ACCESSで明細を印刷する方法を教えて下さい。

質問

ACCESSで明細を印刷する方法を教えて下さい。

利用環境はWindowsXP、ACCESSは2002 SP3です。

5000人程の利用者名データと、
利用者毎の利用履歴データ（1人あたり1～200件）が入ったテーブルがあります。

この度、各利用者宛てに明細を送ることになりました。

印刷する用紙と内容が決められていて、
A4縦の用紙の左上に送付先宛名と総ページ数を印刷する欄、
中段に明細行（15行まで）、
下段に中段と全く同じ明細行（お客様控え用）を印刷する欄を設けることになっています。

レポートやフォーム、サブレポート等を使えば実現できるのではないかと思っていますが、
Accessはテーブルと選択クエリーしか触ったことがなかく、方法が分からずに困っています。

実現したいことは上記の通り、
・用紙の左上には「宛名」を表示。明細が15行を超える人の場合、「現ページ/総ページ」も表示したい
・1件しか利用履歴が無い場合でも、人が変わればページを変えたい
・利用明細行は15行までとして、同じ人でも16行目以降は次ページにしたい（次ページで再び「宛名」を印字）
・明細行は全く同じものを上下に2個（最大15行×2になります）配置したい

です。

人ごとにページを変える方法は何とかできましたが、明細行の改ページが上手くいきません。
明細行のあるサブレポートの表示枠を小さくすると、表示を15行に抑えることはできますが、
16行目以降は印刷されず、次の人になってしまいます。
枠のサイズを変える以外にページを変える方法はありますか？

うまく説明できずに申し訳ありませんが、急に指示されたため、困っているところです。
なにとぞよろしくお願いいたします。

回答No.5

shinkami

前回メニュー画面の添付が出来ていなかったのであらためて添付します。
この現象はたまに発生します。　何故なんでしょうね

前回説明が足らなかったようなのであらためて
>15行分の高さのサブレポートを（2段分）用意するということでしょうか。
>下段に中段と全く同じ明細行（お客様控え用）を印刷する欄を設けることになっています。

顧客抽出TBLを基に主レポート(利用履歴RPT)
利用履歴抽出TBLを基に副レポート(利用履歴RPTSUB、利用履歴RPTSUB副）
・利用履歴RPTSUB副は利用履歴RPTSUB　をコピーします。

利用履歴RPT
・ページヘッダーに送付先宛名とページ/総ページ数
ここでのページは15行単位で分割するためブロック単位でリセットされます。
最初のブロックの総ページ数は送付対象の顧客数になります
詳細欄に
・利用明細の見出しとメニューのform!メニュー!ページNo.
・利用履歴RPTSUB
・お客様控えの見出しとメニューのform!メニュー!ページNo.
・利用履歴RPTSUB副
お客様単位の総ページ数を印刷するには
顧客TBLにご利用回数フィールドを追加しこれの1/15(切上げ)を印字

回答No.4

shinkami

お待たせしました。
サイトのご紹介有難うございます。これから見させていただきます。

>15行分の高さのサブレポートを（2段分）用意するということでしょうか。
>>下段に中段と全く同じ明細行（お客様控え用）を印刷する欄を設けることになっています。
中段の御社用と下段のお客様控え用です

> 明細に行No.が付いていれば印字対象を１５以下と１５超にする
> 明細に行No.が付いていなければ明細テーブルに印刷コントロールのフィールドを追加する
利用テーブルに「ご利用回数」といったフィールドを増やして
１．今までのデータはエクセルにエキスポートして、メンテして履歴IDとご利用回数だけの
テーブルにインポートし、これで利用履歴テーブルをUPDATEする
２．新しいデータは履歴登録の仕組みに組み込む

さて本題ですが
少し仕掛けをして何とかなりそうです。
ただデータを分割処理するので後で名寄せが必要です。

１．利用履歴を行No.で分割保存する利用履歴抽出TBL　追加
　　項目は利用履歴IDを外して他は同じ項目で主キー無し
２．利用履歴抽出TBLに対応する顧客抽出TBL
　　項目は顧客TBLで顧客IDの主キー設定を外し
　　、顧客IDのデーター型を長整数型　インデックスに重複なし
３．メインレポートの基になるテーブルを顧客抽出TBL
　　サブレポート1、サブレポート2の元になるテーブルを利用履歴抽出TBL
４．レポートの起動はメニューフォーム上のレポート名のクリックイベントで
　データーを分割抽出してから起動する
５．その他　テーブルの項目名は適当に考えました。

＊メインフォームに配置するボックス
・起動レポート名　ラベル
・ページNo.、開始No.、終了No.　テキストボックス
これで起動レポート名をクリックする都度15行単位で分割してレポートして
ページNo.がカウントアップし次のクリックを待ちます。

＊メインフォームのコード
Option Compare Database
Option Explicit
Private Sub Form_Load()
ページNo. = 1
End Sub
Private Sub 利用履歴発行_Click()
利用履歴発行RTN
ページNo. = ページNo. + 1
End Sub

Private Sub 利用履歴発行RTN()
終了No. = ページNo. * 15
開始No. = 終了No. - 14
DoCmd.SetWarnings False
DoCmd.RunSQL ("delete from 履歴抽出TBL ;")
DoCmd.RunSQL ("insert into 履歴抽出TBL(顧客ID,行No.,利用日,利用内容) " _
& " select 顧客ID,行No.,利用日,利用内容 from 履歴TBL where 行No. >=　開始No. and 行No. <=　終了No.; ")

DoCmd.RunSQL ("delete from 顧客抽出TBL ;")
DoCmd.RunSQL ("insert into 顧客抽出TBL(顧客ID) select 顧客ID from 履歴抽出TBL ; ")
DoCmd.RunSQL ("Update 顧客抽出TBL Inner Join 顧客TBL On 顧客抽出TBL.顧客ID = 顧客TBL.顧客ID " _
& "set 顧客抽出TBL.顧客名=顧客TBL.顧客名,顧客抽出TBL.郵便番号=顧客TBL.郵便番号 " _
& " ,顧客抽出TBL.都道府県=顧客TBL.都道府県,顧客抽出TBL.市区町村=顧客TBL.市区町村; ")
DoCmd.SetWarnings True
DoCmd.OpenReport "利用履歴RPT", acViewPreview
End Sub

動作確認しました。
ここの説明はきりがありませんので省かせていただきます。
ある程度ご理解いただけたらこのURLを付けて新規に質問されると
他の人の別のアドバイスも頂けるのでは

回答No.3

shinkami

こんばんは、色々勉強させてもらってます。

>「任意の行で改ページをしたい」
この意味が理解できなくて飛ばしました。　何か条件があるだろうと
１５行を越えると次ページと理解してよろしいですね

サブレポート（主レポート内）のプロパティーの書式タグの下の方に
印刷時拡張、印刷時縮小があります。　規定値は両方とも「はい」
このときは行数によってフレームが伸縮します。

今回は印刷時縮小は「いいえ」ですね

１）印刷時拡張「はい」のままにするとフレームが伸びて全ての明細が印字されます。
控えのサブレポートがページ内に収まらないときはサブレポート単位で次ページへ移ります。

２）印刷時拡張「いいえ」にするとフレームに入らない明細は無視されます。
サブレポートのフレーム高さを１５行分にして
明細の印字対象を二つに分けて印刷しては
明細に行No.が付いていれば印字対象を１５以下と１５超にする

明細に行No.が付いていなければ明細テーブルに印刷コントロールのフィールドを追加する

お礼

shinkamiさん、こんばんは。

何度もありがとうございます。

> この意味が理解できなくて飛ばしました。

すみません、私の説明が下手でした。

改ページは「顧客別」「行数別」に発生させようと思っています。

同じ「顧客」でも15行を超える利用履歴をお持ちのお客様は、
1行目から15行目はでは1ページ目に印字。
16行目から30行目までを2ページ目に印字。
31行目からは3ページ目に。といった具合です。

顧客が「Aさん」から「Bさん」に変わったら、そのタイミングでまた改ページ。

「Aさん」が35行、「Bさん」が24行の明細を持っていたとしたら、
「Aさん」は4ページ（4ページ目は5行のみ）、「Bさん」は3ページ（3ページ目は4行のみ）
としたいと考えています。

社名やロゴの入った用紙が既に印刷されていて、15行分の罫線が2段分（発送用と返送用）用意されている用紙なのです。
15行分の「空の罫線」が引かれた用紙に、うまく位置を合わせて印字したいのです。

このご回答を頂いたあと、「なるほど」と思い、
http://office.microsoft.com/ja-jp/access-help/HA001149472.aspx
を見てみました。

確かに、「印刷時縮小」は関係がなさそうですね。
無駄な動き（行の削除）を避けるためにも、「いいえ」にしておいたほうがよさそうです。

ただ、「印刷時拡張」が知識不足のため、うまく把握できません。

「印刷時拡張」プロパティを「いいえ」にして、
15行分の高さのサブレポートを（2段分）用意するということでしょうか。

拙いながらも試してみたところ、確かに15行目までの印字になりますが、
次ページは16行目からの印字ではなく、Bさんの1行目から印刷されてしまいます。
（つまり、16行目から35行目が無視される）

もう少しお付き合い頂ければ幸いです。

特に、

> 明細に行No.が付いていれば印字対象を１５以下と１５超にする
> 明細に行No.が付いていなければ明細テーブルに印刷コントロールのフィールドを追加する

の部分をどう実現したらよいのかがわかりません。
明細テーブルに、顧客ごとの明細に連番を付与して、VBAで制御するということでしょうか？

お時間があるときで結構ですので、
詳しく方法を教えて頂ければ幸甚に存じます。

宜しくお願い致します。

回答No.2

shinkami

こんなの初めてです。
苦し紛れでやりましたので、他にもっとよい方法があるかと思いますが

仕訳伝票テーブルと仕訳明細テーブルで試してみました。

１．仕訳伝票テーブルで単票形式の仕訳伝票レポートを作ります。
２．仕訳明細テーブルで帳票形式の仕訳明細レポートサブを作ります。
３．仕訳伝票レポートの必要な項目を詳細枠に移動します。
４．仕訳明細レポートサブを仕訳伝票レポートのサブとしてサブレポートツールを用いて
　　仕訳伝票レポートに２度縦に並べて配置します。
５．サブレポートの項目見出しは表示されませんので、仕訳伝票レポートにラベルを追加します。

※仕訳伝票テーブルと仕訳明細テーブル1:ｎ　のリレーション設定し照ります。
色々勉強させていただきました。

お礼

shinkamiさん、ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご回答頂いた方法は私でも最初から試しています。
ただしサブレポートでは改ページが制御できません。

「任意の行で改ページをしたい」と言う点については、
「わからない」というご回答ということですね。

お時間を割いて頂きありがとうございました。

回答No.1

bonaron

レポートに関してはトップクラスの実力者 hatena さんのスーパーテクニックです。

明細を持つ伝票とその複写を同じページに２分割して表示する
http://hatenachips.blog34.fc2.com/blog-entry-233.html?cat-4

ちょこっと修正すれば使えるでしょう。

お礼

bonaronさん、こんばんは。ありがとうございます。

現在の知識ではちょっと内容が難しいですが、
今日明日で頑張って理解してみます。