エクセルで給与所得者異勤届出書は可能か？

質問

会社での仕事で頼まれたのですが、どうも出来そうにありません。
無理な場合、出来る方を派遣してもらうことになりますが、その場合でも、どんなことが出来る人なら良いのかを知りたいです。

エクセルで、市役所指定の「特別徴収にかかる給与所得者異勤届出書」というものにデータを抽出したいというのですが、果たしてエクセルで出来るものなのでしょうか。Accessというものだと出来ますか？それともマクロというのが必要でしょうか。いずれにせよ自分はAccessは扱えず、エクセルと関数くらいが精一杯な状況です。
うまく説明できずに申し訳ありませんが、どうかよろしくお願いいたします。

回答No.3

imogasi · ベストアンサー

やるべきことを考えて見ました。
（１）該当者の抜き出し。
退職者・転勤者の抜きだし。
（２）該当情報の抜き出し・計算
例えば住所からＸＸ市（長あて）を抜きだすなど。
（３）書式への印刷
例
http://www.city.shimabara.nagasaki.jp/shinsei/city/zeimu04.html
（１）も異動者サインとか言うものが、エクセルの項目
のある列にセットされているならたやすいが、どうでしょう。
該当者（の情報）を変えて次々印刷する必要があり、エクセルＶＢＡは使う必要ありと思います。関数の出番
ではないと思います。
アクセスを使うにしても、難しい点が印刷にあるように思うので、威力を発揮できるわけではないと思います。
アドインソフト、フリーのソフトを一応探されると良いと
思います。
最大の難しさは、（３）の「印刷」にあると思います。
それも職員住所地の各市町村によって微妙に違うようです。　
http://www.eworks-jp.com/soumu/new_page_260.htm
例え同じ上記ＰＤＦの様式で良いとしても、
（１）書式は相当複雑です。エクセルで罫線と文字とフォントを使って出来なくもないと思いますが、作業に数日掛かるでしょう。上下項目位置で縦罫線位置が違った位置に沢山ありますので工夫が必要です。
（２）該当に○付けの個所あり、面倒。
（３）「ＰＤＦで出来た届出書を印刷した書式」に印刷するにしても、エクセルから既に印刷されている用紙の枠内にピタッと印刷するのは、専用ソフト（数が少なく、３－５万もする）を使わないと、上手く行かないと思います。
枠罫線も読みとって、再現し、文字も再現するＯＣＲソフトなども必要かも知れません。
（１）該当者
（２）記入に必要な情報
をエクセル一覧表として打ちだし、それを見て届出書の記入が正確・迅速に出来るように資料表をエクセルで作る所からはじめられては。

お礼

(1)該当者は毎月５、６人、９月３月45～50件　年間150件くらい
・退職・転勤はエクセルの列にチェックがあります。

＞最大の難しさは、（３）の「印刷」にあると思います。
＞それも職員住所地の各市町村によって微妙に違うようです。
おっしゃるとおりなのです。微妙に市町村で違うことに気づきました。

非常に的確にアドバイスしていただき、感謝感激です。
ありがとうございました。
またの機会がございましたら、その際にもよろしくお願いいたします。

回答No.2

poor_Quark

ネットを探すとエクセルで表現されたものもないわけではありません。
必要なところだけ書き換えて使えば使えるはずです。

　しかし「データを抽出したい」というところがよくわかりません。もとになるテーブル（表）があってそこからデータを抽出するということでしたら、エクセルだけでは事実上無理だと考えます。その理由はこのような定型書式へのデータの抽出は、よほど規模の大きな事業所でないと生産性が上がらないからです。大きい会社ほどマスターデータなどをエクセルで作ることは考えられません。またマスター以外にも給与台帳や源泉徴収、年末調整のテーブルを持っているとすれば、複数のテーブルからデータを持ってきてlookupなどの関数を駆使してこのようなエクセルで作った書式に貼り付けていくことは一応はできるはずです。それができるのはデータベースソフトに手慣れた人だけかと思います。

　エクセルの関数しか扱えない人がそういった業務に取り組むことが本当に生産的かというとそうとは言えません。エクセルはせいぜい画面４つ分くらいの表を作るのは手軽なのですが、規模が大きくなるとちょっとした間違いが手に負えない混乱を引き起こします。総務や経理として働いていらっしゃるなら、基幹業務にはエクセルなど持ち込ます、だれでも扱える専用ソフトを構築して設置されるのが結局もっとも生産性を上げることにつながります。配置換えがあったときエクセルを扱える人があとがまに来るとは限りませんし。

　逆に、エクセルで扱えるほどのデータの量（社員の数）なら手書きでも十分対応できると思うのですが。

お礼

素早く的確なアドバイスをありがとうございます。

＞ネットを探すと下記のようなエクセルで表現されたものもないわけではありません。
これはすごいです。こういったものを見つけて頂き、とてもうれしいです。使えそうです。ありがとうございます。

＞規模が大きくなるとちょっとした間違いが手に負えない混乱を引き起こします。
＞だれでも扱える専用ソフトを構築して設置されるのが結局もっとも生産性を上げることにつながります。
同意です。そう思いました。これも検討すべきことですよね。

大変参考にさせていただきます。
ありがとうございました。
またの機会がございましたら、その際にもよろしくお願いいたします。

回答No.1

nagiha

給与所得者異勤届出書というものがわからないのでアドバイス程度しかできませんが・・・
計算やここのセルに○○が入力されたらここはこういう風に表示されるという程度でしたらエクセルでできます。
あとアクセスはデータベースソフトです。このソフトはデータを入れてそのデータを検索抽出するときなどに使うソフトです。
あと、マクロはプログラム同然なので大体のことはできると思いますけど・・・

お礼

早速のお返事をありがとうございます。
すぐにコメントをいただけるのは、とても安心します。
このアドバイスを胸に頑張ります。
またの機会がございましたら、その際にもよろしくお願いいたします。