予算実績の取りまとめについて

質問

予算/実績等の管理方法を探しています。

現在エクセルで過去１０年程の収支・加工費・数量・単価を事業部別/顧客別/製品別に
データベースとしてまとめてあります。

まとめる項目は年度予算・半期見込み・月次予算・月次実績・週見込み等です。

そこからの数字を参照にして別ファイルで様々な資料やグラフ等を作っています。
グラフは、データベースを入力すればすべて更新されるようになっています。

ですがエクセル2000の為、データ要領やセル数の関係で、
現在のフォーマットではあと１年分程しか使用することができなさそうです。

何か別方法でもっと良い管理方法がないかと思い、アクセスを勉強しているのですが、
まったくの素人でちんぷんかんぷんな上、そもそもアクセスで思っているような事が
できるのかも良くわかりません。（調べていると在庫管理・伝票作成に多く使われるようで・・・？）

アクセスでも、エクセルでやっていたような作業が簡単にできますか？
また、他に良い方法はありますか？

回答No.1

imogasi

２００７・２０１０に移行＋メモリ増加は出来ないのですか。
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ちっとした個人のエクセル表ではなくて、データ数も多く、グラフなどもふくめ、多様なようで、こんな質問コーナーに質問で数百字では表現しても出来ないでしょう。現に質問を読んでも具体的なことは何も伝わってきません。だからアクセスが良いかなど、誰も推測で勝手なことしか言えないでしょう。質問者の仕事を大げさに書いてあるのかどうかが判らない。
今後のシステムについて聞くなら、金を払ってプロにどういう方向に行くべきか、アドバイスを求めては。無料のこんな質問コーナーにチョコチョコッと聞くなんていうのは、安直過ぎる。経営者はどう思っているのか。相談もせず陰でやっても、その仕事が評価もされないし、関連した助力も得られないし、質問者が退職でもしたら、後継者が育ておらず、将来会社の混乱の種になりかねない。
分析した結果を経営者は評価しているのですか。それなら相談すべきだ。
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少し本を読んでも、アクセスがちんぷんかんぷんという類の声は良く聞きます。それがはじめの人としては普通なのだと思いますが、質問者は特別コンピュター向け人材（好きで理解が早いタイプ）であるとは言えないでしょう。
それに、アクセスの勉強にスクールなどに行くという行動もおこしてないようですね。コンピューターソフト学習は、徒弟制度的なところがあるように思うので、そのソフトを良く知った先輩に付くか、業界でもまれないと習熟はむつかしいのでは。
独学は難しく、時間がかかると思う。
アクセスにはピボットやグラフの機能も在る。でもプログラム（およびSQL）を組めないと、前年同月同日比でさえ仕組んでおかないと即座には出ない。
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むしろ表データを色々分析するのには、ピボットテーブルなどの学習を徹底する方が良いでしょう。
また、ＯＬＡＰ（Ｇｏｏｇｌｅでこの言葉で照会のこと）を使うことを考えては。このＯＬＡＰはそのまま商品名ではないので注意。設計思想のようなもの。
http://ja.wikipedia.org/wiki/OLAP
を手始めに考えて見ては。ただ具体的にソフトの価格が相当高額と思われる（WEBでは公開されてないようだ）
http://www.newtone.co.jp/newsmk_omk400.htmlのようなのが見えた（価格）が、中身は知りません。

補足

早速のご回答、ありがとうございます。

残念ながら、“２００７・２０１０に移行＋メモリ増加”含め、
費用のかかるものは使用することができません。

私の業務は特に難しいものでなく、各事業部が作成した予算・実績等を基に、
推移・対比・その他分析等の資料（グラフ）を作成します。
グラフも難しいようなものではありません。
例えば、加工費推移、YOY、1人当たり加工費のようなもので、ほとんど単純グラフでできるものです。

各事業部はそれぞれのフォーマットでそれぞれの資料（予算・実績等）を作成しています。
その為、都度あちこちの資料から必要な数字をひろって作成しなければなりません。
（各事業部のフォーマットはバラバラで、統一することはできません）

それが面倒だったのでまとめてしまおうと思い、各資料を1つのエクセルにまとめ、
過去からのデータもすべて入れ、データベースとしました。

別ファイルですべてのグラフの基も作っておき、データベースの更新・追加をすれば
すべてのグラフも更新されるようにしました。

ですが、このデータベースファイルの列数が足りなくなり、サイズも20M程あるので、
何か別の方法がないかと思った次第です。

仰るとおり、まったく“コンピュター向け人材”ではありません。
マクロなどもさっぱりです。

ですが、幸いにも時間だけはたっぷりあるので、もしも上記作業がアクセスででき、
データベースの管理もしやすくなるのなら勉強しようと思ったのですが、
そもそもアクセスで希望の作業ができるのかわからず、質問させて頂きました。

確かに、作業内容が伝わらなければ答えようがないですよね。
すみません。。。

アクセスの勉強は独学では難しいのですね。
部署内にはアクセスのできる人がいないので本などで勉強しようと思っていたのですが…

どのようにするかちょっと考えてみます。ありがとうございました。