初の忘年会の幹事。スマートな段取りは？

質問

こんにちは。
今年、忘年会の幹事を初めて任されました。

居酒屋の手配完了、3時間飲み放題食べ放題で途中ビンゴ大会と誕生日祝いのサプライズを開催します。
会費3800円の中にビンゴの参加費用500円が含まれたかたちでアナウンスしています。
ビンゴ景品はけっこう大きいものもあるので事前にお店に預かってもらう許可を得ています。
誕生日サプライズはお店からのサービスでバースデープレートを出してもらう予定です。

この状況で、当日のベストでスマートな段取りを考えているのですが、ご意見を伺いたく…

以下の段取りではいかがでしょうか？

1.待ち合わせ後、会費を回収
2.入店
3.歓談
4.1時間くらい経ったら誕生日サプライズ(15分)
5.サプライズが終わったらビンゴ(45分)
6.残りの時間で歓談
※遅れてきたメンバーについては随時会費を回収

もしこれよりもスマートな段取りがあれば、是非教えてください。
よろしくお願いします。

回答No.2

chiychiy

こんにちは

他の方の回答にありますように
お店の方には人数分の請求分払わないといけない場合の
欠席者の補てんの方法は考えてますか？

3800円の中にビンゴが含まれていて、
その辺りも含まれていれば別ですが
その辺りのやりくりを考えておかないと損をしてしまします。

お誕生日は、お店からのサプライズであったとしても
該当しない人には、面白くない人もいるかもしれません。

これは、最後に持ってきたほうがいいような気がします。
最初か最後です。
少ない時間に申し訳程度でないと
本来の忘年会の趣旨を外れてしまいます。

ビンゴも1時間も経てばお酒が回ってきてしまうので
訳が分からない人もいるのではないでしょうか？
1時間くらいしたらビンゴ、
1時間かかるところで残り1時間は寒暖でという感じで
その間にバースデープレート？

盛り上がりによっては残り1時間は短くも長くも感じます。

食べ放題、飲み放題はメニューが決まっているのではありませんか？
そのメニューにないものを欲しがる人も出たりしたときの
対応は考えていますか？
メニューが決まってなければいいのですが・・・。

今更なんですが、少し多めに貰って
余ったら二次会に使ったり、そういうことも考えておいた方が
良かったかもしれません。

回答No.1

p-ink

もし皆さんとその前に顔を合わせられるのであれば会費は事前にお預かりするのはどうでしょう。
人数にもよりますがお釣りを渡したり計算したりが割ともたつくと思います。

スムーズに始められるよう前もってお預かりしておきたい、と一言付ければ嫌な顔もされないでしょうし。

当日来られなくなった人が出た場合でも人数分払わないといけなくなることもあるでしょうから。