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大量の住所データの宛名印刷の効率性
- 大量の住所データを宛名印刷する際の効率性について考えています。
- Wordの「はがき宛名印刷ウィザード」を使うべきかどうか悩んでいます。
- 手書きと比べて作業効率を考えた場合、どの方法が良いのか、また他の手段も考慮しています。
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No.２で回答した者です。 使った関数ですが、エクセルに詳しい方だと、「なんで、そんな遠回りな・・・」と言われるようなものでした。 細かな点までは覚えていませんが、ご参考までに書いてみます。 ３つのシートを使っていました。 Sheet1は、全データが入ったリスト。 Sheet２は、その時に送付する分だけの表を作るシート。 Sheet３が、ラベルのシート。 まず、Sheet1。 A列からE列くらいまでデータが入っていたとすると、F列を送付分のフラグを立てる列にします。 G列に、RANK関数を入れます。F列が１以上の場合で、郵便番号、住所順に順位を付けさせます。 次にSheet２。 A列には１~２００までの数字を入れておきます。 次が少し面倒で、B列からF列までには、ひとつめのシートの郵便番号や住所、名前などを、一つ目のシートのG列順に持ってきたいわけです。 順番に並んでいるわけではありませんからLOOKUP系の関数が使えませんので、INDEXとMATCHを組み合わせました。下のような関数になります。 =INDEX(Sheet1!A:G,MATCH(Sheet2!A1,Sheet1!G:G,FALSE),1) INDEX関数で、Sheet1のA～G列のうち、MATCH関数で選んだ行、SHEET1のA～G列の１番左つまりA列のデータを持って来なさい。 MATCH関数では、SHEET2のA1セルの値つまり「１」が、SHEET１のG列にRANKで「１」と入れた行となっているわけです。 当時、パソコン雑誌で紹介されていた組み合わせでした。 最後にSheet３。 セルを結合したりして、ラベルの大きさに合ったフォーマットを作ります。 そして、それぞれのセルにSHEET2の１行目の郵便番号セル、住所セル、名前セル、を指定しました。 実際に使う時には、１枚目のシートのF列に「１」を入力していきます。 入力が終わったら、SHEET３のラベルが何ページめまでデータが入るのかを確認して、市販のラベルにプリントアウトすればOK、というものでした。 たぶん、もっとスマートな方法もあったのだろうな、と思いますが、 はじめてエクセルを使って作業を楽にしようとしたものなので、今思い出すと、非常に懐かしいです。
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- 5S6
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差し込み印刷を使う場合はあなたの腕次第です。 レイアウト配置など。 筆まめを使うという手があります。 はがき作成ですが、封筒の各サイズ、タック紙まで印刷できます。 個人名と法人の区別もやってくれます。 様、御中はもちろん、○○部長 とかもやってくれますよ。 印刷する、しない。いつ出したか？の管理もできます。 年賀状シーズンに新しいのが出ますが、１度買えば特に困りません。 郵便番号の更新のため３年に一度買えばいい程度ですね。 翌年分の郵便番号データはタダでダウンロードできます。
お礼
回答ありがとうございます！ 筆まめという発想はありませんでした。 差し込み印刷の場合、確かに技術が必要です。 自動でやってくれるなら大変便利ですね。 筆まめ調べてみたいと思います(｀・ω・´)
- ka28mi
- ベストアンサー率41% (969/2315)
以前に、似たような作業をしていました。 リストの中から、１００～２００件程度の該当者を選んで、宛名作成というものです。 私は全部エクセルでしていました。 顧客データがあるわけですよね。 その顧客データに、今回送るフラグを立てる列を追加します。 で、別シートにフラグを立てた行から、住所や氏名をを引いてくるフォーマットを作成します。 ちなみに、当初は２００件上限でラベルを印刷するように関数で指定しました。 途中から、１件づつ引いては印刷を繰り返すマクロにしました。 美しい手書き文字で送ることに意味がある案内なら別ですが、 毎月１００件ほども手書きをされるなら、どんな形にせよPCを使う方が効率的ですし、間違いにくいと思います。
お礼
回答ありがとうございます！ おそらくka28miさんと同じ作業を今していると思います。 『当初は２００件上限でラベルを印刷するように関数で指定しました。』 とありますが、どういった関数を使っていたのか気になります。 1件づつ引いて印刷を繰り返すマクロは確かに便利です。 すこしずつPCを使って作業をしているのですが、やはりPCのほうが一気にできるので、 断然効率的でした。 ご回答を参考に作業をさせていただきます。 経験談、ありがとうございました(｀・ω・´)
差し込み印刷で宛名印刷をする時、特に住所を住所1,住所2と分ける必要は無いと思いますが？ 今のデータが住所全てを1つのセルに入っているという事ならば、住所1に現在のデータ、住所2には何も入れないという事も出きるはずです。 もし、郵便番号等を分けなければならないと言う話であれば、それは差し込み印刷用のエクセルデータにする時に、【頭から3桁の数字+"-"の記号+4桁の数字】を郵便番号のセルに、それ以降を別住所のセルに別ける事が可能です。
お礼
回答ありがとうございます！ 確かに、端と端をきちんと設定してあげれば、上司の了承が得られれば分けなくてもすみそうです。 郵便番号はワードのひな形がもともと分かれているので大丈夫そうです。 分ける方法はよく知らなかったので参考にさせていただきました。 実際に使ってみたいとおもいます(｀・ω・´)
お礼
詳細な回答ありがとうございました！ 紙に図をかき理解する作業をさせていただきながら、読ませていただきました。 このような作業ができたら大変楽になるとおもいます！ ka28miさんの回答より、やはりPCでの作成のほうがいいと思い作業開始させていただきました。 丁寧な回答ほんとうにありがとうございました(´∀｀)