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間違いＦＡＸを捨ててしまい責任問題になってます
- ３０歳の女性が出荷業務を担当しており、ＦＡＸでの出荷依頼を受けています。しかし、間違って届いた依頼を新入社員が勝手に捨ててしまいました。この問題により緊急出荷対応の料金を得意先と折半することになり、女性は指導方法に悩んでいます。
- 女性は間違って届いた依頼が捨てられたことは知らず、次の日に得意先からの電話で初めて気づきました。このような状況で女性は新入社員の指導にどう取り組めばいいのか悩んでいます。
- 女性は新入社員が勝手に依頼を捨てたことに驚いており、今後の指導方法を考えています。当たり前のことができない人物と思われる新入社員に対して、適切な指導を行う方法を模索中です。
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問題の原因は・・得意先の間違って送信した方のミスでしょうね。 送信した方も、A社へ依頼したはずなのに返事がないのならば A社へまず確認すべきだし、（したのかもしれませんが） その時点で、手元に発信原稿があるわけですから、A社へ再FAXするのが 普通だと思います。 しかし、途中入社の方は、少し視野の狭い方なのかもしれませんね。 同様なことを昔経験したのですが 「間違って届いてますね。」と職場の先輩らに聞いた記憶があります。 捨てても問題ではなかったのでしょうが、（結局捨てることになったので） 初めてのことは一応先輩に聞いてから自己判断しないようにしていました。 なので、やんわりと、この会社はこの会社のルールがあるので わからないことや、他社と関連することは自己判断せずに、私や周りの人にきいてねと お菓子でも食べながら話したらよいでしょうね。 途中入社の方は、途中ですから、早速ミスをして、「仕事ができない」と思われるのが コワかったのかもしれません、それで意固地になったのかも。 でもそれが逆に、「コミュニケーション不足な人」との評価を受けてしまってますが。 当たり前だと思っていたことができない人はたくさんいます。 女性と男性とでも差はありますしね。 いちいち細かいマニュアルがあるのは、そういうことを防ぐためなのだろうなって思います。
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- lavino72
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今回のような事が問題となるのであれば、担当者だけの問題ではありません。 起きてしまった過去は変えられないので、今後同じような事が起きないように、会社としてルールを決める必要があると思います。 質問者様が解決案を出し、上司にその方法で良いか相談して、問題がないようであれば、中途の方だけでなく、 全員に周知徹底させる事が必要だと思います。 分かりませんが、文面を読む限り、その中途の方は今後も何かしら問題を起こすと思います。 分からない事があったら誰かに聞いてもらうようにすれば良いと思います。 （難しいかもしれませんが。） 人を育てるって難しいですよね。 常識をわきまえた人ならいいんですが、全員がそういう人でもないですしね。。。
お礼
教えていくうちに感じることなんですが、人に聞けない（聞かない）人のように思います。 自分で考えて判断するのは良いのですが、入ったばかりなので報告してくれるように 指導しました。 みんな周知してると思ってることでも、え？そうなのって思うこともあるので おこったミスは朝礼で報告するようになっています。 常識って難しいですよね。 かなり前ですが、会社のトイレットペーパーがよく減るなと経理の人が言っていて あるパートの人が持って帰っていたことが分かりました。 会社の物を自由に使えると私物化してしまって、悪いと思ってなかったようです。 今は自由には購入出来ませんが会社の物は個人の物ではないという常識も 教えないと分からない人がいるようです。 本当に難しいです。
- sakura-333
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持ちつ持たれつの関係だからフォローし合って当然とするか、自分の仕事だけキッチリやっておけばいいのかって問題も含まれてるんですよね。 ただ、やはり確認もせず間違えた本人に責任があるので、その費用を折半までするところはそうないと思います。 連絡するのも親切心からであって、必ずしなければいけないものではないですし・・ ＞どうやって私は指導していけば良いでしょうか？ ハプニングは起きてみなければわからない事もあるので、その都度覚えていくしかないのではないでしょうか。 そこに慎重さがあるかないかの差はあれど、入り立ての人の多くはそんなものですからね。 まぁ各々の立場や状況からするに、誰が悪いとも言えない微妙なものはあるかもしれません。
お礼
言われる事は分かります。 普通であれば折半にはなりませんが、他の方の回答にも書かせてもらいましたが 途中入社の人の対応に問題があったのだと思います。 確かに思ってもないことだったので、前もって教えるのも限度があるなと 感じています。 出来るだけ色んなパターンを考えて指導していきたいと思います。 ありがとうございました。
- hightandlow
- ベストアンサー率10% (217/2003)
明らかに誤送信ならば、お得意先様のことでもあり、念のために連絡を 入れますね。出来れば、送信者の方に直接がいいかも知れません。 基幹システムの流れが理解できていれば、放置しておけばどうなるか 分かるはずですからね。 廃棄したという返事でなく、捜したら紛れ込んでいましたがこちらで 廃棄しましょうか？という折り返しだったら、あ～助かります、お願いします、 で済んだかもですね。
お礼
例えばですが、忙しくて間違って送信はされているが確認が遅かった場合もあると思います。 そういう場合は仕方ないんです。そもそも間違って送信されているのですから。 ただ今回は、途中入社の人の電話対応で 「間違って送信されているのを知っていた。知っていたが誰にも言わずに破棄した。 そちら（得意先）が悪いんでしょ」の対応がまずかったです。 業務はただの流れ作業ではありません。 会社といえども人と人との繋がりですから、一方的に悪いはあまりないように 思います。 教えていくうちに感じることなんですが、人に聞けない（聞かない）人のように 思えます。何でも自分でやるのは良いのですが、入ったばかりなので報告してくれるように 指導しました。ありがとうございました。
- taranko
- ベストアンサー率21% (516/2403)
＞言われているような確認はもちろん得意先もされていますし、 電話後ＦＡＸならＡ社が「まだ届きませんが」と電話連絡し再ＦＡＸ 面倒なら間違って送った会社に連絡する必要なし 面倒でないなら間違って送った会社にＦＡＸ破棄依頼 ＦＡＸ後電話連絡なら届いていればＡ社が「届きました」届いてないなら Ａ社が「しばらく待ってみます」しばらく待っても来ないならＡ社が得意先に 電話連絡し再ＦＡＸ 面倒なら間違って送った会社に連絡する必要なし 面倒でないなら間違って送った会社にＦＡＸ破棄依頼 得意先が電話連絡していると言われるのであれば、貴方の会社が何もしなくても、 どこにも問題が起こる余地はありませんが、間違って送った会社からの連絡が無ければ 成立しない仕事ってそんな無責任な仕事してるんですか？ 問題が起こらないようにするための電話連絡で、問題が起こるならＦＡＸ流しっぱなしと なんら変わりません。 ＦＡＸの調子が悪くて真っ黒や真っ白で何処からのＦＡＸかもわからないものが 出る場合もあり、連絡したくてもできない事もありますが、今回それでも折半ですか？ いくら得意先でも言わないといけない事は言う、仕事のやり方考えたほうが良いのでは ないでしょうか。
お礼
詳しく説明してないので分からなくて当然なんですが、 流れとしては出荷依頼を得意先より頂いて、出荷後に出荷リストにチェックを入れて 返信しています。 ここでＡ社からチェックがなければ、Ａ社は受け取っていないということで 得意先はＡ社に連絡を入れるのですがＡ社は出荷していないのにチェックを入れて 返信しました。ここでＡ社のミスもあります。 間違って私の会社にＦＡＸが来ていたのですが、翌朝にＦＡＸ履歴より 私の会社にＦＡＸを流していたことが分かりました。 そこでの途中入社の人の電話での受け答えが、間違って届いてましたよ。でも破棄しました。 そちらが悪いんでしょの言い方をした為に、知っていたのにあえて連絡しなかったと とらえられ信用云々の話しになってしまったんです。 折半はＡ社もミスをしたので入っています。 連絡しようがない時は仕方ないですね。
- -yo-shi-
- ベストアンサー率23% (511/2217)
新人さんが悪かった事は、報告もせずに勝手にＦＡＸを捨てた事！ でもね。間違いＦＡＸだからそんなに責め立てる問題でもないし、貴女の指導不足でもないでしょ。 新人さんにどのように言ったか？わかりませんが、「何が悪かったの？」と思ってもしかたないと思います。 だって、そんな悪い事してないんだから… おかしなところは… ＦＡＸを捨てたことが得意先との問題になる事！ なんでそんな事になるのか理解できません！ 緊急の発注をＦＡＸ１枚で済ますのが悪いのであって、新人さんが悪い訳ではありません。 貴女の会社は押し付けられた責任を新人の責任にしているだけでは無いですか？ 相手が得意先である事で強気に出れないのはわかりますが、これくらいのミスを会社が守ってあげられないのは大問題だと思いますよ。 相手のミスを半分請け負うのは会社の判断ですが、それを個人の責任にしちゃダメですよ！
お礼
間違いFAXが届いても、本来であれば非はありません。 今回の場合は、得意先から確認の電話があった時の途中入社の人の対応も あります。 間違って届いてませんか？の問いに対して、「届いてましたが、違う社名宛だったので破棄しました」 連絡はして頂けましたか？「してないです。そちらが悪いんでしょ」と得意先に対してこの対応です。 会社は信頼が大事です。今回は色んな（A社のミスも重なってます）ミスが重なったんですが 指導に関しては参考になりました。ありがとうございました。
- fujitapari
- ベストアンサー率20% (240/1199)
「相手が分からないのは、教え方が悪いからです」という言葉があります。 中途入社や新人は、判らないことや判断できないことが多いです。 また常識というのは、育った環境や職場でかなり違います。 事前に教えられなかったのであれば、この際良く教えることが重要です。 中途入社の人の疑問は、当然と言えます。 貴方の会社の判断、対処法が良いかわかりませんが、何故そうしなければならなくなったのか、相手が理解できるように、良く説明しないといません。 そして、今回一番いけなかったのは、間違いＦＡＸを送ったことですから、自分たちが同じミスをした時にどう対処すべきかを教えることも大切です。 失礼ですが、貴女も十分理解できてないようでしたら、上司にも相談して、組織として同じ失敗を起こさないための対策を検討した方が良いと思います。
お礼
常識を教えるのは難しいと感じました。 ありがとうございます。
- silvia59-23
- ベストアンサー率13% (3/23)
新人はなんにも悪くないと思います。 そもそも間違ってFAXを送ってきた人が悪いじゃん？ 普通に考えようよ。 暗黙の了解？ じゃあ、もしあなたが転職して、新しい職場で暗黙の了解なんて言葉があった場合 何が暗黙なのか明暗ハッキリ分かりますか？ 分かりませんよね？ あなたの会社が根本的におかしいと思います。 結論：あなたは指導する人間として相応しくない。 後輩を指導する前に、会社の問題点を見つけ改善する事が先決じゃないですか？ それが出来ないような人に教育は任せられません。
お礼
私は何社か経験がありますが、明かにお客様の間違いであろう注文の時は 確認をとっていましたし、先輩にも聞いていました。 私の言ってる暗黙の了解というのは、会社の書類を勝手に判断して捨てたりすることです。 知ってて破棄する行為は会社として信頼をなくします。 会社として問題点もあると思いますが、こういう人は初めてだったのでとまどいました。 ご指摘ありがとうございます。
- chie65536（@chie65535）
- ベストアンサー率44% (8741/19839)
＞これからこうやって当たり前だと思ってたことが、出来ない人なのかも？って思うと 「貴方が当たり前だと思っていること」は、何も知らない新人さんには「当たり前」ではありません。 貴方が「当たり前」だと思っている事は、他所では一切通じません。 なので「当たり前だと思っている事であっても、すべて教え込む必要がある」のです。 ＞途中入社の人は何が悪かったのか？って感じで開き直っています。 新人さんは「捨てないで報告する」なんて「狭い常識」は知らないし、世間一般に通じる「広い常識」では、捨てても問題ないので、新人さんは何も悪くないです。 悪いのは「捨てずに報告して間違いを教えてあげるいう、狭い常識があるって事をちゃんと教えなかった指導担当者」である、貴方です。 自分が「きちんと指導してない」のを棚に上げて ＞怖いです。どうやって私は指導していけば良いでしょうか？ ってのは、ちょっと「先輩として問題あり」だと思いますけど。 私なら、そういう人から指導されるのは嫌です。
お礼
当たり前を教えるのって難しいですね。 私は何社か経験がありますが、明かにお客様の間違いであろう注文の時は 確認をとっていましたし、先輩にも聞いていました。 そのまま破棄したり、見て見ぬふりをしたことはありませんので、 この狭い常識から教えないといけないのは大変だと感じました。
- taranko
- ベストアンサー率21% (516/2403)
私の会社でも得意先からの間違いのＦＡＸであれば電話して教えてあげる事も していますが、あくまでも親切（少しでも早く誤配信がわかるように）として 連絡しています。 ※連絡しなくとも問題ありません。 元々ＦＡＸは届かない可能性もあるもの（相手が通話中など）という事で ＦＡＸの前後に相手と電話で連絡して確認をとるものとなっています。 （得意先側も） ※定期的に送るＦＡＸが未送信の場合は受信側が今日はまだですか？ と連絡があります。 そのため、こちらから連絡しなくても得意先はＦＡＸが届いていない事が わかるので連絡しなくとも良い事になっています。 私の会社に届くＦＡＸには電話番号は記載されていないものがほとんどです。 得意先からならわかりますが、見知らぬところからのＦＡＸで本当に捨てる だけのＦＡＸもありますし新人なら判別が難しいと思います。 ただ、指示を仰がなかった新人もどうかとは思いますが。 ＞当たり前だと思ってたことが、出来ない人なのかも？ ＦＡＸの件は当たり前の事では無いと思いますのでこの発言もいかがなものかと 思います。 以前間違いのＦＡＸがあった時に、私は新人に「別に連絡しなくても良いけど 得意先なら教えてあげた方が親切かな」と言って目の前で得意先に「こんなＦＡＸが 届きましたよ」と電話し自社での対応を教えました。 ＞どうやって私は指導していけば良いでしょうか？ 当たり前と思っていることが社内だけでの当たり前という事もありますので 手抜きをせずに1から10まですべて教える必要があると思います。 その前に、知らない事は必ず聞き勝手な判断をしないというのを教える ※貴方が悪いのではなく、社内で特殊なケースがある為からという事にすれば かどは立たないと思います。
お礼
言われているような確認はもちろん得意先もされていますし、 どこ宛か分からないものはしばらく置いておいて捨ててしまうこともあります。 自分で判断せずに、連絡してということは伝えました。 少し気性が荒い人で、年上ということで遠慮してしまってる部分もあり 私にも反省点が多々あります。 ありがとうございました。
得意先との折半というのは、確かに「？」な対応ではありますが、 まあそれは質問者さんの会社の判断なのでさておいて。 ＞これからこうやって当たり前だと思ってたこと だと思えるのは、質問者さんがその会社の「常識」を知っていたからで。 「会社の常識」を知らなかった中途入社の人が間違いファクスを捨ててしまったことを、 頭ごなしに批判することはどうかなと思いますよ。 もちろん、間違いファクスの取り扱いについて周囲に聞かなかったという点では、 その中途入社さんも反省すべき点はありますが。 ＞どうやって私は指導していけば良いでしょうか？ １）その「会社の常識」をちゃんと教える ２）分からない（＝判断に迷う）時は先輩に聞くことを徹底させる －－でよいのでは。
お礼
折半に関しては、本来なら必要なかったことなんですが 弊社のその後の対応が悪くて怒らせたというか、担当者にこの会社大丈夫？と 不安にさせるような対応になってしまい折半という形になりました。 会社の常識が何なのか、実際に問題に当たった時に常識が分かるのであって 常識だと思ってることを相手に伝えるのって難しいなと感じました。 最初のうちは自分で判断せずに、指示を仰ぐことは伝えました。 ありがとうございました。
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お礼
言われることは分かります。 再FAXも、得意先が確認が遅れたのも事実なのですがここでの問題は 間違って送られてきた（○○御中が、違う会社名だった）にもかかわらず 知っていて捨てたという点でした。 一応、自己判断せずにということは伝えました。 年齢が私よりも10歳年上で、何というか自分が正しい気質がある人なので 指導が難しいと思ってしまった私も悪いです。 ありがとうございました。