テーブルにある代理店別に売り上げデータを分ける方法

質問

アクセス2003 超初心者です。

大量の売り上げデータを別テーブルにある代理店別に
分けて、それぞれ個別ファイルにする、という作業を行っています。
元々はエクセルで代理店列にフィルタをかけ、
一社ずつ別ファイルに保存という作業を延々とやっていたのですが
とうとうデータが一枚のエクセルシートに収まらなくなりました。

そこで、売り上げデータをアクセスに取り込み、別テーブルに
代理店一覧を作りデータを抽出するということを行いたいのですが、
どのように行えばいいのでしょうか？

手元にアクセスの入門書がありますが、どの項目を見ればよいのか
すらわかりません。お恥ずかしいですが、何卒よろしくお願いします。

回答No.2

umahoak · ベストアンサー

・選択クエリで売上データを表示させる処理です。

(1)メニューの[作成] - [クエリデザイン] 　->　インポート※した売上データのテーブルを追加し、
メニューで[選択]がアクティブになっていることを確認して下さい。
※インポートは、メニューの[外部データ] - [Excel]でできます。

(2)追加した売上テーブルのリスト部分に、”*”が表示されているのでダブルクリックすると、
下の枠に追加されます。これで売上データの項目が全て抽出されます。

・次に指定した代理店のデータだけを抽出するための処理です。

(3)代理店名が入力されている列（項目）を、画面上段の売上テーブルで選択⇒ダブルクリックして下の枠に追加し、
"表示:"のチェックボックスを外します。これで抽出結果に表示されなくなります。

(4)最後に、(3)で追加した項目の"抽出条件:"に代理店名を入れて、メニューの[実行]ボタンを押すと、
条件に合った（指定した代理店名と一致する）売上データが表示されます。

あとは、alt+Aコピーで全選択して、Excelに貼り付ければ良いかと。
クエリは保存しておけば、抽出条件を毎回入力しなくて済みます。

ちなみにAccessで代理店別のテーブルを作って、Excelにエクスポートする場合は、
上記(1)で[選択]の部分を[追加]にすると、代理店別のテーブルが作成されます。

自動化を目指すなら、マクロ処理の領域もありです。

以上、ご参考まで。

お礼

詳しくまた、わかりやすく教えていただきありがとうございます！
早速やってみます！
本当にありがとうございます！

回答No.1

tsubuyuki

> 手元にアクセスの入門書がありますが、どの項目を見ればよいのか

「選択クエリ」まで勉強していくと、抽出は出来ます。

抽出されたものをコピーし、エクセルに貼ってやれば楽です。

その後、

データをコピーせずにエクセルに出すなら「エクスポート」。

一連の動作を自動的に流したいなら「マクロ・ＶＢＡ」。

この辺りはご自身のキャパシティと相談して進めましょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。
選択クエリでやってみました。
本のとおりにやると、抽出条件として代理店名を一個一個
抽出条件に入力すればできました。
ただ30社以上あるので一つ一つ代理店名を入力
するのではなく代理店一覧を参照して欲しいのですが
この代理店名を毎回入力する作業をマクロで自動化する
という考え方なのでしょうか？

何度も申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。