高度な検索]に進む。
　検索する場所に1)でPDFファイルを保存したフォルダを指定する。
　検索する語句として，検索したいキーワードを指定する。
　検索結果から，目的に合うものを表示・印刷する。
詳細については，次のページが参考になります。
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/3314.html

ここでお示しした方法ではマクロや特別な関数を学ぶ必要はありません。
これを機会にマクロを勉強してみようという目的だと不向きかもしれませんが，複数の文書から求められたキーワードを含む文書を検索するという目的は手軽に達成可能です。

お礼

回答をありがとうございます。
マクロで検討してきましたが、一度、上記の方法を試してみようと思います。
ありがとうございました。

回答No.6

chayamati

Office 365 Business Premium
これにはAccessも含んでいます。買い切りではなく
1年間の利用契約で月当り3690円で5台のPCにインストールできると記憶していましたが、10月より企業内のPCであれば台数制限がなくなるそうです。
この費用スマホ1台よりはるかに安いですね
また、Excel2003とか古いOffice製品のサポートは打ち切るとか
この機会に会社全体のPCを見直されては
昨年まではOfficeProが買い切りで7万円程度していました。

お礼

管理部門に相談してみます。回答をありがとうございました。

回答No.5

chayamati

回答ではありません。
＞朝礼が毎朝あり、それをワードを使って記録しています。
　このような記録ならExcelよりもAccess方が適しています。
　Accessの機能をExcelを前提に列記します。
１.一つのファイルで何年分でも継続保存が可能
　Excelのファイルでは年毎、月毎のファイルでファイル名の管理が必要です
２.キーワード検索(曖昧検索)にはVBAまたはマクロが必要ですが、
　　VBAは日本語化が進んでおりAccessの方が解りやすい。
　　それぞれのプロパティーシートを添付しておきます。
　　恥ずかしながら、私は横文字が苦手です。自分ならこれが最大の理由になります。
３.デザインはテーブルの設計から始めます
　フィールド(Excelのセル）のデザイン
　　数値型、テキスト型、日付/時刻型、Yes/No型の設定
　このためシステムが出来上がれば入力作業の引継ぎが容易です
４.日付の規定値を入力日にしておくと、カレンダー入力が可能になりマウスだけで入力

＞（上司が１０分位話します。）文章の長さは、１２ポイントでA４両面１枚。
　短いテキスト型で全角で255文字
　長いテキスト型では全角で64000文字まで保存できます。
＞１日は一応決まった書式があります。
　入力画面は、フォーム。出力(印刷、プレビュー）はレポート。
　と別々にデザインします。
＞時々、話したことの中でキーワードに基づいてピックアップしてほしいと言われます。その時は、手作業で過去の印字した記録を目で読みながら探して集めます。
　曖昧検索となりますが、フォームでデザインします。
　メニューフォームに［曖昧]というテキストボックス配置して
　ワイルドカード（＊）を使って
　Like "*" & [forms]![メニュー]![曖昧] & "*"
＞キーワードにひっかかるものをすぐに出すことができると思いますので、
＞１日分を印字する時に難しいと思います。
＞朝礼記録をとりつつ、１日分だけ会社の書式に印字することはできるでしょうか？
　入力フォームでも印刷できますが、これは入力チェック用になりますし
　上司のお好みに合うようにデザインしたレポートを
　曖昧検索の流れの中で印刷することも出来ます。

それではAccessのカテゴリーでお会いできることを楽しみにしています。

お礼

丁寧な回答をありがとうございます。
アクセスの方が適しているのですね。
ありがとうございます。

補足

会社のパソコンにアクセスが入っていないことがわかりました。残念！

回答No.4

garo1970

回答No.2のものです。

「方法を教えてください」とのことですが、
エクセルのデータ設計も何も決まっていないところから、
この場でちくいち回答できることではありません。
マクロの基礎からの話になってしまいます。

参考までに、
下記URLのページでは、別シートにあるデータから金額を
請求書のひな形に代入して、請求書を作成するというマクロの作り方を
解説しています。
このような処理はお望みの処理に近い機能かと思います。

ただ、これだけでできるということではありませんので、
ご自分で作ろうということでしたら、そこそこの学習が必要かと思います。

参考URL：

https://tonari-it.com/excel-vba-invoice/

お礼

方法を教えていただきありがとうございます。教えていただいたものが、今のところ、目指しているものに近いような気がします。
ただ、文章なので、その辺りをどのようにするかを考えて行きたいと思います。
マクロを勉強を始めたばかりなのですが、基本を学びながら、挑戦していきたいと思います。
回答をありがとうございました。

補足

＞※１日分を１シートに入力する設計で、
１年分365シートを１ファイルとするとか。

これは、日にちごとに、３６５枚（１年分）のシートを用意するということでしょうか？

回答No.3

neKo_quatre

> １日分を印字する時に難しいと思います。エクセルのマクロ機能を使って朝礼記録をとりつつ、１日分だけ会社の書式に印字することはできるでしょうか？

ExcelからWordへの差し込み印刷を行うのが一般的だと思います。
例えば、Excelにある100人分の住所録から、指定した1人ないし複数人の住所に案内状を送るみたいな。

株式会社富士通マーケティング - 【Wordで仕事力アップ】ExcelのデータをWordで活用！？差し込み印刷で案内状を完成！
http://www.fujitsu.com/jp/group/fjm/mikata/useful/learn/ms-workup/032.html

お礼

回答をありがとうございます。
ただ、対象が「文章」で、３、４人が１日に話すため、それを区分しながら、記録を作らなければなりません。
ありがとうございました。

回答No.2

garo1970

やろうと思えば、いろいろできます。

おっしゃるように、エクセルをデータベース的に利用して、
マクロを使って、印刷の体裁を整えるということもできます。
※１日分を１シートに入力する設計で、
１年分365シートを１ファイルとするとか。

また、キーワード検索さえ実現できればいいのであれば、
Wordで１日分が１ファイルになっている状態でも、
OSの検索機能でファイル横断の検索は簡単にできると思いますが。

お礼

回答をありがとうございます。
回答していただいたように、エクセルをデーターベースとして利用しつつ、１日分を印刷できるようにしたいと考えています。なお、話すひとは、毎日３、４人おり、話す内容もまちまちです。１年を通して同じような話が何度も出てきます。キーワードでそこから抜き出すことができると、データーベースとして利用できていいのにと思っています。

＞マクロを使って、印刷の体裁を整える
この方法を教えてください。！

回答No.1

kuma56

>エクセルのマクロ機能を使って朝礼記録をとりつつ、１日分だけ会社の書式に印字することはできるでしょうか？

エクセルのマクロ機能を使って・・・っというのがよく意味が分かりませんなぁ・・・
今現在、ワードに入力で来ているものが、エクセルに入力できないと思われる理由は何でしょうか？？
ワードに入力できるのなら、（とりあえず）エクセルにも入力できるのではないかと思いますが・・・・
そこに ”マクロ機能を使って” っていうのが、何をしたいのか？？　朝礼の内容を音声入力したいという事でしょうかな？？
それは、今のバージョンのエクセル単独では難しいようだのぉ・・・

そして、入力した分の一日分だけってのは、その部分だけ印刷できるようなデータのまとめ方をしていれば可能でしょうが、そこの "会社の書式" ってのがどんなものなのか判らないと、正確な回答は難しいだろうねぇ・・・

お礼

早速の回答をありがとうございます。
>現在、ワードに入力で来ているものが、エクセルに入力できないと思われる理由は何でしょうか？？

ワードで朝礼の書式があり、それに毎日入力して、日にちごとにファイルとして保存しています。エクセルでその書式を作ることは可能ですが、１日ごとにファイルを作ると、結局、キーワードに基づいての検索ができなくなります。要は、毎日書き溜めている朝礼の記録を、上司が指示するキーワードでピックアップできるようにしたいのです。
　音声入力は考えておりません。

現在：ワードで毎日一つずつファイルを作る
目標：エクセルで１年分を連続して記録をつけ、その中から、「１日分を印字」、「キーワードにしたがって検索したものだけを印字」できるようにしたいのです。
　なお、１日分の印字は、書式があるので、マクロを使ってその書式に１日分を入れて印字することができないかなぁと考えているのです。