同窓会の世話人の必要経費の精算はどうすればよい？

質問

この度、20年ぶりの同窓会をすることとなり、代表世話人を務めることとなりました。発起人は７人程度で進めます。それに当たり、マイカーの消耗とか、資料のコピー代金とか、資料の郵送代とか、色々な経費が発生するものと思われます。これらの費用は、すべてそれぞれ担当した人の、負担に支えられて進められるものなのでしょうか？それとも、出来るだけ領収書を頂くようにし、後日会費を徴収して出来た資産から、精算するものなのでしょうか？あまり金のことを言うとどうだろうとも思うが・・・

回答No.5

noname#219804

実費弁済は当然の権利ですから、会費からもらえばいいです。
領収書をとっておいて、会計報告のときに公開すること。

回答No.4

noname#232976

>これらの費用は、すべてそれぞれ担当した人の、負担に支えられて進められるものなのでしょうか？>それとも、出来るだけ領収書を頂くようにし、後日会費を徴収して出来た資産から、精算するものなのでしょうか？

どちらでも良い。
大事なことは事前にどうするのか決める、同意をとる事。
それだけ。

回答No.3

KoalaGold

お金のことを言うのは汚いと思い込んでいたら事業はできません。同窓会も盆踊りも事業として計上するつもりで全てを書き付けておくと良いと思います。

金額以上に感じは自分の時間と手間を犠牲にしています。その上にお金や経費まで自腹を切っていては「ありがとう」だけではすみません。

コピー代も携帯電話代も大体の見積もりでいいですから計上しておき、他の人に見せて納得できる金額にしておきます。ガソリン代と駐車料金、レンタカー程度なら文句は言われないでしょう。車の維持費は含まれません。

回答No.2

lions-123

＞同窓会の世話人の必要経費の精算はどうすればよい？

代表世話人という大役ご苦労様です。

懐かしく大切な同窓生・同窓会・青春の思い出。
これからは決して増えることのないメンバーであり体験だと思いますから、明朗会計で気持ちよく開催・運営して、是非、これからも良き縁・想い出を繋げ続けたい絆ですね・・・
その為には発起人という仕事も大変であり重要だと思います。
皆様それぞれお忙しいと考えられボランティア的になり、好意に甘え依存しがちですが、特定の人にあまり負担を掛けたりするのも良くないと思います。

発起人の中で話し合い、会計担当を１～２名決めて（自薦が望ましい）、必要経費を計上（領収書や根拠となるエビデンスを付けて）、会費等の収入と貸借対照出来る収支表を作成して会員に報告する。
その際に、事前にメンバーの話し合いや発起人の打ち合わせで→文書通信費・記念写真や現像フイルム代・交通費・同窓会開催費用（ｅｘ、飲食代・会場費・記念品代他）等の仕分けをする。
残金が出れば、次回開催の準備金として会計担当者や幹事が引き継いだり、不足時は追加会費として収支報告書を添え請求し精算する。

usagi25様に於かれましては、皆様からの情報・アイデア・アドバイスを参考に活かされ、楽しく懐かしく有意義な同窓会を無事に開催運営できますように、心より祈念申し上げております。

お礼

早速のご指導有難うございました。

回答No.1

oteramairisuki

もちろん領収書をもらって後日精算すべきです。
往復はがき1枚104円で40枚用意しても4160円かかります。
会費は数百円でも多めに徴収し、余ったお金で必要経費を精算し、それでも余ったならば発起人7名で反省会でも開きそこに充てればいいです。
ややこしいのは車代でしょうが、ガソリン代として1000円位でいいのではないでしょうか。