キャンセルするときのマナー

質問

先日、友人の結婚祝いを企画しました。入場券が必要な会場だったので、１ヶ月以上前から連絡をして出欠を取り、参加者にチケットを郵送したのですが、当初１５人くらい来る予定が、前日までに次々とキャンセルが発生し、当日集まったのが８人……^^;。

キャンセルが発生するのは当然予期していたのですが、なにしろ数が多かったことと、キャンセル理由が「別のイベントに誘われたから」「実は家族と出かける約束をしていた」「会社の行事」etc...だったりしたので、「約束に対する考え方が違うのかなあ？」と首を傾げました。

キャンセル時の対応についても、単に「行けなくなった」という連絡だけの人、「足しにして」とチケット代＋αを渡してくれた人、チケットを知り合いに譲ってムダが出ないように配慮してくれた人etc...キャンセルの仕方にもいろいろあるもんだなあ、と思いました。

……というわけで、
前置きが長くなってしまいましたが^^;、みなさんの

１．飲み会や遊びなどの約束に対する考え方（他におもしろいことがあったらキャンセルする、キャンセルはＮＧ、とりあえず約束はしておくけど彼氏が優先etc...）
２．キャンセルする場合の、自分なりのマナー
３．幹事をしていてキャンセルされたときの体験談・対処法

を教えてください。今後、キャンセルされた場合、しないといけなくなった場合の参考にさせて頂きたいと思います。
ちなみにわたし自身は、
・約束は先着順（後から入った用事は断る）
・行けない可能性があるなら、“飛び入り”扱いしてもらう（頭数に入らない）
・余程のことでない限りキャンセルはしない
という考え方です。

よろしくお願いします^-^。

回答No.2

kumi-n · ベストアンサー

なぜか知らない間に幹事にされている事が多いのですが・・・。キャンセルって困りますよね。

１．基本的には先約最優先です。
（後からの誘いはどんなに魅力でも断ります）

２．キャンセルしなければならなくなったことがわかった段階で即連絡する。また、まずいかも知れないという段階でも、もしかしたらキャンセルするかも知れないと伝えておきますね。
当日、体調不良によるドタキャンや料理を人数分注文していてキャンセル不可の時は、会費を支払います。（場合によってはちょっと上乗せで）

３．体験談＆対処法
うちの職場はメーカーの研究です。工場試作などは工場の日程に併せなければならないので、毎回、当日まで人数調整をしています。（苦笑）
よって、やっぱり間に合わないだの。飲み会の後に仕事だの。当日も空席があったり、ということはある意味当たり前になっています。
内輪だけの限られた人数の時は、テーブルだけ予約して料理は当日頼みます。
大人数の時は人数分頼みますが、出来るだけ大皿料理になるようなお店や中華料理なんかを選ぶようにしています。
個人に分けられるようなものだと、何も手を付けないで下げてもらうのも悪いですしね。

お礼

下のjetsさんもそうですが、自分が幹事をする方は「キャンセルしない派」なんですね。今回、キャンセルしてきたのは、いつも幹事をしない人たちだったので、感覚が違うのかもしれません。
テーブルのみ予約・大皿料理は融通が利いていいですね。今後は、ドタキャン覚悟で臨機応変に臨みたいと思います^^;。
ご回答ありがとうございました！

回答No.1

noname#95628

こんにちは。
キャンセルは、幹事さんとしては避けて欲しい事態ですよね。
私は、以下のような考え方です。

１．飲み会や遊びなどの約束に対する考え方
基本的には「先着順」で、行けそうにない予定は入れません。
確実に行けるとわかっているもの以外即答はせず、２～３日待ってもらって返答します。
２．キャンセルする場合の、自分なりのマナー
遅くても１週間前には連絡します。
それが無理な場合は、わかり次第すぐに連絡します。
キャンセル料がかかる場合はその分を払いますが、それ以外の場合は支払ったことがありません。
３．幹事をしていてキャンセルされたときの体験談・対処法
＜体験談＞
飲み会当日の朝になって「風邪をひいて、どうしても行けない」という子が１０人中２名出ました。
事前に会費を集めていたので、彼女にどうするか尋ねると「使っていい」とのことだったので、ありがたく使わせてもらうことにしました。
＜対処法＞
まずお店にキャンセル料がかかるかどうか確認し、かからないようであれば、彼女の分のお金はそのまま返します。
キャンセル料がかかるようなら、キャンセルせずに、予定通り料理などは出してもらって、皆で食べます。

私が体験したことがあるのは、大半の人が出てくる場合だけなので、momonokojiさんの場合のように、大勢キャンセルが出た場合の参考にはならないかもしれませんが、ご参考になれば幸いです。

お礼

「もしかして、キャンセルって結構気軽にするものだった？？？」とカルチャーショックを受けたんですが、わたしと同じ考え(先着順・キャンセルは極力しない)の方がいて安心しました^-^。
「そうか、会費を事前徴収すれば良かったんだ～！」、とjetsさんの体験談を見て思いました。後の祭ですが^^;。次回は検討したいと思います。
ご回答ありがとうございました！