エクセルのデータ管理について

質問

エクセル2003を使用しています。
様々なデータを作成するにあたり、どのようにしたらいいのか
だれかに相談したく質問致します。。
カテ違いでしたらご指摘ください。

作成するのはＡＢＣＤＥFの6種類の帳票です。
それぞれ少しずつ重なる数値を使用します。
今までは全部それぞれ入力していたのですが、
あまりに同じ数字をあっちにもこっちにも使うので
間違えやすいし、もっとなんとかならないかな～と思ってきました。

帳票の内容は
Ａ・・40社（４０枚）分あります。これは一番基礎になる数値をだしています
B・・↑の数値をもとに各数値を計算　40社をまとめて一覧にしています（５枚位）
C・・社内用に数値だけを一覧表にしています（1枚）
D・・Bで計算した数値を40社分に振り分けます（請求書のようなものです）40枚
D・・領収書のようなものです　40枚あります
E・・名簿のようなものです　40社の一覧　5枚位

本を見ながらどうかな～と思ったのは、
テンプレートウィザードを使いAを作成→マスターファイルに転記
マスターのうしろにBを作りコピペでリンクを貼って・・
出来上がったところでCを作成するためにデータを加工し
index関数でC・Dを作る
Eも加工して・・
（一応数値・住所等全部を記載したマスターファイルを作成しました）
と・・・
でも、少しやってみたのですが、データ加工した後に新規で会社が追加になると
全部に訂正をかけないといけなく・・
なんか使いにくいのです。。
この５種類の帳票をうまく管理・作成する方法はないものでしょうか・・
これを、Aを作ったら全部出来上がったりとか
マスターを変更すると他の帳票も変更になったらいいな・・と・・・

エクセルはまだ使いこなせていなく、各関数なども本をみながらです。。
帳票の説明も不十分かもしれませんが、
何かよい方法を教えて頂けないでしょうか。。
アクセスはないので使えません（技術もありませんが＞＜）
宜しくお願いします。。

回答No.4

ssfja

マスタとレポートのシートを分離した、
典型的な帳票のサンプルです。

http://ssfja.wordpress.com/2011/05/17/snapshot/
http://ssfja.wordpress.com/2011/06/12/publishing/

入力補助のVBAは無視してください。
SSFという部分も無視してかまいません。
キャプチャ画像と数式を見れば、
マスタ（商品情報シート）に一度だけ入力したものを、
複数のレポートで参照する方法が理解できると思います。

複雑で量の多い帳票でも、これの応用に過ぎません。
この応用では実現できない要望があるとすれば、
他の方の回答にあるようにアクセス向き案件でしょうし、
社内で解決するのではなく、
外部に発注することも検討すべき案件だと思います。

お礼

参考になるＵＲＬありがとうございます。
じっくりみて色々試してみます。
ありがとうございました。

回答No.3

Cupper-2

ぶっちゃけた話、Excel より Access 寄りの操作です。

Access なら新規にレコードを追加するだけで、そのデータを反映したクエリが勝手にできあがります。
ですので、Excel と合わせて Access も覚えるようにすると良いでしょう。
そんなわけですから、Access が無いなら購入を検討です。
知識がないなら書籍を購入してでも覚えましょう。（実際、覚えるにはこれが一番の近道）
Excel でもできない事はありませんが、餅は餅屋、データベース処理を行うならデータベースソフトで行うことをお薦めします。

お礼

今データは存在していて、事業主は何か困ってるの？といった感じです。
私が面倒だとか間違いやすいと感じて、よりよい方法はないかと
思っているだけです。事業主はできればよいみたいです。
確かにまだ件数も少なく’必要ない’となってしまいました。
もうちょっと多くなってきたら、購入も交渉してみようとおもいます
ありがとうございました。

回答No.2

keithin

具体的な数式等のご相談ではありませんので，解説から入ります。

しばしば寄せられる悩み事ですが，ご相談の本質は次のどちらなのかという所が出発点になります。
○あなたが自分で管理しているエクセルなので，仕事をしやすい方法にイノベーションを図るのか
○たとえどんな苦労をしても「今のやり方」が絶対なので，超難易技法（たとえばマクロ，あるいはアクセス）を組み込んでもやってのけるのか

まず。
仕事は「できなければ意味がない」ので，絶対簡単に「出来る方法」をお話しします。
１．帳票Ａ（個別会社シート）を出発点にするのをやめます。
２．Ｂ表をメインのインプットシート（別の言い方をすると「データベース」）として位置づけます
　　Ｂ表には必ず「データ番号」（会社番号）をつけて，その番号によってその会社の全てのデータが呼び出せるように作成します
３．Ｂ表からＣ表およびＥ表にリンクする表を作成します
　　単純に，Ｂ表から必要な列をコピー，ＣＥ表に形式を選んでリンク貼り付けだけで作成できるはずです
４．Ｂ表からＤ表（および必要ならＡ表）を各社ごとに作成します。
　　会社番号を１個記入すれば，必要な数字やデータがすべてVLOOKUP関数などで引っ張ってこれるよう作成します。

次に。
いまやりかけた方法の延長上で，つまり「今のやり方絶対」でなんとかやってのけるとしたら。
１．帳票Ａは，Ｅ表を含めた各社の「ほとんど全てのデータ」を記入するように改めます
２．データ追跡テンプレートの機能を使い，必要な全てのデータが帳票Ａから「マスターデータ」に自動転記されるように対応付けをします
３．マスターデータの右列に，配分処理やＤ表に必要な数字などを計算する数式を「データが追記されてもコピーすればいいだけ」の姿に作り込み，結果マスターデータに必要全てのデータが完全に一本化できるところまで作り込みます
４．マスターデータからＤ表を個別に作成します。状況によってはワードと連携して「差込印刷」で作成させるのも良い方法です。

＃なんにしても今はまだ「具体的なエクセルの姿」のご相談ではないので，ここで何か「関数の回答」を期待しても誰かに考えてもらってもあまり役には立ちません。（そもそも表が４つも５つも連携するような全体像を，個別の数式の積み上げから全部教わるのは，ここのような質問相談掲示板でできることじゃありません）

上述したいずれの方法も，最重要ポイントは「データベースの一本化」に尽きます。
それさえ完遂すれば，あとは全てごくごくシンプルなVLOOKUP関数の羅列で十分簡単に作成できることばかりになります。

お礼

２パターンも考えて頂きありがとうございます。
本当は他の人と一緒に考えたいのですが、一人しかいなく
エクセルの知識も薄なので、調べ調べでいきあたりばったりで
過ごしております・・
大事な事を書き忘れていましたが、各帳票はＣとＤ以外フォーマットがあり
好きなように変えることができない状況です。
VLOOKUP関数は聞いたことがなかったので、調べてみます。
教えて頂いたことをイメージしながら色々試してみます。
多分時間がかかると思うので＾＾；先にお礼を書かせて頂きます。
ありがとうございました！

回答No.1

hallo-2007

確かに現在のシートの構成に無理があります。
＞Eも加工して・・
＞（一応数値・住所等全部を記載したマスターファイルを作成しました）
＞と・・・
これが第一歩ですね。別ファイルではなくて同じファイルで1枚のシートにしますが。
＞Ａ・・40社（４０枚）分あります。これは一番基礎になる数値をだしています
これも一枚のシートにまとめます。
　a　　　b　　　c
日付　会社名　品名・・・
といったように、会社名を入れいる列を準備します。
パソコンでデータ管理する鉄則に
データは　一つのファイル、一枚のシートに　ひたすら縦方向に　入れていく
といいです（私が勝手に会社で主張してることですが）

会社名には、Ｅで作成したマスターシートをつかって入力規則を設定すると
データ入力も楽になり間違いがなくなるでしょう。
Ｂは、ピボットテーブルで一発で集計できないでしょうか。
Ｄの請求書や受領書は　フィルターオプションの機能を使って
印刷したい会社名を選択したら、その会社の請求書が表示されるシートを
一枚だけ準備すれば十分かと思います。
あとは、ピボットテーブル、フィルターオプション、入力規則、関数をを応用すれば
そのデータをもとに希望するデータの集計や抽出がエクセルであっという間に実行してくれます。

お礼

ピボットテーブル、フィルターオプションなどは使ったことがありませんでした。
色々調べてどれが適当か挑戦してみます。
多分時間がかかると思うので＾＾；先にお礼を書かせて頂きます。
ありがとうございました。