エクセルのシートを増やしていく

質問

とても小さい会社で経理事務をしています。

うちの会社の社員（営業）は見積書や注文書を作成するのに
1つのエクセルのシートをどんどん増やしていきます。

3月決算の会社なので、4月から今現在11月までシート数はすごいです。

各個人が作成しているので、私はそのエクセルを開くことは
何か頼まれごとの時だけですが、とても重く。。。エクセルが開くのに
2分くらい待機させられます。

私は1つのエクセルでシートを増やすのが嫌いなので
フォルダにそれぞれ保存しています。
（転職前の会社で習ったというか、そういうやり方だった）

立ち上がるのは遅いし、検索しにくいし、
メール添付の時などは、わざわざコピーして
他のシートを削除しなければならない…という手間。

私もそこまでPCに詳しくないので用語がわからず
説明が難しいですが、デメリットしか浮かびません。

シートを増やしていくやり方ってどうなのでしょうか？

回答No.4

sucosucox3 · ベストアンサー

一つのファイルて数多くのシートを作って管理するなんてなんのメリットもないですよ。

もしそのファイルが壊れたら全てのデータが全滅ですし。。。

ご自身も感じている通り検索もし難いし、メールでも送りにくいだけでなく、そのファイルがもし客先にでも間違って送ったら他社への見積もりなんかもバレバレです。

一刻も早く、シート10枚程度に分割することをオススメします。。。

お礼

ありがとうございます。

やはりメリットはないですよね。

おじさん達はシートを増やすやり方を変えるつもりは
ないようなので（1番楽と思っている）もう指摘しませんが…

自分は今まで通りやりたいと思います。

回答No.3

m_and_dmp

1シートのブックを無数に作成するより、同じカテゴリーのシートをまとめて一つのブックにする方が整理がしやすいと思います。1か月分を1シートにまとめたらいかがですか？
私は20シート1ブック程度にまとめています。

開くのに時間がかかるとのことですが、請求書を作るたびにシートを増やし、一体どのくらいの数のシートになるのでしょうか？
試しに150シートを1ブックに作成してみました。シートのサイズはA1からGE30までデータが入っています。データは数式とテキストです。
ブックのサイズは7.4MBでした。これを開くのに数秒とかかりませんでした。
シートに画像や図形が張り付けてあるとサイズが大きくなり、開いたり保存するのに時間がかかります。
サイズが数MB程度のエクセルシートを開くのに2分かかるなら、パソコンの性能が低いのだと思いますので、新しい機種に更新するよう上司に進言するといいでしょう。

ところで、メール添付のときの作業についてですが、つぎのようにやってみてください。
メールに添付して送るシートのタブを選択し、マウスで右クリックします。すると、いくつかのメニューが出ますが、その中の「移動またはコピー」を選択します。シートの移動またはコピー小窓が開きますので、移動先ブック名の枠の右側にある▼を押して、「新しいブック」を選び、「コピーを作成する」をチェックして、OKします。
「コピーを作成する」のチェックを忘れると、そのシートが新しいブックに移動してしまい、オリジナルのブックから消えてしまいます。そのときは、オリジナルのブックを保存せずに閉じたらいいのです。もし、保存してしまっても、焦る必要はありません。新しいブックにあるものをオリジナルブックに書き戻せばいいです。
シート（タブ）は、シフトキーを押しながら選択すると複数のシートを選択することができますので、添付するシートが複数の場合は複数選択して実行します。
これで必要なシートのみで構成された新しいブックが作成されますので、名前を付けて保存します。これで多少は楽になると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。

ＷＩＮ7で去年買い換えたＰＣなので性能ではないとおもうのですが…
まぁ、人のＰＣ内なので遅くてもいいんですがね。笑

ご説明頂いたコピー・移動は私は活用しています。
ただ、おじさんの前でやるとき（説明しながらの時）
はコピー＆貼り付けしかわからないので
ただただじっとコピーされるのを待っています。。。

回答No.2

noname#181272

＃１です。
＃１の回答の補足です。

Excelの立ち上がりが遅いときの対処法を調べてみました。
http://search.yahoo.co.jp/search?fr=slv1-co5sef&p=Excel%20%E8%B5%B7%E5%8B%95%E3%80%80%E9%81%85%E3%81%84&ei=UTF-8
▲は検索結果です。

以下の方法を試してみてください。

1. 次のフォルダを開く。
WinXP
C:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Application Data\Microsoft\Excel

Vista
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel

●AppDataは隠しフォルダなのであらかじめ表示にしておいてください。

2.フォルダ内にある Excel10.xlb ファイルの名前を適当に変える。たとえば、oldExcel10.xlbとか。
数字の部分は、エクセルのバージョンによって異なる。

3. Excel を起動し、新規ブックを作成する。
これで起動が円滑になっているはず。
Excelが起動すると、拡張子xlbのファイルが、自動的に新たに作られる。

4.起動が円滑に行われることを確認したら、2.でファイル名を変えたxlbファイルは、削除してよい。

これで動きがスムーズになると思います。

エクセルを再インストールしたり、PCを買い替えたりする前に試してみるとよいです。

ちなみにエクセルは2000ですか？2003ですか？2007ですか？2010ですか？
それについてをお礼または補足で教えて下さい。

お礼

ありがとうございます。

Ｗｉｎ７、2010です。

回答No.1

noname#181272

Microsoft Office Excel2003の場合は、[Shift]キーを押しながら、
キーボードの上段のファンクション・キー[F11]を 押せばシートが増えます。

http://search.yahoo.co.jp/search?fr=slv1-co5sef&p=%E3%82%A8%E3%82%AF%E3%82%BB%E3%83%AB%E3%80%80%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%83%88%E3%80%80%E5%A2%97%E3%82%84%E3%81%99&ei=UTF-8
▲の検索結果の以下のサイトを参照してください。

※シート（sheet）の枚数を任意に増やすには… (EXCEL活用法)

Excel2010の場合は、右端のワークシートタブの右側の［ワークシートの挿入］をクリックすることで、素早くシートを増やすことができます。

※Excel 2010 - シートを増やすには

なお、Microsoft Office Excel2003で、Excelを新規作成で開いたとき、シートの数は初期状態では3枚です。
3枚では少ない、という場合、初期状態のシート数を増やすこともできます。
やり方は
○ メニューバー「ツール」→「オプション」を選択します。
すると、ダイアログボックスが表示されるので、全般を選択し、新しいブックのシート数を適当に調整します。
これで、初期のシート数を増やすことができます。

http://search.yahoo.co.jp/search?fr=slv1-co5sef&p=%E3%82%A8%E3%82%AF%E3%82%BB%E3%83%AB%E3%80%80%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%83%88%E3%80%80%E5%A2%97%E3%82%84%E3%81%99&ei=UTF-8
▲の検索結果の以下のサイトを参照してください。

※初期段階のシートを増やす方法・初心者からでも使えるエクセル（Excel)入門

Excel2007のシートの増やし方は▼の検索結果を参照してください。
http://search.yahoo.co.jp/search?fr=slv1-co5sef&p=Excel2007%20%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%83%88%E3%80%80%E5%A2%97%E3%82%84%E3%81%99&ei=UTF-8
特に下記のサイトが参考になると思います。

※EXCEL2007 シート追加

お礼

質問の仕方がわるかったです！

シートを増やす手順ではなくて、
シートを増やしていく保存方法っていかがなものでしょう？という
質問でした。

ありがとうございます。